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Échanger des fichiers en toute sécurité

Quel que soit le secteur de vos activités, il est fort probable que votre entreprise soit amenée à gérer des données sensibles, surtout après l’adoption du RGPD. Cela signifie que vous avez beaucoup à perdre en cas de piratages malveillants ou de violations de données, et que des solutions de transfert sécurisé des données sont un bon moyen de protéger votre réputation et les renseignements de vos clients.

Comment les solutions d’échange de fichiers sécurisées peuvent vous protéger

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Un enjeu encore plus important : des amendes et des ravages supplémentaires pour l’entreprise pour violation de la réglementation en matière de respect de la vie privée

En matière de violations, les secteurs ne font pas tous face aux mêmes risques. S’il est vrai que les pirates sont un problème pour tout le monde, les secteurs assujettis aux réglementations en matière de respect de la vie privée (lois HIPAA, FERPA, SOX, RGPD, etc) sont non seulement exposés aux acteurs malveillants et aux éventuels procès par leurs clients, mais aussi aux organismes de réglementation gouvernementaux.

Non seulement les entreprises doivent se soucier des pirates informatiques qui utilisent des renseignements volés à des fins malveillantes, mais elles doivent aussi faire face à des sanctions financières de la part des organismes de réglementation en cas de violation, sans parler de la perte des affaires et de leur réputation découlant de la divulgation imposée de toute violation de données.

Il est donc essentiel que leurs solutions de données soient non seulement sécurisées, mais aussi qu’elles offrent une fonction automatique de traçabilité des transmissions. De cette façon, si une entreprise est soupçonnée d’avoir commis une violation, elle dispose d’un dossier lui permettant de retracer facilement les communications et de découvrir si une violation a réellement eu lieu, et qui / quoi en était responsable.

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Éviter que des données sensibles ne soient interceptées

Le courrier électronique n’a jamais été conçu pour le transfert de données sensibles et est par nature peu sécuritaire. On ne saurait trop insister sur ce point.

À l’ère du Apportez votre équipement personnel de communication (AVEC) et de la main-d’œuvre à distance, il arrive couramment, malheureusement, que des employés bien intentionnés utilisent des solutions de transfert de fichiers grand public qui ne sont probablement pas conçues dans une optique de sécurité des données.

Il est important de fournir à votre personnel une alternative sécurisée qui chiffre les données en transit et, en veille, élimine les virus, et qui nécessite également une authentification à deux facteurs, tout en demeurant aussi simple que possible. Plus l’utilisation est compliquée, plus vos employés risquent de la contourner.

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Prévenir les violations par erreur d’envoi

Nous avons tous envoyé des courriels par erreur au mauvais destinataire. Une fois qu’un employé clique sur le bouton « envoyer », le fichier joint est en route. La seule façon de résoudre le problème est d’espérer que la personne à l’autre bout est disposée à le supprimer.

En vertu des règlements sur la protection de la vie privée, comme la loi HIPAA, cela peut être considéré comme une violation même si les renseignements sont transmis au mauvais employé dans votre entreprise. Ce problème est particulièrement répandu dans le secteur de la santé (bien qu’il puisse être faussé en raison des normes de la loi HIPAA en matière de signalement de violations). Dans une étude de Verizon sur la sécurité, 62 % des violations de données commises par les employés dans le secteur de la santé découlaient d’une erreur d’envoi (Verizon, 2018).

Pour éviter les violations de données par des courriels envoyés par erreur, il est primordial d’utiliser une solution de transfert de fichiers nécessitant une authentification à deux facteurs et qui soit dotée d’une fonctionnalité permettant de rappeler ou supprimer des données avant que la mauvaise personne puisse les voir.

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Réduire les risques de violation des données physiques

La télécopie demeure l’épine dorsale de la transmission de renseignements dans de nombreux secteurs d’activité, très prisée pour sa sécurité et sa portée universelle. Cependant, elle n’est pas sans risques. Le télécopieur a été conçu pour transférer des documents physiques, ce qui signifie qu’une copie va dans la machine qui effectue l’envoi et qu’une autre copie ressort dans celle du destinataire. Ces deux copies peuvent être égarées, volées ou ramassées par le mauvais employé. Elles devront être classées, déchiquetées ou gérées, d’une manière ou d’une autre.

La télécopie sur IP (FoIP ou télécopie électronique) permet d’envoyer des documents sans nécessiter de copie physique de la part de l’expéditeur ou du destinataire. Cela peut réduire considérablement le nombre de documents papiers sensibles dont votre entreprise est responsable.

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Accélérer le transfert sécurisé de documents et fichiers volumineux

Outre les limites du courrier électronique et des télécopieurs en matière de sécurité, il n’en demeure pas moins que les besoins de nombreuses entreprises dépassent la capacité de ces supports. De nombreux serveurs de messagerie plafonnent les pièces jointes à 10 Mo et les télécopieurs ne gèrent toujours qu’une page par minute sur le réseau téléphonique. Lorsque vous devez envoyer un rapport d’une centaine de pages ou un fichier d’imagerie radiologique volumineux, un schéma de prototype numérique ou une preuve vidéo dans une affaire judiciaire, aucun de ces supports ne sera en mesure de répondre à vos besoins.

Il vous faut plutôt une solution de transfert de fichiers qui permet d’envoyer facilement, rapidement et en toute sécurité des fichiers multiples et très volumineux à vos destinataires.

Des solutions de transmission de fichiers accessibles, mais sécurisées, qui facilitent la protection et la conformité

Le télécopieur continue d’être très utilisé en raison de son adoption généralisée et de son fonctionnement propice à la réglementation, mais il existe de meilleures options que les vieux appareils, les lignes analogiques et les impressions physiques. Une solution de FoIP moderne comme XM Fax vous permettrait de faire passer la sécurité de votre entreprise à un niveau supérieur.

Si la télécopie ne convient pas à votre secteur d’activité, il vous faut alors une solution moderne de transfert de fichiers, très sécurisée, et aussi facile à utiliser que le courrier électronique ou le stockage de fichiers dans le Cloud offert aux consommateurs. L’aspect pratique joue un rôle important dans la décision d’un employé de contourner le protocole en vigueur. XM SendSecure est la solution, car elle offre un niveau d’intégration et d’accès (par des personnes autorisées) sans encombre, mais avec la sécurité de niveau supérieur, la capacité de volume (jusqu’à 5 To de fichiers par transmission) et la fonction de traçabilité dont votre entreprise a besoin.

Les fichiers transmis par SENDSECURE sont éphémères – car ils sont effacés après une période de temps prédéterminée. Si le fichier est envoyé à la mauvaise personne, l’authentification à deux facteurs peut empêcher cette personne d’y accéder, et l’expéditeur peut supprimer à tout moment le fichier du coffre-fort.

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Cela fait plus de 25 ans que XMedius est un chef de file dans le domaine de la transmission sécurisée de données. Communiquez avec nous pour en savoir plus sur la façon dont votre entreprise peut être mieux protégée, grâce à des solutions ne nécessitant qu’un effort minimal de la part de votre personnel.

Références

Ponemon Institute LLC. (2018). 2018 Cost of a Data Breach Study: Global Overview. Traverse City. Récupéré sur https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/55/en/55017055usen/2018-global-codb-report_06271811_55017055USEN.pdf

Verizon. (2018). Verizon Data Breach Investigations Report (DBIR) #11.

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