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 Dans Blogue, Général, Sécurité, Technologie

De nos jours, le mot « fax » a une connotation démodée. Quand la plupart des gens pensent au fax, ils imaginent une machine préhistorique qui se trouve dans un coin du bureau et que personne n’utilise. Cependant, dans le secteur financier, l’utilisation du fax ne faiblit pas. Dans son sondage de 2017 sur le fax, l’International Data Corporation (IDC) indique que les institutions financières — des petites entreprises aux entreprises Fortune 500 — ont enregistré une augmentation de 7 % de l’utilisation de la technologie de fax l’an dernier seulement.

Si vous travaillez dans le secteur financier, vous savez sans doute qu’envoyer et recevoir des documents sensibles à partir d’un fax traditionnel coûte cher et s’avère inefficace, mais que le fax peut être nécessaire quand il s’agit d’assurer la sécurité de certains documents.

Heureusement, la technologie archaïque des appareils de fax n’est pas le seul moyen de transmettre des fax. Les solutions de fax sur IP (FoIP) sur site et dans le cloud se développent de plus en plus, et elles présentent des avantages spécifiques et significatifs pour les professionnels du secteur financier. En voici quelques exemples :

 

Amélioration des processus internes

Le fax traditionnel existe depuis des années et même si nous sommes nombreux à connaître cette technologie, la plupart des gens ignorent à quel point utiliser et entretenir ces machines peut s’avérer chronophage. Le principal avantage de passer à une solution de FoIP, c’est qu’il n’est plus nécessaire d’attendre à côté de l’appareil que les documents importants sont bien envoyés et reçus. De plus, il n’est plus nécessaire de procéder à l’archivage physique des documents papier, ce qui diminue le risque de les perdre ou de les égarer.

Donner la possibilité aux employés d’envoyer et de recevoir des documents importants depuis leur poste de travail permet d’accélérer considérablement les processus internes tout en assurant la mise à niveau des niveaux de sécurité des données de votre organisation. Dans les cas où les volumes de fax sont plus élevés, l’augmentation de la productivité des employés est encore plus marquée. Découvrez comment l’entreprise de traitement des paiements First Data a amélioré ses processus internes avec XM Fax.

 

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Numérisation de votre signature

Dans le secteur financier, il existe de nombreuses situations qui exigent que les documents signés soient retournés le plus rapidement possible. Il peut être frustrant pour les clients ou les signataires d’avoir à prendre en compte la lenteur des processus de fax sur support papier ou de numérisation vers le courriel lorsqu’ils ont besoin d’une signature.

XM Fax permet aux professionnels du secteur financier d’ajouter des signatures numériques à leurs transmissions directement à partir de leur poste de travail ou de leurs appareils mobiles. Les transactions importantes ne devraient pas avoir à subir de retard inutile.

 

Envoi d’un nombre illimité de pages en une seule transmission par fax

Le courriel est le moyen de communication et de transmission de documents le plus répandu dans le monde des affaires aujourd’hui. Outre les limites en matière de sécurité, le courriel limite également la taille autorisée des pièces jointes, ce qui le rend à la fois risqué et inadapté pour les transactions financières.

Les professionnels du secteur financier doivent régulièrement envoyer ou recevoir des propositions et contrats de taille considérable. À cause des limites de taille des fichiers, ils doivent souvent envoyer plusieurs courriels pour la même transaction. Les solutions XMedius fournissent des transmissions de pages illimitées directement à partir des postes de travail des utilisateurs, offrant ainsi en toute occasion une capacité plus que suffisante pour envoyer les « gros contrats ».

 

Les solutions de FoIP améliorent votre conformité aux règlements fédéraux

Faxer en utilisant le support papier, ou archiver physiquement des documents sensibles peut exposer votre entreprise à une non-conformité vis-à-vis des règlements comme la loi Sarbanes-Oxley (SOX) et la loi Gramm-Leach-Bliley (GLBA).

Les appareils de fax ne sont pas sûrs, car ils laissent trop de place à l’erreur, en revanche les solutions de FoIP constituent un pas de géant vers la conformité à la réglementation grâce à :

  • la numérisation de l’envoi et de la réception de documents, l’élimination du papier, réduisant ainsi les risques de consultation ou d’utilisation non autorisées des données financières sensibles;
  • l’offre d’options d’envois chiffrés et certifiés pour améliorer la sécurité et la confidentialité des communications pour la transmission de documents à des clients, à d’autres institutions ou à des entités gouvernementales;
  • la mise à disposition d’outils de suivi, de stockage et de production de rapports, en vue de faciliter de manière efficace le processus de vérification des documents transmis par fax;
  • l’acheminement de documents directement à un destinataire désigné, autorisant l’accès uniquement aux personnes ayant besoin de l’information.

Les règlements de conformité fédéraux contiennent des articles qui décrivent comment les entreprises devraient transmettre, stocker et numériser des données financières, qu’il s’agisse des clients ou de l’entreprise elle-même. La migration vers les solutions de FoIP vous permet de satisfaire plusieurs exigences en matière de conformité d’un seul coup.

 

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