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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Général, Technologie, Voix

La réduction des irritants causant les problèmes de communication peut constituer un défi dans notre monde connecté, en particulier sur les campus. L’amélioration des outils de communication permet d’augmenter la productivité.

 

Maintenir les enseignants et le personnel concentrés sur leurs tâches peut représenter un défi, car ces derniers sont régulièrement interrompus au cours de la journée par leurs différents écrans, programmes et appareils. Dans notre monde connecté actuel, la technologie devrait être un vecteur d’amélioration des communications plutôt qu’une source de distraction. Améliorer vos outils de communication peut contribuer à augmenter la productivité dans l’ensemble du campus.

Quelle que soit la taille de votre établissement d’enseignement, les communications unifiées (CU) peuvent conférer une autonomie accrue à votre personnel et améliorer l’expérience des étudiants.

 

1. Centralisez votre messagerie : recevez tous vos messages dans la même application

Lorsque vos employés sont en plein travail, occupés à trier les dossiers d’admission et à traiter les questions des étudiants, ils voudraient éviter d’avoir à jongler entre plusieurs appareils. Recevoir des messages, vocaux ou électroniques, et des fax sur un seul écran les aidera à rester concentrés sur leurs tâches. Grâce à la messagerie unifiée, vos employés peuvent désormais recevoir ces messages sur leur messagerie électronique.

Au lieu d’avoir à saisir un autre mot de passe sur leur téléphone de bureau simplement pour vérifier leur messagerie vocale, ou d’avoir à se déplacer jusqu’à l’appareil de fax, ils peuvent écouter leurs messages vocaux au moyen des haut-parleurs de leur ordinateur et recevoir des fax au format PDF et envoyés par courriel.

 

2. Communiquez avec vos employés où qu’ils soient

Les enseignants ont un horaire chargé et semblent constamment en mouvement, alternant entre les cours dans un bâtiment et les réunions de l’autre côté du campus. Cependant, il est important de pouvoir les joindre entre deux déplacements.

Une application mobile dotée d’un assistant personnel virtuel permet de les maintenir connectés. Ils peuvent répondre à leurs communications professionnelles en se déplaçant et interagir tout en gardant les mains libres. Ils seront toujours joignables, quel que soit leur horaire.

 

3. Simplifiez l’acheminement des appels

Un campus se compose de plusieurs départements avec des horaires variés et situés à différents endroits. Chaque département a des exigences différentes, des messages d’accueil automatisés différents selon l’heure et le jour de la semaine.

Les établissements d’enseignement qui disposent d’un standard automatique à reconnaissance vocale sont en mesure d’acheminer les appels et n’ont presque plus recours aux téléphonistes ou aux réceptionnistes. Par exemple, les étudiants qui appellent le numéro principal de l’établissement pour communiquer avec le département de l’aide financière peuvent facilement joindre le département en disant simplement « aide financière » et leur appel sera ensuite acheminé vers le département en question.

 

4. Diffusez facilement votre message

Votre campus offre de nombreux événements, activités, cours et réunions, par conséquent vous devez souvent communiquer des renseignements à tous les participants. Envoyer des notifications ou des rappels aux participants au moyen d’appels, de messages texte ou les deux vous permet de joindre efficacement votre public cible. En cas d’annulation de cours ou de changement d’horaire, il vous faut communiquer rapidement ces renseignements.

 

Offrir des applications de CU permettant aux enseignants et au personnel d’augmenter leur productivité peut changer leur façon de travailler de manière positive. XMedius offre une série de solutions de communications professionnelles, comme les communications unifiées, le fax sur IP et les solutions d’échange sécurisé de fichiers. Communiquez avec nous aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons aider votre campus.

 

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