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 Dans Blogue, Fax, FoIP, Général, Productivité, Sécurité, Technologie

Les nouvelles technologies de l’information permettent aux cabinets d’avocats d’économiser temps et argent, mais nécessitent également de prendre des mesures de sécurité supplémentaires.

Les nouvelles technologies de l’information et des communications amènent de plus en plus de cabinets d’avocats à échanger des documents via Internet. Bien que cette nouvelle façon de faire permette des économies importantes de temps et d’argent, il n’en demeure pas moins que certains risques sont inhérents à cette pratique.

Il est donc justifié de se demander si des règles strictes régissent l’envoi de documents dans le domaine juridique, afin que les informations sensibles échangées ne tombent pas entre les mains d’individus mal intentionnés.

 

Ce que disent les ordres professionnels des avocats à propos de l’échange de renseignements confidentiels

Selon le Code de déontologie des avocats, tous les professionnels du droit ont l’obligation de prendre les moyens raisonnables afin de s’assurer que les informations sensibles ou confidentielles de leurs clients ne puissent être consultées ou interceptées par un tiers non autorisé. Cela englobe bien sûr les documents qui transitent ou sont hébergés dans un Cloud.

C’est donc dire qu’avant d’utiliser un logiciel de transfert de fichiers utilisant le Cloud, les avocats doivent effectuer des vérifications rigoureuses qui leur garantiront la sécurité des données échangées.

 

Quelques-unes des mesures de sécurité proposées en lien avec l’envoi de documents de nature juridique

Pour aider les avocats à adopter des comportements sûrs lorsqu’ils échangent des documents ou des fichiers sensibles, les ordres professionnels associés à la profession proposent certaines mesures clés.

Parmi celles-ci, elles recommandent notamment de privilégier les Cloud dont les serveurs sont situés uniquement sur un territoire local. Si ce n’est pas le cas, l’avocat devrait tout au moins s’assurer que le chiffrement des données s’effectue à la source.

Ensuite, les cabinets d’avocats devraient toujours informer leurs clients lorsqu’ils utilisent une solution logicielle ou Cloud d’échange de fichiers. Lorsque cette façon de transférer des documents ne permet pas de garantir la protection des informations confidentielles, obtenir l’approbation du client est souhaitable avant de procéder à l’envoi.

Enfin, on conseille aussi aux professionnels du droit de garder une copie de sauvegarde de toute information sensible conservée dans un Cloud. De cette façon, les données seront disponibles même en cas de panne du système ou de différend avec le fournisseur de services informatiques.

 

Comment les avocats peuvent-ils s’assurer de choisir un logiciel d’échange de fichiers sécuritaire?

Les avocats qui souhaitent faire l’envoi de fichiers en ligne sont confrontés à un choix difficile. Plusieurs solutions logicielles existent, mais tous n’offrent pas les mêmes caractéristiques au niveau de la protection des données et de la confidentialité. Cependant, certaines certifications peuvent s’avérer rassurantes.

Par exemple, la norme ISO 27001 représente un modèle à suivre pour assurer la sécurité de l’information. Elle sert entre autres de référence pour protéger les renseignements sensibles et confidentiels. Elle est d’ailleurs considérée comme une norme qui chapeaute les autres exigences et règles juridiques et garantit que les mesures prises pour assurer la sécurité de l’information sont continuellement mises à jour. C’est une précaution essentielle pour faire face à l’évolution constante et rapide des menaces informatiques.

 

Une solution d’échange sécurisé de fichiers parfaitement adaptée aux besoins des avocats

Comme il est obligatoire pour eux de prendre tous les moyens possibles pour assurer la sécurité des informations sur leurs clients, les avocats doivent donc se montrer très prudents lors du choix d’une plateforme d’échange.

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