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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie, Voix

Les organismes gouvernementaux servent les citoyens. Dans bien des cas, il est possible de s’adresser à un bureau central. Cependant, de nombreuses responsabilités demandent néanmoins à ce que le personnel se déplace au sein de la collectivité. Les hauts fonctionnaires, les employés des travaux publics, le personnel des transports et les autres membres mobiles du personnel peuvent être difficiles à contacter, mais il est essentiel qu’ils soient joignables. La mobilité, le concept de CU qui consiste à préserver la connectivité au bureau même lorsque les employés sont en déplacement, peut procurer des avantages importants pour un tel effectif.

 

Étude de cas :
1. Comment la ville de Baltimore a amélioré la souplesse du personnel et remplacé sa messagerie vocale existante

Dotée d’une population de plus de 600 000 habitants (plus de 2,8 millions dans la région métropolitaine environnante), la ville de Baltimore a besoin de systèmes de communication vocale robustes, adaptables et extrêmement fiables.

Le remplacement de leur ancien système de messagerie vocale par une nouvelle solution CX-E (désormais XM Connect) a facilité leur transition vers la Voix sur IP, accru les fonctionnalités et amélioré la fiabilité, et leur a permis d’ajouter une foule de nouvelles fonctionnalités de mobilité pour mieux répondre aux besoins d’une main-d’œuvre qui bouge beaucoup. La solution leur a permis de rentabiliser leur investissement en moins d’un an.

Lire l’étude de cas

 

2. Protégez les numéros de téléphone cellulaires et les numéros de téléphone résidentiels de votre personnel

Si un membre du personnel appelle un citoyen pendant qu’il est sur la route, il est important que le numéro de téléphone cellulaire direct soit protégé. Une bonne solution de mobilité permettra alors aux membres du personnel d’appeler via le système de CU principal, quel que soit le téléphone utilisé.

C’est un enjeu crucial pour protéger la vie privée des employés qui travaillent à distance et les numéros de téléphone cellulaires de certaines personnes clés (personnels ou professionnels). Lorsque les appels sont acheminés à partir du système principal, l’ID de l’interlocuteur sera conservé au numéro officiel de l’agence. Lorsque le nom de l’agence s’affiche et que les appels futurs sont également acheminés vers le système principal, les destinataires se sentent alors plus en confiance – et les standards automatiques, SVI et solutions de regroupement de postes et de centres d’appels sont alors en mesure de traiter correctement les appels.

3. Séparation de vos communications personnelles et professionnelles à l’ère du AVPA

L’ère de la communication « Apportez votre propre appareil » (AVPA) est à nos portes. Le personnel des secteurs privé et public apporte leurs téléphones cellulaires personnels, ordinateurs et autres appareils au travail. Lorsqu’un appareil sert une double fonction entre les communications officielles et privées, il est essentiel que les utilisateurs puissent bien les séparer. L’employé ne devrait pas passer son temps de travail à passer au crible ses contacts personnels pour trouver un numéro d’agence. L’enregistrement des appels et messages vocaux officiels devrait être distinct de toute communication privée.

4. Un numéro unique à joindre avec le routage intelligent des appels

Le directeur est-il à son bureau, sur la route, en vacances ou en réunion ? La personne qui appelle de l’extérieur ne le sait peut-être pas, le personnel ne devrait pas avoir à s’en souvenir, et le directeur n’a pas le temps de le leur rappeler.

Ce dont les agences ont besoin, c’est d’un système de mobilité de CU qui adapte automatiquement ses transferts d’appels en fonction des présences de la messagerie instantanée, du géo repérage et des saisies dans le calendrier. De cette façon, si quelqu’un appelle la directrice pendant qu’elle voit le maire, le système lui enverra une alerte silencieuse, mais avisera aussi l’interlocuteur qu’elle est en réunion jusqu’à une heure déterminée. Lorsque la directrice visite une installation extérieure, le système saura que son numéro de son téléphone cellulaire est à l’extérieur et y acheminera les appels au lieu de son bureau. En vérifiant son calendrier Outlook, il saura quand elle prend une journée de congé et avertira automatiquement l’interlocuteur quand elle doit revenir.

Cela permet de gagner un temps précieux pour traiter les tâches réelles du personnel (interlocuteurs et destinataires) en laissant le système faire tout le travail.

5. Messagerie vocale sécurisée pour une sécurité renforcée

Une fois qu’un appareil quitte l’espace de contrôle physique de l’agence, il devient vulnérable à la perte ou au vol. Les conséquences peuvent être graves si l’appareil en question contient des renseignements privés, qu’il s’agisse de documents ou de messages vocaux avec numéros de compte.

Une messagerie vocale sécurisée prévient non seulement le transfert des messages vocaux à l’extérieur du système, mais les empêche également d’être téléchargés vers des appareils. Ainsi, en cas de vol du téléphone portable d’un membre du personnel, le service informatique peut couper l’accès de son client mobile au serveur sans avoir besoin de récupérer son téléphone. Les documents sont protégés immédiatement, ce qui permet de sauver la face de l’agence (et éventuellement beaucoup d’argent).

Une communication unifiée à mobilité accrue adaptée à votre budget et à vos besoins

XM Connect (anciennement CX-E) est une solution de communication unifiée qui conjugue une compatibilité à l’avant-garde  de son secteur (idéale pour les organismes gouvernementaux qui intègrent ou s’installent dans de nouveaux locaux avec des configurations téléphoniques différentes) à une suite complète d’applications modernes de communication unifiée, comprenant toutes les fonctionnalités de mobilité citées plus haut.

Le système peut être personnalisé en fonction du budget et des besoins de votre entreprise, et il est déjà préapprouvé pour plusieurs systèmes d’achat régionaux et fédéraux.

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