Chat with us, powered by LiveChat
Nous utilisons des témoins à des fins d’analyse du Site Web, de statistiques, de profilage et de reciblage publicitaire. Nous pouvons aussi partager de l’information sur votre utilisation du Site Web avec nos partenaires publicitaires et analytiques. Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur à tout moment. Politique de confidentialité .
FERMER X
 Dans Blogue, Communications Unifiées, Fax, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie

Les appels téléphoniques sont une partie essentielle du travail dans le domaine juridique.  Qu’il s’agisse de négocier un contrat, de s’occuper des détails d’un règlement ou de se préparer en vue d’un procès, parler à la personne au téléphone peut se révéler un outil non négligeable.

Bien sûr, il arrive parfois que des appels soient reçus lorsque les avocats sont en réunion avec un client, dans un avion, à une audience ou lorsqu’ils ne sont pas disponibles. Laisser l’interlocuteur fournir des renseignements sur votre système de messagerie vocale est bien pratique, mais une fois que les détails sensibles ont été enregistrés, vous devez veiller à ce qu’ils restent confidentiels.

Comme ils sont souvent consultés par téléphone plutôt qu’à partir d’un ordinateur, il est facile d’oublier que la messagerie vocale peut être vulnérable aux attaques. En fin de compte, il ne s’agit que d’un autre type de fichier qui peut être la cible d’infractions, tout comme l’email ou autre document stocké sur le serveur de votre entreprise. Un acteur malveillant (ou un employé mal intentionné) peut les transmettre en dehors du système.  Un téléphone mobile peut être égaré ou volé, et les messages vocaux qui y sont stockés sont alors à risque.

Cela signifie non seulement que des renseignements clés ont été divulgués, mais l’enregistrement vocal d’un client décrivant des détails sensibles ou confidentiels sur une affaire ou une entente peut être une arme puissante entre de mauvaises mains.

Au-delà des mesures standard de cybersécurité, il existe d’autres mesures que vous pouvez prendre pour sécuriser les renseignements personnels de votre entreprise et de vos clients.  La mise en place d’un système de communication unifiée avancé peut vous protéger, grâce à des fonctions qui conjuguent la facilité d’accès avec des défenses contre toute intrusion ou infraction accidentelle – messagerie vocale sécurisée, stockage central (plutôt que sur l’appareil) et souplesse d’hébergement pour répondre à vos besoins en matière de sécurité.

Veillez à ce que vos appels privés restent privés, grâce à la messagerie sécurisée

La messagerie unifiée est devenue le critère de référence de la messagerie vocale moderne, en raison de sa capacité à accroître l’efficacité du personnel et à réduire le temps de réponse aux demandes de renseignements des clients, en réunissant les courriels entrants, les messages vocaux (avec transcription) et les fax dans une seule boîte de réception.  Malheureusement, cette fonctionnalité peut entraîner des risques supplémentaires car elle envoie des données d’un point à un autre.

La mise en place d’un système de messagerie sécurisée peut s’avérer utile car elle permet de marquer les enregistrements comme étant privés, les empêchant ainsi d’être transmis à l’extérieur du système (c.-à-d. qu’ils peuvent être envoyés à d’autres membres du personnel, mais pas à des numéros externes). Les fuites (intentionnelles ou accidentelles) sont donc plus difficiles. Lorsque les messages vocaux sont envoyés dans les boîtes de réception des systèmes, la messagerie sécurisée est en mesure de passer par un courrier électronique crypté (TLS) et un RTP sécurisé pour s’assurer qu’ils y parviennent en toute sécurité.

Séparation des messages vocaux mobiles des téléphones portables

Aujourd’hui, nous accédons plus souvent à nos messages vocaux par le biais d’applications logicielles sur des appareils mobiles plutôt qu’en appelant notre messagerie vocale. Une option sans aucun doute plus pratique, mais qui peut vous exposer à un autre risque d’infraction : la perte ou le vol de l’appareil.  Lorsqu’un message vocal est stocké sur l’appareil portable, il devient vulnérable et, une fois l’appareil disparu, il peut être difficile pour votre entreprise de résoudre le problème à distance.

Les systèmes qui stockent les messages vocaux sur un serveur central, puis les envoient sur des périphériques externes (plutôt que de stocker les fichiers qu’ils contiennent) offrent une solution : l’accès peut être facilement coupé à la source en cas de perte ou de vol du périphérique.

Garder le contrôle du stockage physique

La messagerie vocale sur le Cloud est certes de plus en plus utilisée, et les prestataires ont tendance à offrir un bon niveau de sécurité. Cependant, il existe encore des situations où le fait de pouvoir héberger votre messagerie vocale sur place peut avoir des avantages politiques. Par exemple, des clients importants et particulièrement sensibles aimeraient peut-être savoir que les messages vocaux qu’ils laissent demeureront avec vous plutôt qu’avec un tiers. Leurs raisons peuvent être d’ordre réglementaire (comme les lois HIPAA, GDPR ou SOX) ou parce qu’ils considèrent que la valeur du contenu est vraiment importante (comme dans le cas des avocats de propriété intellectuelle travaillant pour des sociétés technologiques mondiales).

Si votre entreprise travaille essentiellement pour une poignée de clients importants ou des entreprises des secteurs réglementés ou de haute sécurité, cela peut constituer un facteur important au moment où vous décidez de modifier votre système.

Bien entendu, il vous incombe directement de protéger toutes les données stockées à l’interne.  Cette option peut donc n’est peut-être pas la meilleure, à moins que votre entreprise ne s’engage à maintenir des normes élevées de cybersécurité avec votre infrastructure. Pour les petites entreprises, il peut être plus simple, plus abordable et plus sûr de conserver ces éléments dans des centres de données verrouillés.

Une messagerie souple, sécurisée et de pointe pour votre entreprise

La suite d’applications de communication unifiée XM Connect de XMedius permet à votre entreprise de bénéficier d’une messagerie sécurisée, de la transmission de l’accès mobile au lieu d’un stockage, d’options d’hébergement souples (sur le Cloud ou logiciel), de la transmission sécurisée des données et plus encore.

Outre ses fonctions de sécurité, XM Connect a également la possibilité d’accroître la productivité et le bon acheminement des appels, grâce aux standards automatiques à reconnaissance vocale ou au logiciel pour centres d’appels non officiels pour les très grandes entreprises.

Pour ajouter encore plus de valeur, XM Connect est le transfert intelligent des appels (numéro unique), qui peut s’adapter automatiquement aux déplacements de votre personnel, à leurs horaires et à leur état de présence. Grâce à ces renseignements, XM Connect peut acheminer les appels de la façon la plus pertinente qui soit en tout temps. Lorsque vous n’êtes pas à votre bureau, le système appellera automatiquement votre téléphone cellulaire à la place. En réunion? L’intégration du calendrier signifie que le système peut vous envoyer une alerte silencieuse et vous permettre ainsi de décider si vous devez prendre l’appel. Ainsi, les clients importants seront déjà moins souvent obligés de laisser un message, et seront plutôt mis en contact direct avec la personne qu’ils essaient de joindre, ce qui leur donnera l’impression d’être plus concerné par leur demande.

Le système offre d’autres fonctionnalités, notamment le standard automatique amélioré avec reconnaissance vocale pour un meilleur service à la clientèle, la RVI, la haute disponibilité/redondance géographique, ainsi que d’autres. Communiquez avec nous pour découvrir comment la solution de CU XM Connect peut être adaptée aux besoins et au budget de votre entreprise.

 

PARLEZ À UN EXPERT

 

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search