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 Dans Blogue, Fax, FoIP, Innovation, Productivité, Technologie

De nombreux pays ont un privilège du secret professionnel (aussi appelé « secret professionnel de l’avocat ») en tant qu’aspect fondamental de leur système judiciaire. Ce principe juridique protège les conversations (notamment, sans toutefois s’y limiter, en personne, au téléphone, par courriel, etc.) entre un client et contre toute divulgation publique sans la permission du client.

Ce privilège permet aux clients d’être tout à fait honnêtes avec leurs avocats, qui sont alors en mesure de mieux préparer leurs affaires juridiques. Cependant, tout en protégeant les données contre la divulgation juridique devant les tribunaux, il représente également une obligation sacrée pour un cabinet d’avocats de protéger les renseignements de ses clients, et donc un impératif en matière de sécurité des données. Le coût d’un défaut de protection des renseignements peut se révéler faramineux – non seulement il peut y avoir diverses mesures réglementaires punitives en fonction de la juridiction légale, mais il faut aussi envisager d’éventuelles poursuites par les clients en dommages-intérêts, et la réputation d’une entreprise en ressort alors irrévocablement endommagée.

1. Le coût d’une protection physique et d’une confirmation de réception

Depuis longtemps, les cabinets d’avocats ont recours à des expéditions physiques avec suivi ou à des messagers pour transmettre des documents importants à leurs destinataires. Ces messagers veillent généralement à obtenir une signature pour confirmer que les documents ont bien été remis.

Bien qu’il s’agisse souvent de la méthode préférée pour la livraison de documents, elle peut s’avérer coûteuse et dépend également du fait que le cabinet d’avocats puisse localiser l’emplacement physique du destinataire. Le temps étant souvent un facteur crucial dans la plupart des affaires juridiques, les entreprises ont probablement l’impression qu’elles n’ont d’autre choix que de payer pour un transport physique rapide. La bonne nouvelle, c’est que la technologie actuelle offre des options plus efficaces.

2. Communiquer rapidement, tout en préservant le secret professionnel à l’ère du numérique

Le courrier électronique n’a jamais été conçu pour être sécurisé. Lorsqu’il s’agit de renseignements sur les clients, les cabinets d’avocats ne devraient rien mettre dans un courriel qu’ils ne mettraient pas sur une carte postale.

Non seulement la sécurité est quasi inexistante, mais les protections sont rares contre les messages mal adressés qui pourraient accidentellement divulguer des renseignements sensibles. Insérer une note à la fin de votre message indiquant qu’il ne doit être lu que par le destinataire prévu ne contribue pas à protéger votre entreprise.

Ce dont votre entreprise a besoin, c’est d’une méthode offrant une meilleure protection contre toute violation intentionnelle ou accidentelle de la confidentialité de vos clients, tout en maintenant une rapidité et une commodité.

3. Un fax pour l’avenir de votre entreprise : FoIP

Il est facile de délaisser le fax à l’ère d’Internet, mais ne laissez pas cette image de vieille machine grincheuses vous priver d’un des outils les plus simples et les plus efficaces dont un cabinet d’avocats puisse se doter pour communiquer des documents. Même si vous utilisez actuellement un fax pour votre correspondance, sachez qu’il existe une alternative plus moderne qui offre les mêmes avantages (voire plus) à une fraction du coût.

Le fax moderne sur IP (FoIP) élimine les appareils peu fiables et les lignes téléphoniques analogiques coûteuses au profit d’une solution logicielle qui envoie des fax par votre connexion Internet. Une solution plus rapide, plus simple pour retracer ce qui a été fait aux fins d’un audit, abordable, et qui garantit toujours la sécurité propre aux fax contre toute forme de piratage.

Les solutions FoIP peuvent directement acheminer les documents entrants vers les appareils des destinataires, comme un ordinateur, un appareil mobile, une imprimante multifonctions (IMF) sécurisée, etc. Le suivi des envois et des réceptions est plus précis avec le FoIP, et les documents sensibles ne sont exposés à la vue de tous. Cet aspect peut s’avérer essentiel si votre cabinet fait affaire avec des entreprises financières ou des établissements de santé qui sont assujettis à des lois comme la HIPAA ou la SOX, dont l’accès aux renseignements sensibles doit être contrôlé et documenté.

4. Partage sécurisé de fichiers pour les cabinets d’avocats

Plusieurs solutions de transmission de fichiers grand public existent sur le marché, dont beaucoup proposent des versions d’essai qui ne coûteront rien à votre entreprise. Malheureusement, ces produits n’ont pas été conçus pour garantir le niveau élevé de sécurité que les documents juridiques demandent. De plus, ils ne proposent généralement pas de fonctionnalités de traçabilité ou assez minimales, et vérifier que les fichiers ont bien été transmis et à la bonne personne s’avère alors très difficile. Le recours à de telles solutions peut faire courir des risques à votre entreprise.

Il existe des solutions alternatives sûres qui proposent des fonctionnalités similaires, ainsi que le cryptage, la traçabilité et d’autres protections, et qui devraient être utilisées pour éviter le risque d’exposition. Une fonction d’authentification à 2 facteurs non seulement augmentera la protection, mais contribuera également à réduire le risque de messages mal adressés en envoyant la clé nécessaire pour les ouvrir par un autre itinéraire. Pour davantage de sécurité, des solutions de transmission sécurisée de fichiers hébergent souvent des fichiers dans une boîte aux lettres qui peut être instantanément supprimée d’un simple clic. La suppression de la boîte aux lettres permet à l’expéditeur de purger les fichiers si un lien vers la boîte aux lettres a été accidentellement transmis à une personne non supposée. Le système devrait également être conçu de manière à retracer toutes les fois où les documents ont été utilisés, permettant ainsi à l’expéditeur de savoir en toute confiance si les fichiers ont été consultés et par qui.

Cependant, toutes les options ne sont pas égales Beaucoup sont trop compliquées, et laissent aux utilisateurs extérieurs un goût amer, et nécessitent du temps au personnel pour parvenir à assimiler toutes ces complexités.

Un partage sécurisé de fichiers simple et rentable pour le secteur juridique

Accroître la protection de vos moyens de communication ne se traduit pas nécessairement par une augmentation dramatique des coûts et des heures de votre personnel.

XM SendSecure est une solution de transmission sécurisée de fichiers à la fine pointe de la technologie qui a été conçue pour réaliser un parfait équilibre entre la sécurité, la traçabilité et la simplicité d’utilisation, en une offre unique et puissante. Non seulement elle est abordable et efficace pour votre personnel, mais elle est facile à utiliser par des entités externes, sans créer de compte ni recevoir de formation.

Outre les fonctions décrites dans la partie ci-dessus, XM SendSecure offre également un stockage éphémère et un système de vérification de fichiers. Le stockage éphémère permet de veiller à ce que des pirates ne tombent pas sur des fichiers dont l’utilité est dépassée, et le système de vérification des fichiers aide à prouver au tribunal si les documents ont été modifiés à partir des versions que vous avez envoyées.

XM Fax est la solution de fax sur IP chef de file dans son secteur, offrant rapidité, sécurité et efficacité avec des options de déploiement souples (logiciel, dans le Cloud ou Cloud-Hybride) pour répondre aux besoins de votre entreprise.

N’hésitez pas à nous joindre pour savoir comment simplifier vos flux de travail, tout en augmentant la protection de vos clients et de votre entreprise.

 

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