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 Dans Blogue, Cloud, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie, Voix

Informer parents, professeurs et étudiants de changements d’horaire imprévus n’a pas à être source d’angoisse. La communication en temps voulu d’informations précises peut contribuer à réduire le stress et les risques liés à la sécurité de toutes les personnes concernées, en minimisant la confusion d’un horaire quotidien annulé, retardé ou normal d’un établissement d’enseignement. Que le motif soit des conditions météorologiques, un événement ou toute autre urgence, les établissements d’enseignement ont besoin d’une méthode fiable pour diffuser cette information.

 

1. Notifications sortantes

Les services de notifications sortantes actuels, comme ceux de XM Connect, peuvent aider à atténuer ces inquiétudes. En fournissant aux administrateurs scolaires la possibilité de formuler des messages à distance (enregistrements, synthèse vocale ou messages textes) pour aviser les parents et les étudiants des fermetures, ces solutions offrent un outil puissant capable de diffuser l’information avec un minimum d’effort. Grâce à des fonctionnalités supplémentaires, comme la capacité d’exploiter les bases de données de contacts d’urgence aux fins d’envoyer des messages par le moyen de transmission préféré du destinataire (p. ex. téléphone, message texte ou une combinaison des deux), les organismes scolaires se prévalent d’un outil souple, opportun et économique d’expédier des messages importants.

XM Connect Notification exploite les bases de données de personnes à aviser en cas d’urgence ainsi que d’autres types (y compris de groupes d’utilisateurs, comme des étudiants inscrits à un cours particulier) pour aussi fournir des solutions à une variété de problèmes. Pour un campus universitaire, cela peut signifier que les administrateurs disposent de moyens d’aviser facilement les étudiants en cas d’annulation de cours. En outre, Notification peut également émettre des rappels concernant les conférences parents/professeurs et les congés, en plus d’informer automatiquement les parents d’absences en classe non justifiées. L’application peut même être utilisée pour envoyer des mises à jour touchant des activités sur le campus, comme les détails d’un événement sportif, des changements de dernière minute et des renseignements non urgents (par exemple, un problème avec la pression d’eau dans les édifices du campus).

La souplesse qu’offre XM Connect Notification en matière d’extraction d’informations provenant de bases de données multiples en fait un outil d’utilisation facile et rapide pour un administrateur scolaire qui souhaite aviser sans délai étudiants, parents et professeurs de toute situation de routine ou d’urgence sur le campus ou pour toute autre raison.

 

2. Réponse vocale interactive (RVI)

En tirant profit des capacités de la XM Connect RVI alliées à celles de Notification, les établissements d’enseignement peuvent libérer tout le potentiel de ses caractéristiques. En reprenant l’exemple ci-dessus d’une absence non justifiée, cette notification peut inclure un numéro de rappel pour le parent afin qu’il puisse approuver l’absence. Lorsqu’il compose ce numéro, le parent est invité à entrer le numéro d’étudiant (ou tout autre identifiant unique) pour ensuite marquer l’absence « justifiée » ou « non justifiée » de la seule pression d’un bouton. Il permet également aux étudiants, aux parents et aux professeurs de personnaliser leurs propres notifications, comme un rappel d’acquitter ses cotisations étudiantes ou encore de participer ou de mettre à l’horaire une conférence parents/professeurs.

Notre billet sur la RVI pour l’éducation  décrit précisément comment XM Connect RVI peut aider à diffuser les fermetures ou d’autres informations urgentes aux personnes qui appellent l’établissement. Tandis que Notification peut servir à transmettre des mises à jour aux parents, aux professeurs et aux étudiants, l’école peut également régler sa RVI de façon à ce qu’elle exploite une base de données contenant des informations courantes sur les fermetures, sur les commencements tardifs et même sur des activités de routine comme le commencement d’un événement sportif ou d’une remise de diplômes. . Ceci fournit une sauvegarde utile qui peut s’avérer particulièrement puissante dans des situations où l’information est susceptible de changer rapidement, comme déterminer si l’incertitude liée à une tempête de neige imminente doit simplement différer le début des cours ou en entraîner immédiatement l’annulation.

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Notification est un outil d’une utilité inégalée pour pratiquement tous types d’établissements d’enseignement, et est offert comme module complémentaire à notre solution XM Connect. Pour en apprendre davantage sur XMedius et sur la façon dont ses solutions peuvent soutenir votre organisation, communiquez avec l’un de nos experts de l’industrie.

 

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