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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie, Voix

La finance représente une industrie dont les enjeux sont élevés, car la valeur nette d’une personne peut être liée à une simple identification ou à un compte bancaire. C’est pourquoi une plateforme d’échange de fichiers moderne qui garantit une transmission de données sécurisée se révèle un atout pour les clients afin que leurs renseignements ne soient manipulés ou consultés que par les personnes qui en ont reçu l’autorisation.

 

Imaginons par exemple le cas d’un client, que l’on appellera André, qui doit entreprendre une série de démarches pour constituer son portefeuille financier. André a déjà effectué une recherche sur les types d’investissements qu’il souhaiterait faire et a décidé qu’il était dans son intérêt d’en confier la gestion à un établissement financier local.

 

1. L’étape initiale

André se rend à la succursale et fait connaissance avec le représentant de la société. Des décisions définitives sont prises. Il ne reste plus qu’à rassembler tous les documents administratifs. André se présente au rendez-vous pour que le représentant numérise ses documents et les ajoute à leurs dossiers. Après quelques signatures, les fonds d’André sont désormais investis sur les marchés.

 

2. La transmission des renseignements

Les renseignements d’André doivent être transmis à certains membres du personnel de la société. En raison de règlements stricts de l’industrie, comme les lois SOX, GLBA, PCI DSS et RGPD, l’échange de renseignements sur le client doit être effectuée en employant une méthode plus sécuritaire que la transmission par courriel. La société ne peut courir le risque que des données soient interceptées. En effet, des transactions financières peuvent être accompagnées d’information relative à la carte de crédit, au numéro d’assurance sociale et à d’autres renseignements personnels, d’où l’importance d’accorder la priorité aux clients.

 

La mise en place d’une solution de transmission de données sécurisée qui a recours à un système d’authentification à deux facteurs aide à instaurer une procédure d’ouverture de session sécuritaire. Cette mesure vise à empêcher des utilisateurs non autorisés de télécharger le contenu du message, qu’il s’agisse de pirates informatiques ou de personnes qui l’ont fait accidentellement.

 

3. Informer le client

L’établissement notifie ses clients si un changement doit être apporté à leurs portefeuilles en raison des fluctuations du marché. Ce type d’intervention nécessite bien évidemment une autorisation de leur part. André reçoit un courriel de la part de l’établissement financier; il le consulte et constate que le contenu du message se trouve dans un espace virtuel verrouillé. Il doit donc d’abord accéder au contenu en procédant à l’authentification à deux facteurs pour pouvoir ensuite signer le document, télécharger la nouvelle version du message et le renvoyer au représentant.

 

4. Faciliter la tenue des dossiers

Imaginons qu’il y a un problème. André ne répond pas assez rapidement à la demande d’autorisation de modification envoyée par l’agent financier. Comme prévu, le marché fluctue et André perd cette occasion qui lui était offerte.

 

En colère, André appelle le gestionnaire et se plaint du fait qu’il n’a pas été prévenu de la procédure et qu’il s’agit par conséquent d’un exemple flagrant de mauvaise gestion. Si l’agent qui s’occupe de gérer le compte d’André a bien réalisé la tenue du dossier(pour protéger à la fois la réputation de l’entreprise et pour se conformer aux règlements du secteur financier), ils peuvent prouver que le message a été envoyé bien avant l’échéance. Grâce à une solution d’échange sécurisé appropriée, la société peut même démontrer qu’André a ouvert le message, qu’il a téléchargé le document qui nécessitait sa signature, sans toutefois télécharger le fichier à renvoyer.

 

Une application pour la transmission sécurisée de documents

Offert dans le Cloud ou sur site, la solution XM SendSecure assure un transfert sécurisé de fichiers simple et rapide, tout en prenant en charge des fichiers allant jusqu’à 5 To et ce, à l’aide d’une interface utilisateur intuitive. L’application est aussi simple à utiliser que d’envoyer un courriel et ne requiert pas le téléchargement de logiciel ni l’installation de comptes utilisateurs par les destinataires.

 

XM SendSecure offre les fonctions suivantes :

  • Authentification personnalisable à deux facteurs pour les destinataires (par texto, SMS ou appel vocal).
  • Stockage éphémère supprimé automatiquement après un laps de temps déterminé.
  • Double Cryptage
  • Analyse automatique des virus.

 

Communiquez avec nous aujourd’hui pour mieux connaître notre plateforme d’échange sécurisé de fichiers pour traiter des données financières sensibles.

 

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