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 Dans Blogue, Général

L’article ci-dessous est le premier d’une série de trois, expliquant comment le fax peut aider les institutions financières à satisfaire leurs obligations légales. Ce premier texte traite de la loi Sarbanes-Oxley, votée par le Congrès des États-Unis afin de protéger les actionnaires comme vous et moi.

En dépit de ce que l’on peut penser, le fax demeure encore aujourd’hui un outil de communication essentiel dans le secteur financier. Partant des banques aux compagnies d’assurance en passant par les sociétés de gestion de placements et les cabinets de conseil, les institutions financières partagent une très grande quantité de données confidentielles. Le transfert de documents fait partie d’un ensemble d’activités complexes et les renseignements sont manipulés par de nombreuses personnes se trouvant dans des régions géographiques différentes, nécessitant  l’accessibilité de ces renseignements en tout temps et en tout lieu.

Il existe plusieurs documents de nature financière

  • Demandes de crédit
  • Rapports et états financiers
  • Transferts de fonds
  • Factures
  • Approbations et refus de prêt
  • Documents hypothécaires
  • Confirmations de transactions
  • Divulgations et informations relatives à la réglementation
  • Relevés des valeurs mobilières

Les dirigeants cherchent sans cesse de nouvelles façons de contrôler les coûts des infrastructures TI ainsi que les risques opérationnels tout en palliant les inquiétudes liées à la sécurité, et ce en se conformant aux exigences strictes de leur secteur d’activité. De nombreuses entreprises reconnaissent l’importance d’adopter le cloud afin de réduire ses coûts, mais elles se montrent également préoccupées, et ce avec raison, par la sécurité des renseignements personnels.

La transmission de renseignements par fax demeure une composante essentielle d’un système d’information. C’est pourquoi il est d’une importance capitale de choisir un fournisseur ayant démontré ses capacités et son expertise en matière de développement de services de fax.

SARBANES-OXLEY

La loi fédérale américaine Sarbanes-Oxley (SOX), en vigueur depuis 2002, gouverne la façon dont les documents opérationnels sont protégés et conservés afin d’en prévenir la destruction et la corruption. Celle-ci impose également des normes relatives à la gestion des documents électroniques auxquelles toutes les sociétés doivent se conformer. La SOX exige que l’ensemble de ces documents (y compris les fax) soit conservé durant sept ans. De plus, afin d’éviter la corruption et la modification de ceux-ci, la mise en place d’outils inviolables est exigée. Cette règle vise non seulement à protéger les investisseurs contre les activités frauduleuses, mais également à protéger les données financières.

Les entités assujetties à la SOX incluent toutes les sociétés cotées en bourse établies aux États-Unis ainsi que les sociétés internationales ayant inscrit des titres à échéance non déterminée ou des titres de créance auprès de la Securities and Exchange Commission. Les cabinets comptables qui fournissent des services d’audit aux entités ci-dessus doivent également se conformer aux exigences de la SOX.

Comment XM Fax® aide les entreprises à respecter les exigences de la loi SOX

  • En offrant des transmissions par fax sécuritaires et en temps réel;
  • Les fax sont directement envoyés et reçus à partir du numéro de fax du destinataire, et sont accompagnés d’un accusé de réception; les fax entrants sont également acheminés vers les boîtes de réception des destinataires, vers des dossiers stockés sur le réseau ou vers des imprimantes sécurisées;
  • En fournissant une solution centralisée. XM Fax® rend possible l’intégration sécurisée de systèmes d’entreprise (comme la planification des ressources, la gestion et l’archivage de documents ainsi que la plupart des applications tierces sur réseau) dans le but de permettre l’envoi et la réception de documents par fax, par courriel ou par Internet;
  • En fournissant un emplacement de stockage électronique et en conservant un historique de vérification des transmissions par fax;
  • Il est possible de configurer l’application XM Fax® afin de sauvegarder tous les fax entrants et sortants sur un serveur sécurisé basé sur le cloud, dans un système d’archivage sur réseau ou dans une base de données. Cette solution permet également aux utilisateurs et aux administrateurs de consulter l’historique des tâches et de confirmer l’envoi et la réception de leurs fax;

En plus de cette fonctionnalité, XM Fax® fournit un historique de vérification complet de l’activité.

La solution XM Fax® est certifiée ISO 27001 pour son système de gestion de la sécurité des informations (SGSI). L’infrastructure qui supporte le service XM Fax® répond aux exigences physiques, techniques, administratives, de processus et de la gestion du contrôle, qui sont établis afin d’atteindre les normes de sécurité les plus strictes. La certification ISO 27001:2013 obtenue par XM Fax® permet d’aider les organisations à respecter la loi SOX.

En résumé, XM Fax® offre un niveau de sécurité et de protection que peu de fournisseurs de services de fax peuvent égaler. Nos clients évoluent au sein d’un secteur réglementé qui exige une solution de transmission de fax de qualité professionnelle afin de satisfaire aux normes les plus élevées en matière de sécurité. XM Fax® est la solution qui répond à ce besoin.

Découvrez comment XMedius a permis à KPMG Australia d’atteindre un niveau de sécurité plus élevé, tout en réduisant les coûts associés aux fax : https://www.xmedius.com/fr/industries/finance/