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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Fax, FoIP, Innovation, Sécurité, Technologie

 

La plupart des gouvernements admettent aujourd’hui que la cybersécurité est nécessaire, qu’il s’agisse de renforcer les réseaux des organismes contre toute invasion extérieure ou de former le personnel sur l’utilisation d’une authentification à 2 facteurs ou sur les défenses les plus adaptées en matière d’hameçonnage.

Malheureusement, dès que le public est impliqué, cela devient plus compliqué. Cela n’aurait aucun sens de former rigoureusement chaque citoyen sur des solutions de sécurité complexes, alors que celui-ci ne s’en servira probablement qu’une fois ou deux.  Ce qu’il faut, c’est une solution simple et intuitive, tout en offrant le niveau de sécurité nécessaire.

Les solutions de transmission de documents peuvent généralement être classées en deux catégories distinctes : l’envoi physique ou l’envoi numérique.

 

1. Transmission physique de documents

Le moyen le plus facile de recevoir des demandes de passeport, de permis ou autres types de document comportant des renseignements confidentiels reste l’envoi physique.

Apporter soi-même ses documents

Demander aux citoyens de venir eux-mêmes apporter leurs documents est le moyen le plus simple. Malheureusement, cela peut engendrer des coûts supplémentaires onéreux en fonction de la manière dont l’organisme est structuré.

Si votre bureau est déjà ouvert au public, il est fort probable que vous payez déjà le personnel nécessaire et l’espace dont vous avez besoin. En revanche, si ce n’est pas le cas, ces coûts peuvent s’avérer rapidement élevés. Il faudra construire des espaces d’attente, recruter du personnel pour servir le public aux heures d’ouverture et le former. La sécurité devient une question plus complexe dès lors que vous acceptez des allez et venues de personnes qui ne seront pas accrédités.

Demander une remise physique de documents peut être considéré comme odieux et démodé par les contribuables qui sont désormais habitués aux modes pratiques de plus en plus utilisés dans le secteur privé.

Par courrier avec accusé de réception ou coursier

L’utilisation d’une infrastructure de livraison déjà établie est facile, ne nécessite pas de bureaux en contact direct avec le client, et tous les coûts peuvent facilement être imputés aux clients sous forme de frais. Cela aide à préserver les fonds des contribuables pour les dépenses quotidiennes.

Les entreprises et les services qui se spécialisent dans l’envoi sécurisé de documents assument les coûts et la responsabilité d’apporter les documents à votre porte, et des bordereaux papier peuvent être classés physiquement ou distribués à l’arrivée.

Malheureusement, la livraison physique disparaît peu à peu, et pour de bonnes raisons : elle est très coûteuse par rapport aux méthodes numériques (avions, camions, bateaux, personnel de livraison, stockage en transit, etc.) et oblige le citoyen à se déplacer pour aller récupérer leur colis. Votre personnel doit être disponible à des heures précises pour récupérer ou déposer. Il peut aussi avoir à signer pour les livraisons, ce qui peut ne pas prendre beaucoup de temps pour une seule enveloppe, mais peut vite s’accumuler. Le fait d’avoir des documents sensibles sous forme physique signifie qu’ils doivent être stockés, classés et éventuellement détruits.

 

2. Transmission numérique de documents

Moins chères, plus pratique et plus moderne, les méthodes de transmission numérique semblent être la solution idéale. Le courriel n’est par définition pas un moyen très sûr, donc d’autres systèmes doivent lui être préférés.

Fax

La méthode de transmission de documents non physique d’origine. En dépit de sa réputation de moyen de communication en voie de disparition, le fax (et plus récemment sous sa forme la plus moderne, le fax sur IP (FoIP) ) est toujours beaucoup utilisé. Mais même si le fax est encore le moyen sécurisé standard de communication pour de nombreux établissements de santé, financiers ou juridiques, il est peu probable que le client possède encore un tel appareil à la maison. Il devra donc se rendre quelque part pour en trouver un ou s’inscrire à une solution de fax en ligne, ces deux choix pouvant se révéler frustrants pour ne s’en servir qu’une seule fois.

Portails sécurisés

Les portails sécurisés sont une solution utilisée par beaucoup d’organismes gouvernementaux nationaux pour recevoir en toute sécurité les documents et les renseignements dont ils ont besoin de leurs citoyens. Une solution sur mesure peut aider à guider l’utilisateur en lui fournissant exactement les renseignements dont il a besoin aux formats demandés, en joignant des documents, etc. Elle peut également saisir automatiquement tous les renseignements reçus dans une base de données spécialement conçue à cet effet, simplifiant ainsi le processus pour votre personnel.

Le problème reste cependant entier pour certains organismes, notamment ceux qui desservent les petites collectivités, car ils n’ont pas le budget nécessaire pour se doter d’une solution personnalisée, et plus particulièrement une solution qui répond à des normes de sécurité rigoureuses. Il se peut qu’ils ne soient pas assez souvent en contact avec le public pour justifier une telle dépense. Tenir à jour un tel portail peut également s’avérer délicat car les logiciels changent fréquemment. Vous l’avez probablement vécu vous-même en tant que consommateur – certains portails ne fonctionnant pas bien avec certains navigateurs ou n’étant pas adaptés aux téléphones portables.

Logiciel de transmission de fichiers

Un logiciel de transmission sécurisée de fichiers (à ne pas confondre avec les services de transfert de fichiers gratuits pour les consommateurs) est la solution idéale pour de nombreux organismes à la recherche d’une solution abordable, capable d’évoluer facilement et bien entretenue. Cependant, il faut faire attention au moment de choisir. La plupart des solutions sur le marché sont sécurisées, mais ne sont en aucun cas faciles à utiliser. Les utilisateurs sont souvent amenés à créer des comptes assez complexes pour des opérations isolées, à joindre des fichiers de manière peu intuitive et qui peuvent entrer en conflit avec certains paramètres de leur navigateur.

Plus ils sont difficiles à utiliser, plus votre personnel risque de perdre du temps en soutien technique, de perdre des documents, ou que les citoyens n’envoient tout simplement pas les renseignements au moment où ils sont censés le faire. La solution idéale sera à la fois très sécurisée et facile à utiliser.

 

Echange et gestions de documents simples, intuitifs et sécurisés

XM SendSecure est une solution de transmission de fichiers moderne conçue pour conjuguer vos besoins en sécurité avec un grand niveau d’accessibilité. L’envoi de fichiers sous n’importe quel format et jusqu’à cinq téraoctets est aussi facile que d’envoyer un courriel non sécurisé. Il suffit au citoyen de cliquer sur un lien personnalisé pour démarrer l’opération.

Tous les fichiers sont cryptés, protégés par une authentification à 2 facteurs, et stockés de façon éphémère (qui se suppriment d’eux-mêmes après une période de temps donnée).

Une panoplie de fonctionnalités dédiées à la collaboration facilite le travail de votre personnel pour gérer les documents qu’ils reçoivent, y compris les adresses courriel partagées (par exemple, « candidatures/demandes@nomorganisme.gov », les permissions des membres d’une équipe pour accéder aux fichiers et communiqués cryptés et administrer facilement les coffres-forts numériques associés à un compte. Découvrez dès aujourd’hui comment XMedius peut aider votre organisation à recevoir des fichiers de façon sécurisée de la part de vos citoyens.

 

 

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