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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Fax, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie, Voix

Les applications de réponse vocale interactive, ou RVI, sont des programmes automatisés conçus pour enregistrer et fournir des renseignements à la personne qui appelle par le biais de messages enregistrés. La RVI peut s’avérer un outil très utile pour tout établissement, en particulier dans l’enseignement primaire et supérieur, qui a besoin de recueillir ou de disséminer des renseignements par téléphone à un grand nombre de personnes. Pour une introduction à la RVI et les différences principales entre la RVI et des technologies apparentées telles que les standards automatisés, consultez notre page sur la RVI.

Atouts de la RVI pour les universités et l’enseignement primaire

Avant la RVI, lorsqu’une université, une école secondaire ou tout autre établissement d’enseignement avait besoin de transmettre des renseignements (par exemple, la fermeture d’une école à cause d’une tempête de neige) aux élèves, parents ou professeurs, un administrateur scolaire devait venir à l’école pour enregistrer le message contenant les renseignements et le disséminer manuellement.

Les solutions modernes de RVI, comme la RVI de XM Connect, aident à atténuer ces problèmes grâce à leur souplesse et facilité d’utilisation, en allant chercher et récupérer les renseignements déjà présents dans les bases de données du personnel, ainsi que dans d’autres sources de données comme SAP, Oracle ou Microsoft SQL Server. Elle permet ainsi aux établissements d’enseignement de transmettre facilement des renseignements par un appel entrant, sans avoir besoin d’enregistrer physiquement des messages pour chaque incident ou situation nécessitant un avis sortant. Cela signifie que les administrateurs n’ont plus besoin d’enregistrer des messages individuels sur les principales dates limites d’inscription, les événements scolaires, les vacances, etc., ni même de faire un trajet potentiellement dangereux vers le campus par le mauvais temps, simplement pour informer les élèves de la fermeture du campus.

La connexion aux bases de données est également très utile aux étudiants, parents ou professeurs qui appellent pour obtenir des renseignements. En accédant à ces bases de données, les étudiants peuvent naviguer dans la RVI pour trouver des renseignements à jour sur les frais de scolarité, les frais d’admission ou toute autre dette envers l’école sans avoir besoin, par exemple, de parler directement à quelqu’un. Appeler pour obtenir des renseignements à jour sur les cours (y compris les dates d’inscription, le lieu ou si leur inscription est acceptée), modifications de dernière minute apportées au calendrier des examens, ou même trouver les coordonnées d’un campus ou signaler une urgence sont d’autres exemples parmi d’autres.

Pour ces raisons, la RVI de XM Connect est une solution idéale pour transmettre des renseignements aux étudiants et aux professeurs. Elle leur permet également d’appeler pour obtenir facilement des renseignements à jour, de joindre rapidement la sécurité du campus pour signaler des incidents sur le campus ou même de payer une facture ou des frais par téléphone. La solution RVI peut également être configurée pour permettre à un appelant de joindre un opérateur ou un agent du soutien technique, en appuyant simplement sur un numéro à tout moment tout en naviguant dans la RVI.

Appels entrants : recherche de renseignements, signalement d’un incident et paiement des factures et des frais

Une fonctionnalité précieuse offerte par une RVI moderne comme celle proposée par XM Connect est la possibilité pour les étudiants, les professeurs ou même des témoins de trouver des renseignements sur la vie au campus ou de joindre rapidement la sécurité du campus pour y signaler un incident. Grâce à la RVI, les étudiants et les professeurs sont en mesure de payer des factures et des frais par téléphone, y compris les frais de scolarité, les frais de stationnement ou toute autre dette due à l’école.

Les établissements d’enseignement peuvent également configurer leur solution de RVI de façon à mettre en place une source unique et fiable de renseignements sur l’école, comme le statut de leur inscription à un cours, les notes examens, l’état de leurs paiements de frais de scolarité, l’état d’achèvement des cours et le calendrier des examens finaux. Elle peut également être configurée en vue de fournir un moyen de créer des rendez-vous ou de programmer des rappels d’inscription aux cours.

Pour transmettre des renseignements compliqués ou détaillés, la RVI peut même être connectée à un progiciel de gestion intégré d’un établissement donné, ce qui permet au correspondant d’utiliser un identifiant unique (tel que l’identifiant de l’étudiant) pour demander que des renseignements lui soient envoyés par email au lieu de lui être communiqués par téléphone. Cela peut s’avérer extrêmement utile dans le cas où les renseignements sont trop complexes pour être communiqués de façon fiable par téléphone. Par exemple, les horaires examens, les options pour les heures de cours, les renseignements sur les événements du campus, et plus encore.

En cas d’urgence sur le campus, une RVI peut être un moyen rapide et facile pour les étudiants, les professeurs ou toute autre personne concernée de signaler rapidement l’incident sur une ligne d’urgence après avoir composé le 911 (ou un autre numéro d’urgence, selon le lieu).

Appels sortants et entrants : quand on est malade ou pour annuler un cours

Les étudiants ne sont pas les seuls à tomber malades, mais en l’absence d’un moyen fiable de communiquer l’annulation d’un cours, les professeurs peuvent se sentir obligés de donner leur cours même lorsqu’ils ne le devraient pas. L’email pourrait être une bonne idée, mais il faudrait que le professeur dispose des adresses email de comptes que ses étudiants utilisent réellement. Souvent, les étudiants ne vérifient pas toujours l’adresse électronique que l’établissement leur a fournie ou fournissent à l’université une adresse électronique qu’ils ne consultent que rarement. Une solution de RVI moderne, associée à la fonctionnalité XM Connect Notification servirait à résoudre ce problème, en fournissant non seulement au professeur un moyen facile d’appeler pour prévenir qu’il est malade, mais aussi en permettant au service informatique d’envoyer un message à tous les étudiants inscrits pour les aviser de l’annulation du cours.

Appels sortants : communication de la fermeture de l’école et des événements

Il y a des tempêtes de neige, tout comme des événements sportifs, des concerts, des activités pour la rentrée scolaire, des manifestations et même des fêtes de quartier. Tous ces facteurs peuvent avoir des répercussions directes sur la vie et l’expérience d’un étudiant ou d’un professeur sur le campus, surtout s’ils entraînent la fermeture du campus. La fonctionnalité programmable, XM Connect Notification, permet aux établissements d’enseignement de récupérer facilement les renseignements déjà présents dans une base de données contenant les événements à venir pour les communiquer aux étudiants par téléphone, par texte ou les deux, leur donnant un préavis suffisant pour s’y préparer. En cas d’événements imprévus, comme la fermeture d’une école en raison de conditions météorologiques extrêmes ou d’une urgence, cette fonctionnalité d’avis est également en mesure d’émettre un avis d’urgence pour aviser les étudiants et les professeurs de la fermeture.

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La Réponse vocale interactive est un outil extrêmement utile pour pratiquement n’importe quel type d’établissement d’enseignement, et elle est proposée à titre de fonctionnalité supplémentaire dans notre solution XM Connect. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité RVI de XM Connect et sur la façon dont elle peut être un atout précieux pour votre établissement d’enseignement, communiquez avec l’un de nos experts dans ce domaine.

 

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