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 Dans Blogue, Cloud, Innovation, Productivité, ROI, Sécurité, Technologie

Les professionnels de la santé savent qu’il peut être difficile de développer des processus efficaces pour l’échange sécurisé de documents, étant donné que dans bien des cas les fichiers doivent s’adresser aux destinataires le plus rapidement possible. Le bien-être des patients est souvent en jeu et le personnel médical doit obtenir des informations sensibles en temps opportun tout en gardant à l’esprit les règlements de conformité de la loi HIPAA. La plupart des organismes de soins de santé transmettent des informations sur la santé des patients (PHI) à plusieurs destinataires chaque jour et, si le processus qu’ils utilisent n’est pas idéal, cela peut ralentir le flux de travail et s’éloigner de l’objectif premier, soit d’offrir d’excellents soins de santé. Jusqu’à récemment, Inova Health System se reconnaissait dans cette situation. Lisez la suite pour savoir comment Inova a découvert une solution sécurisée d’échange de fichiers qui a satisfait à ses normes strictes de sécurité et les a aidés à continuer de fournir des soins de santé de haut niveau à la grande région qu’ils desservent.

Une solution rapide, fiable et hautement sécurisée peut être difficile à trouver

Chaque année, Inova offre des services de soins de santé spécialisés à plus de 2 millions de personnes dans la région métropolitaine de Washington D.C. par l’intermédiaire de son réseau constitué d’hôpitaux et d’établissements de soins de santé. Comptant une capacité de plus de 1 700 lits et 16 000 employés, Inova regroupe un large éventail de services de soins au patient spécialisés, notamment un centre de traumatologie de niveau 1 et une unité de soins néonatals intensifs de niveau IV, seuls établissements de ce type dans la région. En tant que chef de file en matière de santé personnalisée, Inova accueille des chercheurs de calibre international, des spécialistes médicaux experts et des scientifiques de renom, tous soucieux de promouvoir l’innovation afin d’améliorer les soins au patient, de prévenir les maladies et de favoriser le bien-être.

Afin d’offrir des services de pointe en matière de soins de santé aux diverses collectivités desservies, Inova a établi des politiques très strictes concernant la transmission et le stockage des renseignements sur la santé des patients. Non seulement ses nombreuses installations doivent se conformer aux règlements de conformité de la loi HIPAA, mais il est important que l’accès aux renseignements sur la santé des patients soit rapide au sein même du réseau d’Inova, mais aussi pour les fournisseurs de soins de santé externes lorsque les patients changent d’emplacement.

Les services de radio-oncologie au sein du système de soins de santé Inova, en Virginie, envoient chaque mois des douzaines de dossiers de patients volumineux, dont la plupart contiennent des dossiers médicaux, des radiographies, de même que des renseignements sur la santé des patients. Dans ce contexte, le personnel devait graver des fichiers volumineux sur CD et les expédier, au besoin, à des patients extérieurs, des cabinets médicaux et des établissements partenaires en soins de santé, en ayant recours aux services de messagerie de nuit. Une tâche pour le moins ardue. Le processus était long et coûteux, et pouvait entrainer des retards ainsi que le mécontentement des patients. L’envoi par courriel des renseignements sur la santé des patients n’était pas une option, car il s’agit d’un moyen peu sûr – beaucoup de brèches de données se produisent durant l’envoi ou la réception des courriels.

L’équipe d’Inova chargée de la sécurité des TI a tenté d’améliorer le processus lié au flux de travaux et de résoudre les problèmes de délais en utilisant d’autres plateformes dédiées à l’échange sécurisé de fichiers, mais elle a estimé que ces solutions ne répondaient pas aux exigences de l’organisation qui sont très strictes en matière de sécurité. Le besoin de transmettre des données de façon rapide, fiable et hautement sécurisée a poussé Inova à essayer la solution XM SendSecure.

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SendSecure a été intégré rapidement et a eu un impact immédiat

La première chose qui a convaincu Inova d’adopter la solution SendSecure, et qui a fait toute la différence, ce sont les fonctions de sécurité de l’application. L’équipe devait s’assurer que les renseignements sur la santé des patients arrivent jusqu’aux destinataires de façon sûre. La méthode précédente, qui consistait à envoyer par courrier les données sur un support physique, comportait des risques puisque les fichiers pouvaient être égarés en cours d’expédition. La solution SendSecure a recours au cryptage, que ce soit pendant le transfert des fichiers ou durant leur stockage. L’équipe d’Inova était convaincue que leurs fichiers se trouvaient entre de bonnes mains. Le registre de vérification offert par SendSecure permet de conserver un enregistrement de tous les transferts, garantissant ainsi que tous les échanges de fichiers respectent strictement les règlements de la loi HIPAA.

Grâce à l’aide apportée par l’équipe de soutien au client de XMedius concernant l’intégration de la solution SendSecure, le personnel d’Inova a pu maitriser rapidement l’interface conviviale de cette solution, favorisant une transition rapide qui a eu des répercussions immédiates. Le processus lié au transfert des renseignements sur la santé des patients, qui durait une semaine en moyenne, ne prenait plus que quelques minutes. Étant donné que les fichiers images peuvent atteindre 750 Mo par fichier, l’équipe d’Inova apprécie grandement la capacité de 5 téraoctets qu’offre la solution SendSecure et sait désormais qu’elle n’aura plus à gérer l’envoi de fichiers trop volumineux. L’authentification à deux facteurs que propose SendSecure permet aux destinataires de recevoir les fichiers juste après avoir saisi un simple mot de passe. Les destinataires n’ont pas besoin d’installer le logiciel et le processus d’envoi ne prend que très peu de temps – plus besoin de signer à la livraison d’un courrier ou d’un colis. La fonction de messagerie intégrée permet au personnel d’Inova de confirmer que les fournisseurs de soins de santé externes ont bien reçu les renseignements sur la santé des patients et d’ajouter, au besoin, des fichiers sans devoir utiliser les services de messagerie qui risquent d’entrainer des retards dans le traitement des patients.

Comment ça se déroule aujourd’hui – La relation grandissante de Inova avec XM SendSecure

La transition vers la solution SendSecure a non seulement permis à Inova de gagner du temps en améliorant grandement les processus liés aux flux de travaux, mais aussi de faire des économies. Dans bon nombre de cas, les renseignements sur la santé des patients nécessitent d’avoir recours aux services de messagerie de nuit, ce qui peut coûter cher. L’équipe d’Inova apprécie grandement la rapidité offerte par la solution. Elle a désormais la possibilité de transférer des fichiers de patients sans devoir se soucier de la règlementation ou du risque de brèche de données, et ce, grâce aux fonctions de sécurité éprouvées de SendSecure. D’ailleurs, elle envisage d’installer la solution SendSecure dans d’autres services afin que l’ensemble du personnel puisse continuer à concentrer ses efforts en vue d’assurer une prestation de soins primaires et spécialisés harmonieuse.

L’histoire d’Inova est un excellent exemple de ce que de nombreuses organisations de soins de santé de toutes tailles sont confrontées lors de l’envoi et de la réception de dossiers de patients. Vous recherchez un moyen de garantir la transmission sécurisée PHI? Parlez avec un de nos experts aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont SendSecure peut vous aider!

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