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 Dans Blogue, Fax, FoIP, Productivité, Sécurité, Technologie

Le mot « fax » a une connotation vieillotte pour le personnel ultra mobile et technophile d’aujourd’hui. Lorsque l’on pense au fax, il y a de grandes chances qu’on se rappelle un jour où nous étions devant une machine bloquée, à essayer une nouvelle fois d’envoyer une seule page pour la sixième fois, ou à essayer d’envoyer un document urgent à un destinataire qui attendait après nous, pour apprendre ensuite que le fax du destinataire n’avait plus d’encre. Malgré cette réputation de technologie dépassée qui lui colle à la peau, la réalité est que le fax est toujours de plus de plus utilisé dans de nombreux secteurs, donc loin d’être en baisse, et que faxer ne signifie plus devoir dépendre d’appareils désuets.

Si vous vous êtes déjà demandé(e) « Qui envoie encore des fax en 2018? » , la réponse est simple : de nombreuses entreprises font appel au fax pour leurs activités quotidiennes.

Dans le sondage 2017 sur les fax de l’International Data Corporation (IDC), 82 % des participants, issus de secteurs divers comme la finance, la santé, la fabrication, les services juridiques ou le gouvernement ont constaté une hausse de l’usage du fax ou tout du moins un usage similaire par rapport à l’année précédente. En moyenne, l’usage du fax révélait une croissance de 27 % sur l’ensemble des secteurs, avec un quart de ces entreprises enregistrant une croissance comprise entre 50 et 74 % – très loin de l’affirmation selon laquelle « le fax est mort »!

Le fax est loin d’être mort. Non seulement est-il encore largement utilisé, mais il est devenu un support numérisé qui s’intègre de façon fluide aux interfaces que la plupart d’entre nous utilisons régulièrement, comme le courrier électronique.  Même si les machines de fax seront probablement là encore pour quelques temps, son utilisation n’est plus synonyme de fax à proprement parler. La technologie du fax sur protocole Internet (FoIP) a révolutionné la communication, permettant une sécurité, une mobilité et une facilité d’utilisation accrues. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment et pourquoi les fax sont encore d’actualité dans le domaine de la santé.

 

Le rôle de la conformité dans les fax, dans le domaine de la santé

La conformité réglementaire est pour beaucoup dans l’usage répandu du fax dans le secteur de la santé, notamment à cause de la Health Insurance Portability and Accountability Act, ou HIPAA, qui a été adoptée par le Congrès américain en 1996. Savoir s’y retrouver dans les méandres de la conformité réglementaire peut s’avérer ardu : lorsqu’il s’agit de sécuriser la transmission de données, que dit réellement l’HIPAA? Le règlement sur la confidentialité des renseignements de la HIPAA a été promulgué en 2001, en vue d’apporter quelques éclaircissements sur la manière précise dont les établissements de soins de santé doivent protéger les renseignements sur leurs patients.  Il exhorte les professionnels de la santé à prendre des « mesures de protection raisonnables » lorsqu’ils transmettent les dossiers de leurs patients à d’autres hôpitaux, laboratoires, cabinets médicaux ou sociétés d’assurance.

Le US Department of Health and Human Services (HHS) (ministère américain de la santé et des services sociaux) désigne clairement le fax comme un moyen essentiel de transmission des dossiers médicaux, des résultats de tests et de tout autre renseignement personnel identifiable (RPI). Cela ne veut pas dire que le courrier électronique n’est pas également largement utilisé, mais il y a d’énormes risques de sécurité qui accompagnent l’utilisation du courrier électronique pour envoyer et recevoir des fichiers sensibles.

Une recherche rapide dans Google révèle le nombre effarant d’escroqueries par hameçonnage et de piratage de courriels qui ont lieu presque tous les jours dans le secteur. Bien qu’il existe une multitude de serveurs de messagerie sécurisés disponibles sur le marché, ces plates-formes sont souvent réservées aux grandes entreprises de soins de santé ou aux réseaux hospitaliers, car elles sont souvent trop coûteuses ou trop compliquées pour le prestataire de soins moyen.

 

Systèmes de DSE/DME et fax sans papier

L’avènement des systèmes de dossiers de santé électroniques et de dossiers médicaux électroniques (DSE/DME) a complètement changé le paysage de la gestion des dossiers de santé.  Non seulement la gestion des dossiers électroniques est-elle conforme aux efforts de l’HIPAA pour numériser l’environnement des soins de santé, mais elle offre aussi un moyen plus sûr de stocker les données. La tenue de dossiers électroniques permet également aux professionnels de la santé de minimiser les erreurs humaines, tout en profitant pleinement des économies de coûts.

À mesure que la technologie évolue, les fournisseurs de systèmes de DSE/DME offrent désormais des options d’hébergement de données sur place ou en Cloud, et les systèmes eux-mêmes assurent une meilleure coordination entre les prestataires de soins de santé, permettant même aux patients d’accéder à leurs dossiers en ligne. Ils sont progressivement devenus de plus en plus répandus dans les établissements de soins de santé de toutes tailles – on estime que 77 % des prestataires de soins de santé d’aujourd’hui ont transféré leurs dossiers dans la sphère numérique.

La technologie du fax sur IP (FoIP) a également évolué au fil du temps, de nombreux fournisseurs offrant une intégration fluide avec les systèmes de DSE/DME d’aujourd’hui.  Du point de vue de l’utilisateur, l’envoi d’un fax est désormais aussi simple que d’appuyer sur un bouton de l’interface qu’il utilise déjà chaque jour. Il n’est donc plus nécessaire d’archiver des documents sur papier et la transmission des données en est alors simplifiée puisque les documents n’ont plus besoin d’être imprimés ou numérisés avant que les utilisateursne les envoient.

Le secteur de la santé affiche le taux d’adoption du fax numérique le plus élevé

Le secteur de la santé a enregistré une croissance de 9 % dans l’usage du fax numérique en 2017.  À l’heure actuelle, dans les établissements de soins de santé partout en Amérique du Nord, des omnipraticiens, des chirurgiens, des infirmières et d’autres membres du personnel mettent un document sensible dans un bac de l’appareil, appuient sur la touche « Envoyer » et écoutent les tonalités grinçantes des fréquences audio qui indiquent que leurs renseignements sont transmis au rythme d’une page par minute.  Bien sûr, les dossiers médicaux ne sont pas tous envoyés par fax – de nombreux établissements de soins de santé ont numérisé leur support du fax ou sont en voie de le faire. En fait, le secteur de la santé est en tête du peloton en matière de transition vers la technologie FoIP moderne, ce qui représente une contribution considérable de 30 % au marché mondial des services de fax en 2017.

 

Accusés de réception :  de la trace papier à la fonction automatique de traçabilité

Le fait que l’envoi par fax donne aux établissements une confirmation de réception est l’une des principales raisons pour lesquelles cette forme de communication demeure répandue.  Depuis des années, la page de confirmation (la page imprimée qui permet aux utilisateurs de savoir que leur message a bien été reçu) a servi d’équivalent, plus rapide et moins cher, aux envois en courrier recommandé.  La plupart des systèmes de courrier électronique sont équipés d’une fonction d’accusé de réception en lecture, mais ceux-ci donnent généralement aux destinataires le choix de ne pas l’activer.

Pour les établissements de soins de santé qui envoient et reçoivent quotidiennement de grandes quantités de données sensibles, les accusés de réception offrent plusieurs avantages :

  • ils éliminent les conjectures administratives et informatiques (suivi des appels, enregistrement manuel)
  • ils facilitent la tenue des dossiers

Lorsqu’il s’agit de traiter des renseignements confidentiels sur les patients, des accusés de réception sont nécessaires, tant du point de vue administratif que réglementaire. Aujourd’hui, le personnel médical dispose de plusieurs moyens de conserver une trace écrite, pour savoir comment, quand et à qui les renseignements des patients ont été transmis. Bien que le classement physique sur papier soit peut-être une pratique légèrement désuète, il demeure un système fiable pour certains établissements de soins de santé.  Bon nombre d’entre eux utilisent des scanneurs de documents ou des imprimantes multifonctions (MFP) pour numériser les accusés de réception et les classer électroniquement.

Les établissements de soins de santé qui ont mis en œuvre des solutions FoIP le font souvent pour leurs fonctions intégrées de tenue de dossiers. XM Fax, par exemple, est doté d’une fonction automatique de traçabilité permettant de conserver toutes les transmissions par fax, en consignant des dossiers détaillés qui peuvent générer des rapports en tout temps. Non seulement cela libère du temps pour l’administration des soins de santé, mais cela évite aux services informatiques d’avoir à utiliser des logiciels supplémentaires pour consigner les communications.

 

FoIP, une question d’économies

En plus des avantages en matière de sécurité et de conformité, le passage au fax sur IP peut également permettre des économies importantes. Le changement d’organisation réduit régulièrement les coûts en éliminant les lignes de fax analogiques coûteuses, ainsi que le classement des papiers et le gaspillage. Les services informatiques adorent pouvoir se débarrasser des fax, car ceux-ci demandent une maintenance importante, et préfèrent opter pour une intégration plus fiable des logiciels et des MFP.

Au-delà des services informatiques et comptables, le fax sur IP est également une victoire pour le reste du personnel.  Les membres du personnel de l’ensemble du secteur de la santé font état d’un gain de temps considérable entre la réduction/élimination des déplacements vers le fax, le fait de ne plus attendre les accusés de réception et le fait que les fax entrants sont automatiquement acheminés directement vers eux, où qu’ils soient.

 

Le fax n’est pas mort, il évolue

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