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 Dans Blogue, Général, Sécurité, Technologie

Il existe des solutions pour protéger les données sensibles contenues dans les dossiers des clients et réduire la perte de données confidentielles grâce à des mises à jour logicielles, à la numérisation de documents et à des solutions FoIP.

 

Le secteur juridique se compose de cabinets d’avocats de toutes tailles, de juristes indépendants et de services juridiques appartenant à des sociétés. Cette description englobe une variété d’établissements qui ont tous pour point commun de traiter des volumes élevés de renseignements sensibles concernant leurs clients. Les dossiers des clients contiennent souvent la panoplie complète de données à caractère personnel – des dossiers médicaux aux dossiers bancaires et aux numéros de carte de crédit – ce qui fait du secteur juridique, le seul secteur soumis à un certain nombre de règlements de conformité relatifs au traitement des données à caractère personnel.

Des règlements comme la loi américaine HIPAA et la loi SOX, régissent l’échange, la conservation et la vérification des données à caractère personnel respectivement pour le secteur de la santé et le secteur financier, mais les organismes du secteur juridique peuvent se voir imposer des amendes et des pénalités par ces deux organismes de réglementation ou bien par d’autres. Dans l’un de nos derniers billets de blogue, nous nous sommes intéressés aux risques liés à la transmission de données à caractère personnel des clients par courriel. Prendre le temps de comprendre les menaces liées à l’utilisation du courriel est une excellente première étape, mais les risques liés au courriel ne sont que la pointe de l’iceberg en matière de violation des données. Si vous travaillez dans le secteur juridique, cet article a pour but d’examiner la situation dans son ensemble et de vous donner des pratiques exemplaires à appliquer pour assurer la sécurité des dossiers des clients.

 

Effectuez un audit informatique et mettez à jour votre logiciel

Votre cabinet juridique utilise toujours Windows XP? Malgré la hausse des violations de données liées à l’absence de correctifs ou de prise en charge de logiciels impliquant d’importantes failles de sécurité, de nombreuses sociétés ne voient toujours pas l’intérêt de mettre à niveau leurs systèmes. Après les attaques de WannaCry en mai 2017, Microsoft a fourni une mise à jour de sécurité pour les plateformes Windows d’ancienne génération qui ne bénéficiaient plus de prise en charge standard comme Windows XP, Windows 8, et Windows Server 2003. On a ainsi appris lors de cette attaque que plus de 100 millions de systèmes Windows d’ancienne génération étaient toujours utilisés à l’échelle mondiale.

Indépendamment de votre système d’exploitation actuel, l’utilisation de technologies obsolètes représente un risque énorme pour votre cabinet juridique et pour toutes les données sensibles qu’il renferme. Malgré la mise en œuvre de solides politiques de gouvernance des données et vos efforts en matière d’organisation, si votre système d’exploitation est obsolète, les pirates informatiques peuvent et vont exploiter ces vulnérabilités. Il vous faut éviter cette situation à tout prix.

 

Numérisez les dossiers juridiques

La transition vers un service juridique dépourvu de documents papier peut vous sembler une tâche titanesque. Regardez autour de vous et vous verrez probablement des documents partout : des lettres de clients, des dossiers de procédures judiciaires, des dossiers d’affaires et bien plus encore. Des règlements comme la loi HIPAA pour le secteur de la santé poussent les entreprises à gérer et à classer électroniquement des dossiers contenant des données à caractère personnel pour diverses raisons. La gestion des dossiers papier prend du temps, coûte cher et laisse trop de place à l’erreur humaine à une époque où les violations de données sont monnaie courante. Curieusement, un grand nombre de cabinets juridiques ont toujours recours aux dossiers papier pour ce qui est de leurs dossiers juridiques, car jusqu’à récemment une bonne partie des cabinets impliqués dans des litiges étaient tenus d’imprimer, de relier et de transmettre d’épaisses piles de documents liés aux affaires judiciaires.

Heureusement, de nombreux tribunaux adoptent aujourd’hui le classement et les services électroniques. Cela permet aux cabinets juridiques de transmettre des documents directement au système de gestion des affaires du tribunal, en vue de les distribuer à toute autre partie concernée.

La transition vers un environnement sans document papier ne se fait pas du jour au lendemain, mais la plupart des formations actuelles des assistants juridiques incluent le classement numérique et la gestion de systèmes, ce qui permet aux cabinets d’avocats de toutes tailles de recruter plus facilement des personnes formées. Les cabinets juridiques qui impriment et rassemblent des dossiers pour les conserver à long terme pourraient envisager des services sécurisés de stockage et de partage dans le Cloud. Par ailleurs, les serveurs internes occupent beaucoup moins d’espace que votre classeur réservé aux dossiers papier et permettent de réduire considérablement le risque que des parties non autorisées accèdent aux dossiers des clients.

 

Adoptez l’échange sécurisé de documents numérisés

Le fax est la technologie de communications la plus répandue, qui consomme de grandes quantités de papier, et qui reste la technologie favorite du secteur juridique. Non seulement l’entretien d’un appareil de fax est coûteux, mais la confidentialité des dossiers des clients peut être compromise, car les documents sont laissés à la vue de tous ou l’appareil de fax recevant vos transmissions peut être laissé sans surveillance. Le courriel et la numérisation représentent également des risques pour la sécurité des données et n’ont donc pas rendu le fax obsolète. Une gamme de services de fax, notamment la technologie du fax sur IP (FoIP), a eu un impact énorme sur l’efficacité organisationnelle ces dernières années, permettant aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des fax sécurisés depuis leurs ordinateurs personnels, leurs ordinateurs portables et leurs appareils mobiles. Autrement dit, il n’est plus nécessaire d’imprimer des documents et les juristes peuvent envoyer leurs documents en toute sécurité pendant leurs déplacements – un soulagement pour les personnes qui disposent de peu de temps entre deux comparutions au tribunal.

 

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