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Offrir un flux de travaux résilient aux employés hors site grâce aux communications unifiées (CU)

 Dans Blogue, Cloud, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie

Nous entrons dans une nouvelle ère placée sous le signe du télétravail. Ce qui était autrefois un choix est devenu aujourd’hui une nécessité pour de nombreux employés et un défi inattendu pour de nombreux employeurs.

Si la totalité ou la plupart de vos employés ont soudainement commencé à travailler à domicile, comment adaptez-vous votre infrastructure de communications existante pour les aider à rester connectés, efficaces et efficients ?

 

Rester en contact grâce à la messagerie unifiée

La messagerie unifiée est une fonction de communications unifiées qui permet d’envoyer des messages vocaux aux boîtes de réception que vos employés ont l’habitude de consulter pour lire leurs emails. Cela leur évite de devoir vérifier les messages à deux endroits différents, ce qui les aide à rester concentrés (et à être notifiés plus rapidement de la réception de nouveaux messages).

Cependant, ce n’est pas nécessairement le bon choix pour toutes les entreprises. Celles qui ont des problèmes de conformité réglementaire concernant la mise en place de messages vocaux dans les emails ont une autre possibilité. Certaines solutions proposent d’autres configurations de messagerie unifiée pour envoyer des notifications par message texte ou par email d’un nouveau message vocal, tout en conservant le fichier audio lui-même sur un portail Web sécurisé.

Plus vos employés sont mobiles ou dispersés, plus la messagerie unifiée peut être un outil performant (même si elle continuera de vous être très utile lorsque les employés seront de retour au bureau).

Aller plus loin grâce à la transcription

Aussi pratique que de permettre aux membres du personnel d’accéder aux messages vocaux dans leur boîte de réception, il existe un moyen d’aller encore plus loin : la transcription automatisée des messages vocaux. En effet, il est beaucoup plus rapide de lire que d’écouter, et il est encore plus rapide de parcourir un texte que de le lire. Les transcriptions permettent de déterminer en un coup d’œil si un message est important, puis de comprendre sa pleine signification en quelques secondes. Si l’on cumule les jours et les semaines, ces gains de temps peuvent être considérables.

De plus, il est possible de rechercher des transcriptions écrites dans les boîtes de réception où les enregistrements vocaux ne sont pas conservés, ce qui permet aux solutions de messagerie d’offrir encore plus d’efficacité au personnel.

Il existe plusieurs fournisseurs majeurs de services de transcription basés sur le cloud sur le marché, avec différents modèles de tarification et domaines d’expertise. Idéalement, la solution de CU que vous utilisez devrait vous permettre de choisir parmi plusieurs options pour trouver celle qui convient aux besoins de votre entreprise.

 

Fonctions de mobilité pour accéder au bureau en tout lieu

 

Que ce soit à la maison ou en déplacement, le personnel n’a jamais été aussi indépendant des bureaux physiques. Ce nouvel environnement entraîne de nouveaux défis en matière d’efficacité et de nouvelles possibilités. Voici comment les CU peuvent vous aider.

 

Acheminement intelligent des appels

Lorsque notre vie quotidienne est fortement perturbée, il est plus facile de se défaire des mauvaises habitudes, mais aussi de perdre les bonnes. Les employés peuvent oublier d’appeler le système central pour signaler leur présence, ce qui entraîne des appels transférés au mauvais destinataire (et manqués).

Si votre système de CU prend en charge l’acheminement intelligent des appels, c’est le bon moment de l’utiliser. En formant vos utilisateurs finaux aux bases de la création d’un profil qui indique au système comment et quand transférer les appels, vous leur fournirez une solution fiable lorsqu’ils sont en déplacement. Les solutions avancées peuvent inclure le géorepérage et la détection des points d’accès au Wi-Fi pour modifier automatiquement la base de transfert en fonction de la présence.

 

Lire et écrire sans les yeux ou les mains : l’assistant personnel

Même si de nombreux employés en télétravail passent leur temps à la maison derrière un bureau ou assis à la table de la cuisine, il y aura toujours des moments où ils auront besoin d’accéder à des communications importantes en déplacement. Un assistant vocal personnel peut grandement leur faciliter la tâche tout en leur permettant de respecter les lois sur la conduite mains libres et yeux libres.

Imaginez un assistant personnel comme celui qui est inclus dans de nombreux téléphones intelligents, mais conçu dès le départ pour un usage professionnel : ces produits peuvent lire des emails grâce à la synthèse texte-parole, écouter des messages vocaux et transférer des appels grâce à des commandes vocales, etc. Le personnel peut gagner du temps en restant à jour sur ses messages pendant qu’il se déplace sur le terrain.

 

Apporter du travail à la maison, mais maintenir une séparation entre les sphères privée et professionnelle

Si le concept AVEC (apportez votre équipement personnel de communication) n’est pas un élément nouveau au bureau, la situation actuelle le fait passer à un niveau supérieur à ce qu’il était auparavant. On demande aux employés de travailler avec ce qu’ils ont, même si ce n’est pas un équipement fourni par l’entreprise.

Quand l’équipement en question est un téléphone portable personnel, plusieurs problèmes se posent :

Protection de la vie privée
Les employés hésitent souvent à utiliser des téléphones personnels pour passer des appels professionnels, car leur numéro privé s’affiche comme le numéro de l’appelant. Ils n’aiment pas l’idée que des fournisseurs, des clients et même des collègues puissent un jour s’immiscer dans leur vie privée. D’un autre côté, les gens ont appris à associer des numéros non répertoriés à des escroqueries et à des sociétés de télémarketing.

Perte d’appels et de contacts essentiels à cause du bruit

Est-ce le numéro de Cindy, de la comptabilité, ou celui de Cindy, la femme de votre cousin ? Où est passé ce message vocal ? Voici les types de problèmes qui peuvent survenir lorsque l’on reçoit des communications professionnelles et personnelles sur le même appareil.

Trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée avec le même téléphone intelligent

Les solutions de communications unifiées dotées d’applications mobiles de CU peuvent résoudre ces problèmes pour les membres de votre personnel. Ces derniers pourront utiliser un seul appareil, mais avec des annuaires téléphoniques, des boîtes aux lettres et des numéros de téléphone distincts.

 

Réunir l’équipe d’assistance technique grâce à un centre d’appels informel

Avoir autant d’employés travaillant à domicile peut présenter des défis uniques pour les équipes d’assistance technique de petite taille. Les personnes qui jetaient un coup d’œil au bureau de leurs collègues pour voir s’ils étaient en train de déjeuner ou de traiter un appel n’ont plus cette possibilité. Si des solutions permettant d’enregistrer les présences comme Skype, Teams, etc. sont utiles, elles ne sont pas la panacée en matière de visibilité… surtout si vous rencontrez aussi des difficultés avec un groupement de postes.

Il existe une nouvelle classe de produits sur le marché : la solution de « centre d’appels informel », qui permet de combler le fossé entre les groupements de postes simples et les centres d’appels complets coûteux. Vous pouvez l’utiliser pour améliorer la connectivité, la collaboration et la visibilité au sein des équipes de travailleurs du savoir travaillant à distance. Cette solution sera toujours utile lorsque les employés reviendront au bureau.

 

Plus qu’une simple messagerie vocale : Ajouter XM Connect ou étendre ses fonctionnalités pour assurer la continuité des activités

Le fait de donner accès au bureau à distance à votre personnel, dans des conditions qui répondent à leurs besoins de communication, peut avoir des avantages considérables sur le plan de l’efficacité.

Personne ne s’attendait à ce que les choses évoluent comme elles l’ont fait, et personne ne peut prédire comment elles continueront d’évoluer. En facilitant le télétravail en tout temps et en tout lieu, les communications unifiées peuvent considérablement améliorer la capacité de votre entreprise à s’adapter aux événements au fur et à mesure qu’ils se déroulent.

XM Connect est une solution de CU indépendante offrant une interopérabilité avant-gardiste avec une large gamme de solutions de messagerie, PBX et autres. Cela signifie qu’elle est compatible non seulement avec l’infrastructure que vous avez actuellement, mais aussi avec les solutions que vous achèterez à l’avenir.

Produit modulaire, XM Connect est dotée d’une messagerie unifiée, d’un assistant vocal personnel, de fonctions de mobilité avancées et d’une solution de centre d’appels informel pour les petites équipes à distance.

Si vous souhaitez étendre votre système XM Connect existant ou envisagez de mettre en place un nouveau système dans votre entreprise, communiquez avec nous (ou votre revendeur agréé) pour obtenir plus de renseignements.

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