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 Dans Blogue, Général, Sécurité, Technologie

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La période des impôts signifie plus d’affaires pour les institutions financières, mais cela signifie également un risque plus élevé de violation de données! Découvrez ce que vous pouvez faire pour protéger les données clients lorsque le volume d’affaires augmente.

La période des impôts est imminente, ce qui signifie que le volume de données sensibles envoyées et reçues par les services comptables, les fiscalistes, les CPA, les banques et d’autres institutions financières augmente considérablement. Il ne faut donc pas s’étonner que ce soit aussi le moment de l’année où les taux de cyberattaque et de vol d’identité augmentent également. Avec la sensibilisation croissante du public au risque des cyberattaques, la façon dont vous protégez et transmettez les données clients aura une incidence importante sur vous et la réputation de votre institution.
Les réglementations de conformité comme la loi Sarbanes-Oxley ont fourni aux organisations un cadre solide pour les soumissions financières trimestrielles et annuelles et exigent que les entreprises disposent de contrôles internes solides pour traiter toutes les données comptables. Mais voici le défi; ces règlements sont généralement vagues dans leur formulation et ne vont pas dans le détail sur la façon dont les entreprises de toutes tailles peuvent renforcer leurs protocoles de sécurité pour les transmissions de données sensibles au jour le jour. Consultez notre livre blanc pour plus d’informations sur la conformité à la loi SOX, en particulier en ce qui concerne la sécurité et les processus informatiques.

 

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Si la période des impôts vous inquiète à la lumière de toutes les histoires de cyberattaques et de vols d’identité qui ont circulé au cours de la dernière année, le fait de mettre en place quelques mesures de sécurité vous aidera à protéger vos données clients.

 

Sécurité physique : Protéger les systèmes comptables

Votre système de comptabilité est l’infrastructure qui contient les informations confidentielles des clients et doit être protégé à tout moment. Si cela fait un moment que la sécurité physique de vos systèmes a été réexaminée, la période des impôts est le moment idéal pour faire une analyse approfondie. La sécurité physique devrait être votre première priorité, que votre système se compose d’un ordinateur portable personnel ou de plusieurs serveurs et ordinateurs. Dans le cas d’un audit, une bonne sécurité physique de vos systèmes comptables vous aidera également à éviter les problèmes de conformité réglementaire et les pénalités.

Il est généralement conseillé de conserver l’équipement comptable dans une pièce ou une zone pouvant être verrouillée pour empêcher tout accès non autorisé. Si vous travaillez pour une organisation où plusieurs postes de travail sont exposés, assurez-vous d’avoir des processus en place qui limitent les entrées dans la salle des serveurs où les données sensibles sont stockées. Si vous utilisez une connexion Internet sans fil, assurez-vous de suivre les protocoles de sécurité puisque la plupart des réseaux sans fil sont relativement faciles à pirater pour les pirates expérimentés.

La main-d’œuvre continue d’évoluer vers une mobilité accrue. Bien que cela fournisse la flexibilité et l’accessibilité, les dispositifs égarés sont également une cause primaire des violations de données partout dans le monde. Il est crucial de prendre en compte les logiciels permettant de localiser les ordinateurs portables et les appareils mobiles. Kensignton, un important fournisseur d’accessoires de bureau et d’appareils mobiles, a récemment rapporté qu’un ordinateur portable est volé toutes les 53 secondes et que 70 millions de téléphones intelligents sont perdus chaque année (et seulement 7 % sont récupérés). 52 % des appareils sont volés sur le lieu de travail, et Kensignton déclare qu’une politique de sécurité bien mise en œuvre qui inclut des investissements dans la sécurité physique peut réduire ces incidents de 85 %.

 

Les « ASP » des pratiques d’excellence en matière de sécurité de système

Vous connaissez probablement votre ABC, et si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de protéger les données clients pendant la période des impôts, il est important de connaître votre « ASP ». Nous faisons bien sûr référence à l’authentification, à la sauvegarde et à la protection contre les virus, 3 piliers de la sécurité qui, lorsqu’ils sont mis en application en tandem, peuvent contribuer grandement à protéger les informations sensibles.

  • Authentification : Assurez-vous que tous les systèmes ne sont pas seulement protégés par un mot de passe, mais que vous maintenez une politique de mot de passe. Cela devrait inclure l’utilisation de longs mots de passe et un système qui demande des changements de mot de passe à peu près tous les 90 jours. Dans le cas de plusieurs utilisateurs, vous devez configurer différents niveaux d’accès aux données sensibles afin de limiter le risque d’utilisation abusive des données.
  • Sauvegarde : Il est de pratique courante de sauvegarder les données sur un système de comptabilité, généralement sur un serveur local ou, dans de petites pratiques, sur un disque dur externe. Bien que ces solutions fonctionnent généralement bien comme options de sauvegarde, il y a un risque énorme de perte de données quand quelque chose se produit, comme un incendie ou une inondation. Les entreprises de stockage réputées dans le nuage sont une option viable qui gagne en popularité puisqu’elles vous permettent d’effectuer des sauvegardes au jour le jour et de restaurer des sauvegardes tout en protégeant vos données.
  • Protection antivirus : La plupart des ordinateurs sont livrés avec un nombre limité d’abonnements antivirus ou antimaliciel par défaut qui expirent après peu de temps. Pensez à renforcer votre protection numérique en vous dotant d’un logiciel antivirus plus complet ou, à tout le moins, en vous assurant que vos abonnements actuels sont à jour. La plupart des utilisateurs considèrent généralement un logiciel antivirus comme un acquis, mais il est facile d’ignorer les renouvellements d’abonnement avec la longue liste d’autres tâches en lien au travail. Certains virus peuvent perturber un système si gravement qu’il peut être nécessaire de le remplacer, alors pensez à cette étape comme étant indispensable.

 

Solutions IP : Votre clé pour protéger les transmissions de fichiers

L’envoi et la réception de données clients présentent une autre occasion importante de perte de données ou de violation de données. Prenez en compte les risques associés aux méthodes courantes de transmission de fichiers : le fax laisse beaucoup de place à l’erreur humaine et, à moins d’utiliser un serveur de messagerie hautement chiffré, les pirates peuvent exploiter de nombreuses failles lors des transmissions par courrier électronique.

Si vous recevez un volume de données clients plus élevé pendant la période des impôts et que vous cherchez un moyen de garantir la sécurité des fichiers en transit et au repos, une solution d’échange sécurisé de fichiers pourrait convenir parfaitement.

XM SendSecure offre des fonctionnalités de sécurité robustes avec une interface incroyablement conviviale. Cette solution ne nécessite pas de compte pour les clients et vous pouvez choisir comment les clients s’authentifient (par téléphone, courriel ou SMS) lors de l’envoi de fichiers, ce qui garantit que toutes les données sont reçues par le bon destinataire. De plus, SendSecure s’intègre parfaitement à Outlook pour que les utilisateurs puissent envoyer et recevoir des fichiers directement à partir de la plateforme avec laquelle ils sont à l’aise et ce, avec une sécurité de niveau supérieur. Son interface facile à utiliser nécessite une formation minimale et ne requiert pratiquement aucun temps d’arrêt, de sorte que vous pouvez l’intégrer dans votre plan de sécurité sans perte de temps pendant la période des impôts.

 

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