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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Fax, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie

 

Le premier billet de cette série de deux parties expliquait de façon claire que les documents légaux ne devraient jamais être transmis par email et que de nombreux services de transmission de documents manquent de sécurité. De plus, ils ne tiennent pas systématiquement les utilisateurs pour responsables de leurs actes, car ils n’offrent souvent pas beaucoup de fonctions de registre de suivi ou de visibilité sur l’activité des utilisateurs. Une piste d’audit contenant des renseignements détaillés sur chaque manipulation d’un dossier accroît la responsabilisation. Elle peut même permettre de signifier des avis juridiques par voie électronique, selon les lois locales en vigueur.

XMedius offre deux solutions de partage sécurisé de documents, simples d’utilisation, qui tirent parti d’une fonction de traçabilité : XM SendSecure et XM Fax. XM SendSecure est un service d de partage sécurisé de fichiers qui permet aux cabinets d’avocats de savoir en toute confiance que les fichiers ont bien été envoyés et que leurs clients et les parties concernées ont bien examiné les documents qui leur ont été envoyés. XM Fax, notre solution de fax sur IP (FoIP), permet aux utilisateurs de faxer des documents directement aux destinataires concernés à partir d’Outlook, d’une page Internet ou d’une application mobile, mais avec un meilleur niveau de sécurité qu’une machine fax traditionnelle. Contrairement à la machine fax, le fax sur IP empêche que la confirmation de transmission soit imprimée sur une machine fax centrale dans bureau.

Les fonctionnalités de XM SendSecure et de XM Fax, y compris la fonction de traçabilité, aident les cabinets d’avocats à protéger le secret professionnel de l’avocat, à garantir que les documents ont bien été envoyés et à maintenir une chaîne de traçabilité claire des documents et éléments de preuve.

Assurer la bonne livraison des documents

Des pistes d’audit, ainsi que des rapports détaillés font partie intégrante de XM SendSecure et de XM Fax.  Lorsqu’un fichier est envoyé via XM SendSecure, une SafeBox sécurisée est créé pour transmettre les fichiers, et chaque interaction avec la SafeBox donnée est enregistrée dans un journal de suivi dès sa création. Chaque journal est horodaté et contient le nom de connexion et l’adresse IP de l’utilisateur qui effectue l’action. Le journal de suivi enregistre même des détails comme la quantité totale de renseignements téléchargés à partir d’un fichier donné, qui peuvent servir par la suite à vérifier que les fichiers ont été correctement téléchargés. Grâce à ces renseignements, les rapports de suivi de XM SendSecure peuvent être utilisés pour prouver que les documents ont bien été envoyés et consultés par les parties concernées. Le niveau de détail des rapports peut même en faire une option viable pour envoyer un avis légal électroniquement, selon les lois et décisions locales en vigueur.

Étant donné que XM Fax est une solution de fax sur IP qui envoie un document directement au fax du destinataire, un accusé de réception du destinataire, les renseignements du dossier et une confirmation de transmission est envoyé à la boîte de réception de l’expéditeur lorsque le transfert est terminé.

Maintenir une chaîne de traçabilité claire

La piste d’audit de XM SendSecure, qui comprend une fonction de hachage cryptographique, établit également un ordre chronologique clair des actions effectuées par les utilisateurs dans la SafeBox. Elle permet donc aux cabinets d’avocats de maintenir une chaîne de traçabilité claire pour les fichiers numériques, afin qu’il soit facile de vérifier qui a consulté quoi et quand, ainsi que de savoir qui a téléchargé des fichiers et quand.  Cela peut s’avérer extrêmement utile en cas de litige concernant des modifications non approuvées apportées à la version finale d’un document donné envoyé pour approbation (par exemple, pour essayer d’insérer en douce une clause qui pourrait profiter injustement à une partie), ou pour prouver qu’un document a été révisé après avoir été approuvé par toutes les parties. Le hachage cryptographique est une fonction importante permettant de vérifier l’intégrité d’un fichier. La comparaison des hachages cryptographiques générés par le cryptage avant et après une transmission permet d’établir si des modifications ont été apportées au fichier.

La piste d’audit peut également aider à trouver la source de la fuite d’un fichier. Bien que XM SendSecure ne soit probablement pas en mesure d’établir de façon définitive qui est responsable,  la piste d’audit permettra néanmoins d’examiner les utilisateurs qui ont téléchargé avec succès des fichiers et de créer une liste de suspects.

Protéger le secret professionnel de l’avocat

Peut-être que le plus grand risque lié à la transmission de fichiers par email ou par un service de transmission de fichiers ordinaire est la violation accidentelle du secret professionnel de l’avocat. Que les renseignements aient été collectés à partir d’un email  intercepté en quittant le réseau, qu’ils soient le résultat d’un email adressé à la mauvaise personne ou qu’ils aient été obtenus par un lien de transfert vers un dossier partagé, tout renseignement sensible d’ordre juridique ou personnel tombant entre de mauvaises mains peut causer de la gêne ou même des dommages financiers.

 

XM SendSecure

XM SendSecure vous aide à résoudre ce problème, en conjuguant les meilleurs éléments de synchronisation d’email et des fichiers avec des services de transmission de fichiers, tout en générant une piste d’audit détaillée et des contrôles de sécurité supérieurs à la plupart des autres services de transmission de fichiers. Ne se contentant pas seulement d’un cryptage de base des données en transit ou en veille, XM SendSecure permet aux utilisateurs de créer une SafeBox pour partager des fichiers, doté de fonctionnalités comme l’authentification à deux facteurs (2FA). Disposant d’un connecteur Microsoft Outlook et de connecteurs pour imprimante multifonctions, XM SendSecure permet à l’utilisateur de rapidement créer et partager une SafeBox directement de Outlook ou même d’une imprimante multifonction. XM SendSecure offre également des applications mobiles et Internet, ce qui en fait une solution polyvalente et facile à utiliser lorsque vous êtes en déplacement.

Contrairement à la transmission de fichiers par email, l’authentification à deux facteurs pour les SafeBox de XM SendSecure demande au destinataire de vérifier son identité, en fonction des renseignements connus de l’expéditeur (comme son email, son numéro de téléphone, etc.). Cela permet de s’assurer que les fichiers sont uniquement consultés par le destinataire prévu.  Même dans le cas où un lien vers la SafeBox serait transmis à une partie non supposée, celle-ci serait néanmoins obligée d’accéder au compte de messagerie ou téléphone du destinataire initial pour accéder aux fichiers.

Les fichiers envoyés et téléchargés à partir d’une SafeBox étant cryptés, ils seront protégés contre toute partie externe surveillant le réseau du cabinet d’avocats. Un autre avantage est que, contrairement au fax traditionnel, XM SendSecure peut prendre en charge un nombre illimité de fichiers et de formats allant jusqu’à 5 To chacun.

XM SendSecure dispose également d’un stockage éphémère conçu pour supprimer automatiquement son contenu à une date d’expiration définie. Cela réduit les risques inutiles liés aux vieux dossiers restant dans le dossier partagé plus longtemps que nécessaire. De plus, alors qu’un membre d’une SafeBox donnée peut visualiser l’historique des activités à tout moment, une fois la date d’expiration passée, une piste d’audit finale est générée pour le créateur de la SafeBox. Elle contient des renseignements détaillés sur chaque utilisateur invité dans la SafeBox et toutes leurs actions réalisées dedans. XM SendSecure enregistre même les pourcentages du téléchargement achevé, qui peuvent être utilisés pour vérifier que ceux qui ont téléchargé un fichier donné ont bien reçu le fichier complet.  Ce rapport peut aider à responsabiliser les utilisateurs et à éviter les violations du secret professionnel de l’avocat.

 

XM Fax

XM Fax prend également en charge la protection du secret professionnel de l’avocat.  Contrairement aux traditionnelles machines fax de bureau, où il y a un risque que des documents imprimés non recueillis soient vus par des destinataires non concernés, XM Fax permet aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des documents fax directement de et dans une boîte de réception. XM Fax propose également des politiques en matière de conservation des dossiers qui peuvent être configurées pour supprimer automatiquement les fichiers du serveur de fax à la fin de l’envoi. Cela permet d’éliminer le risque que des fichiers soient consultés par un tiers non concerné, tout en offrant le même niveau de sécurité pour les données en transit qu’un serveur de fax traditionnel.

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Les cabinets d’avocats n’ont pas besoin d’engager les frais d’un huissier des services judiciaires chaque fois qu’ils doivent s’assurer que des documents ont bien été reçus. XMedius dispose d’une suite de solutions sécurisées, rentables et faciles à utiliser comme XM SendSecure ou XM Fax qui peuvent aider à répondre aux besoins de votre entreprise en matière de transmission sécurisée de fichiers.

 

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