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Sécurité et continuité des communications de documents lors du passage au télétravail

 Dans Blogue, Cloud, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie

Un changement majeur et sans précédent se produit actuellement et concerne les employés du monde entier : le télétravail. Il n’y a jamais eu autant de personnes travaillant à domicile dans l’ère moderne. Cette situation peut s’avérer très stressante pour tout le monde, notamment pour les personnes qui font d’énormes sacrifices dans le secteur de la santé. Les services informatiques qui répondent à leurs besoins (et à ceux des autres) ont l’impression qu’on leur demande de déplacer des montagnes afin de préserver un équilibre fragile.

Du jour au lendemain, votre infrastructure locale n’est plus accessible. Les outils que vous aviez mis en place pour les quelques employés en télétravail sont soudainement sollicités par tout votre personnel. Tout le monde a besoin de rester connecté, mais les pirates savent que cela vous rendra plus vulnérable aux attaques, donc vous devez protéger vos données. Quelles solutions s’offrent à vous pour maintenir la fluidité de vos communications professionnelles?

Envoyer les documents à leurs destinataires : 4 défis informatiques en cas de recours massif au télétravail

Voici quelques-uns des principaux défis auxquels vous êtes confronté alors que vous redoublez d’efforts pour adapter votre système de communications à la nouvelle norme que constitue le télétravail.

1.    Maintenir la connectivité

Les employés n’ont plus la possibilité de déposer des fichiers sur le bureau de leurs collègues, ou bien de les envoyer sur l’appareil de fax ou l’imprimante multifonction. Comment vous assurer que les documents parviennent à leurs destinataires en toute sécurité? Si vous utilisez des disques partagés pour le stockage sécurisé, votre VPN a-t-il une capacité suffisante pour répondre aux demandes supplémentaires? Vos employés sont-ils obligés de se plier en quatre pour utiliser des outils complexes, ce qui nuit à leur efficacité et à leur moral?

Cultiver la patience et l’acceptation
Vous devrez être conscient des demandes de votre personnel par rapport à la capacité de votre système, mais aussi reconnaître qu’il y a des aspects que vous ne pouvez pas directement contrôler. En fin de compte, le télétravail signifie que vos employés vont devoir utiliser leur connexion Internet domestique. Leur connexion domestique est peut-être suffisante pour un usage personnel en dehors des heures de travail, mais ce n’est probablement pas le cas pour une utilisation professionnelle. En outre, la sollicitation globale de l’infrastructure Internet augmente de manière considérable, car de plus en plus de personnes utilisent Internet pour travailler, apprendre, se divertir et regarder des films à la maison. Cela risque de provoquer des problèmes techniques, des fluctuations en matière de connexion, des coupures et des ralentissements.

Faites comprendre à vos utilisateurs que les possibilités sont susceptibles d’être limitées à l’heure actuelle, mais que les choses s’amélioreront une fois que les entreprises développant l’infrastructure se seront adaptées. Vous devez maintenir leur confiance en l’équipe informatique et dans les solutions qu’elle propose. Vous devez également éviter qu’ils cherchent des solutions alternatives ayant trait à l’informatique de l’ombre, dans l’espoir de trouver de meilleurs outils.

2.    Maintenir la sécurité

Maintenir la connectivité de vos employés est essentiel, mais il est également extrêmement important qu’ils soient connectés de façon sécurisée. Bien entendu, vous pourriez leur demander de joindre des documents à des emails, qui constituent un moyen rapide, simple et connu de votre personnel.

Malheureusement, même si le email est pratique, c’est une catastrophe sur le plan de la sécurité. Certains professionnels de l’informatique vont même jusqu’à dire que vous ne devriez jamais utiliser un email classique pour communiquer des renseignements que vous n’écririez pas sur une carte postale. Le format de message sous-jacent n’a tout simplement jamais été conçu pour une utilisation professionnelle telle qu’on l’observe aujourd’hui.

Vous avez besoin d’une solution qui protégera vos données financières confidentielles, les renseignements personnels de vos clients, vos secrets commerciaux, etc.

3.    Maintenir la conformité

Comme les lignes de communication sont éparpillées à différents endroits à l’aide de solutions qui sont soit nouvelles pour votre entreprise, soit n’étaient pas prévues pour une utilisation intensive, il est essentiel de garder à l’esprit les réglementations en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité que vous devez respecter. De nombreuses solutions ont été conçues sans tenir compte des exigences en matière de tenue de dossiers et de sécurité prévues par des réglementations telles que la loi HIPAA, le RGPD et la loi FERPA.

4.    Empêcher le recours croissant à l’informatique de l’ombre

L’« informatique de l’ombre » désigne des solutions utilisées par des personnes ou services sans que le service informatique en ait connaissance ou les ait autorisées. Cela signifie aussi qu’elles peuvent facilement être sous le radar du personnel chargé d’assurer la conformité réglementaire de votre entreprise.

Croyez-le ou non, mais l’informatique de l’ombre est un problème majeur de plus en plus répandu. Des études réalisées par Gartner ont montré que ces pratiques représentent 30 à 40 % des dépenses informatiques.

Par exemple, imaginez qu’un membre de votre équipe de soutien à la clientèle soit si frustré par la lenteur des outils de communication qu’il décide secrètement d’utiliser à la place des sites grand public de partage de fichiers pour faire son travail. Ou que votre service comptabilité ait acheté sa propre solution financière logicielle à la demande sans obtenir l’approbation de vos experts en sécurité.

Dans les deux cas, ce qui peut sembler rationaliser leur flux de travaux à court terme peut également occasionner des failles de sécurité importantes ou des problèmes de conformité réglementaire pour votre entreprise à long terme. Ces groupes opèrent sans visibilité par le service informatique, mais sont vos employés et utilisent vos données, ce qui expose votre entreprise à des risques importants.

Même s’il est évident que vous devriez interdire à vos employés d’utiliser des outils informatiques de l’ombre, rien ne vous garantit qu’ils n’en utiliseront pas pour autant. Il est primordial que vous fournissiez à vos employés des solutions sécurisées qui sont conformes, rapides et conviviales. Plus vos employés seront frustrés par vos systèmes, plus ils risqueront de chercher des outils alternatifs.

 

Ne vous inquiétez pas. Il existe des solutions rapides.

La bonne nouvelle, c’est que grâce au Cloud, vous pouvez faire évoluer votre système. Des solutions modernes hébergées sur le Cloud peuvent être déployées extrêmement rapidement (en quelques jours) et à distance pour résoudre les problèmes que vous rencontrez actuellement. Choisissez les bonnes solutions et vous en constaterez les avantages sur le long terme, quels que soient les employés travaillant dans votre entreprise à l’avenir.

 

Quel outil est adapté à vos besoins?

Lorsque vous choisissez une méthode de communication pour maintenir la fluidité des transferts de fichiers et de documents entre vos employés travaillant à différents endroits et vos clients et partenaires, il est indispensable de réfléchir à vos besoins actuels et futurs.

Bien que de nombreuses entreprises aient recours aux envois de documents par courrier recommandé et par service de messagerie express de type FedEx, ces méthodes ne sont pas vraiment envisageables lorsque tous les employés sont en télétravail. Le email est la solution la plus évidente, mais comme nous l’avons vu précédemment, c’est aussi une solution peu sécurisée par nature. De plus en plus d’entreprises se tournent vers les deux méthodes suivantes de communication de documents, qui sont à la fois efficaces, sécurisées et conformes.

Le fax
Oui, vous avez bien entendu : le fax! Cette méthode de communication ne fait pas simplement de la résistance : elle est largement plébiscitée et peut aider votre personnel à travailler à domicile. Au lieu d’appareils de fax obsolètes, vos employés peuvent utiliser leur ordinateur ou leur appareil mobile relié à leur connexion Internet domestique. Découvrez comment :

Le transfert sécurisé de fichiers (ces logiciels sont aussi appelés « MFT – Managed File Transfer»)
Pour les documents comme pour les données qui ne peuvent être envoyées par fax, ces outils sont extrêmement performants, mais loin d’être parfaits. Mais en choisissant le bon logiciel, vous serez paré pour presque toutes les situations. Découvrez comment :

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Le fax : Une évolution qui répond aux besoins actuels

Le fax reste à ce jour une norme dans le domaine des communications grâce à sa facilité d’utilisation combinée à sa conformité en matière de sécurité et de réglementation. Toutefois, un grand nombre d’entreprises ont l’habitude d’héberger leurs solutions de fax en local, que ce soit sous la forme d’appareils de fax traditionnels ou d’imprimantes multifonctions pouvant envoyer et recevoir des fax. Est-ce que le passage massif au télétravail marque la fin de l’ère du fax?

Pas nécessairement. Même s’il ne fait aucun doute que les appareils de fax traditionnels et les trousses de fax des imprimantes multifonctions ont fait leur temps, le fax a toujours un rôle important à jouer. Pour réussir le déploiement du fax auprès de vos employés, où qu’ils se trouvent, il est indispensable d’adopter une solution numérique. Une solution logicielle de fax sur IP (FoIP) permet de transférer des communications sécurisées et conformes sur leur ordinateur portable, téléphone ou tablette, et ce, n’importe où, du moment qu’ils disposent d’une connexion à Internet.

Les brèches sont comblées, la confidentialité est préservée et les flux de travaux continuent de fonctionner de façon efficace (voire de s’améliorer). Les entreprises qui communiquent déjà avec votre personnel par fax ne remarqueront même pas la différence.

Grâce aux connecteurs et aux applications disponibles pour les imprimantes multifonctions modernes, les meilleures solutions de FoIP peuvent également être intégrées à votre parc d’imprimantes multifonctions pour une grande facilité d’utilisation lorsque les employés reviennent au bureau.

Des avantages qui vont bien au-delà de la mobilité
Outre la mobilité, le passage à une solution de FoIP présente d’autres avantages significatifs. Les lignes téléphoniques en cuivre sont coûteuses (et sont progressivement supprimées dans le monde entier). En outre, les solutions de fax traditionnelles utilisent un grand nombre de consommables : cartouches d’encre, papier, pièces de rechange, etc. L’expérience a montré qu’elles sont également peu fiables à une époque où nous sommes habitués à des solutions professionnelles « qui fonctionnent ».

Les solutions de fax numériques permettent également d’avoir une meilleure visibilité sur les utilisateurs et le mode d’utilisation. Elles ont aussi l’avantage de réduire les coûts tout en facilitant la conformité.

Choisir la bonne solution de fax sur IP

Même si le choix de la bonne solution pour votre entreprise vous appartient, nous vous recommandons XM Fax. XM Fax offre divers avantages, tels qu’un haut niveau de résilience, un bon rapport coût-efficacité, une conformité réglementaire et une excellente convivialité, qui sont nécessaires pour maintenir la fluidité de vos communications de documents en toute sécurité, dans un environnement de télétravail qui devient la nouvelle norme.

Obtenir des réponses, des démonstrations et un essai gratuit

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L’échange sécurisé de fichiers : Envoyer et recevoir des fichiers de tout format et de toute taille de façon sécurisée

Si votre entreprise a des besoins en matière de communications de données confidentielles qui vont au-delà des documents imprimables, ou si vous n’avez jamais utilisé le fax par le passé, il est temps d’envisager de mettre en œuvre des solutions d’échange sécurisé de fichiers.

Le fax est très efficace dans ses fonctions de base, mais pas pour envoyer des photos en haute résolution, des fichiers vidéo, des fichiers audio, etc. Pour ce type de contenu, vous avez besoin d’une autre solution.

Envoyer tout type de fichier au bon destinataire

Une solution d’échange de fichiers performante se caractérise par le fait qu’elle soit adaptable, dans les limites de ses caractéristiques techniques (et une bonne solution permet d’envoyer des fichiers très volumineux). Cela signifie que vous pourrez envoyer tous les documents nécessaires à votre entreprise, ce qui vous enlèvera une épine du pied.

Sécuriser les données
Le cryptage est une fonctionnalité indispensable dans toute solution que vous choisirez pour gérer les données de votre entreprise. L’authentification à deux facteurs (A2F) devient également la norme de référence, car elle demande peu d’efforts à l’utilisateur tout en garantissant une sécurité élevée. Bien sûr, cela ne veut pas dire que la sécurité de vos données est inviolable, mais votre solution se doit d’avoir une telle fonctionnalité, et idéalement de permettre aux administrateurs d’imposer une authentification à deux facteurs aux utilisateurs.

Le point faible : La convivialité
Quand on migre vers une solution de transfert de fichiers par fax, on doit faire des compromis sur l’universalité du fax. Il existe de nombreuses solutions de transfert de fichiers sur le marché, et vous ne pouvez pas deviner celle qu’utilise votre destinataire. C’est pourquoi il est essentiel que la solution que vous choisissez soit accessible et intuitive pour tous les utilisateurs. Vous n’avez sûrement pas envie que vos employés expliquent sans cesse à vos partenaires externes ou à vos clients comment ouvrir leur message. Vous ne voulez pas non plus qu’ils optent pour des solutions alternatives moins sécurisées, car ils trouvent les vôtres peu conviviales.

Un grand nombre de failles de sécurité étant causé (directement ou indirectement) par une erreur de l’utilisateur, la convivialité est donc un aspect essentiel pour maintenir une sécurité adéquate. Ne laissez pas votre choix introduire de nouveaux obstacles inutiles pour les utilisateurs autorisés sous prétexte de renforcer la sécurité contre les intrusions.

Choisir la bonne solution d’échange sécurisé de fichiers

XM SendSecure répond aux besoins mentionnés ci-dessus, et bien plus encore. Outre le cryptage, l’analyse automatique par un antivirus et l’authentification à deux facteurs, XM SendSecure offre une fonctionnalité de stockage éphémère. Cela signifie que tous les fichiers téléversés dans la solution d’échange de fichiers sont supprimés après une période définie (par l’utilisateur ou l’administrateur). Grâce à cette fonctionnalité, aucune copie de vos fichiers ne peut être consultée ultérieurement et être utilisée par inadvertance ou à des fins malveillantes.

XM SendSecure a également été conçue dès le départ pour permettre l’envoi de fichiers de tout format et d’une taille maximale de 5 To, ainsi que l’utilisation d’une tenue de dossiers automatisée complète afin de faciliter la conformité réglementaire. Toutes les actions relatives aux fichiers sont suivies jusque dans les moindres détails.

Enfin, cette solution associe ces fonctionnalités à une grande facilité d’utilisation. Envoyer un fichier avec XM SendSecure est aussi simple qu’envoyer un email. Les destinataires extérieurs à votre entreprise n’ont pas besoin de compte ou de formation pour accéder aux fichiers que vous souhaitez leur envoyer. De plus, ils peuvent utiliser votre compte en tant qu’invités pour vous envoyer des fichiers de manière sécurisée.

 

Pour en savoir plus

XM Fax et XM SendSecure sont disponibles sur un Cloud sécurisé (certifié ISO/IEC 27001 et PCI DSS) et peuvent être déployées dans votre entreprise en quelques jours. Un hébergement verrouillé par région vous donne la garantie que vos données sont stockées uniquement dans des centres de données aux États-Unis, au Canada ou dans l’UE, afin de répondre à vos besoins en matière de souveraineté des données.

Les experts de XMedius se feront un plaisir de vous aider dans le déploiement de ces solutions en vous offrant une consultation, une démonstration personnalisée voire un essai gratuit. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir plus sur la solution la mieux adaptée à vos besoins.

 

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