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 Dans Blogue, Fax, FoIP, Général, Productivité, ROI, Sécurité, Technologie

Dans le cadre de mon travail, je parcours de nombreux établissements dans le secteur de la santé. Je rencontre et je discute avec des gens qui manipulent beaucoup d’information médicale. Je prends le temps de connaitre leur quotidien, j’aime lorsqu’ils me racontent leurs expériences, leurs histoires.

Portrait of woman doctor with stethoscope at hospital corridor, holding a folderÉvelyne a occupé plusieurs postes dans différents hôpitaux (services de soins, services économiques) avant de devenir assistante de Direction dans un hôpital spécialisé en cardiologie. Elle s’est rapidement aperçue que l’hôpital devait gérer un nombre important de documents fax de toutes sortes (avis médicaux, prises en charge de mutuelles, résultats d’analyses, feuilles de soins, certificats d’antécédents, approbations pour interventions, rapports de radiologie, demandes ou résultats d’examens divers, bons de commande, factures, etc.).

Il devenait de plus en plus difficile de les traiter efficacement. Plusieurs documents se perdaient, d’autres étaient acheminés aux mauvaises personnes ou encore oubliés près du télécopieur, à la vue de tous. Avec un tel volume de documents qui s’empilaient dans les classeurs, la recherche d’un fax était longue et fastidieuse.

C’est alors qu’Évelyne s’est souvenue de ce centre hospitalier dans lequel elle avait travaillé quelques années auparavant, qui utilisait une solution logicielle de fax au lieu de traditionnelles machines télécopie. Faisant preuve d’initiative, elle a décidé d’en parler au directeur IT de l’hôpital. Conscient des problèmes associés au traitement des documents envoyés et reçus par fax, il s’est penché sur le problème. Il a rapidement adhéré à l’idée de remplacer les télécopieurs et cartes fax par une solution logicielle.

C`est ainsi que la solution XM Fax® a été mise en place, à la grande satisfaction d’Évelyne, de ses collègues de travail, du département IT et de la direction.

Évelyne peut désormais envoyer et recevoir des fax depuis son poste de travail, à partir de sa messagerie et de ses dossiers médicaux électroniques. Le traitement des documents faxés est devenu ainsi beaucoup plus rapide et elle gagne énormément de temps à ne plus se déplacer plusieurs fois par jour aux machines de télécopie. Évelyne est plus productive et efficace, elle peut se concentrer sur sa mission, celle d’offrir des services de qualité aux patients et d’assurer la totale confidentialité de leurs renseignements personnels.

Les fax entrants sont désormais dirigés vers le destinataire approprié sans intervention humaine, limitant ainsi la consultation non autorisée par autrui des renseignements personnels relatifs à la santé. Avec XM Fax® les documents confidentiels aux différents formats sont acheminés vers les boites mail ou dossiers réseaux des destinataires approuvés ou les imprimantes sécurisées désignées.

Quant au directeur IT, en plus d’optimiser son réseau IP informatique et téléphonique, il a drastiquement réduit sa facture liée à l’utilisation des équipements fax (télécopieurs et cartes fax, maintenance, encre, papier, lignes téléphoniques), et rendu possible de mieux maîtriser les flux et la sécurité des échanges fax. Son équipe est désormais outillée pour administrer, surveiller et suivre à la trace toutes les opérations et actions réalisées en lien avec la transmission des fax. Elle peut aussi éviter toute visualisation frauduleuse y compris celle réalisée par les administrateurs eux-mêmes, créer des pistes d’audit et rendre des comptes à la direction de l’hôpital.

Par ailleurs, comme l’hôpital est doté d`une solution fax redondée en haute disponibilité, la continuité de service en est assurée. De plus, les caractéristiques avancées et intégrées de contrôle du serveur de fax, de gestion et de cryptage pour les utilisateurs/administrateurs répondent aux exigences du secteur médical en matière de sécurité et de conformité.

Cette solution gagne en popularité au sein de l’hôpital qui s’agrandit. Heureusement, ce système est extensible afin de traiter un volume plus grand de fax et desservir ainsi davantage de services et d’employés. Aujourd’hui, grâce à l’initiative d’Évelyne, l’hôpital optimise son infrastructure de communication unifiée, réduit ses coûts et accroît la productivité de ses employés. Avant tout, l’établissement est désormais en mesure de traiter les dossiers de ses patients rapidement et en toute sécurité.

Ce témoignage est très inspirant et m’indique que toute personne, peu importe sa position hiérarchique, peut influencer positivement le cours des choses dans son organisation.

Au plaisir de vous partager de nouvelles tranches de vie, au fil de mes rencontres clients.