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 Dans Blogue, Communications Unifiées, Fax, FoIP, Innovation, Productivité, Sécurité, Technologie, Voix

Si votre entreprise utilise encore des lignes téléphoniques classiques, il peut être tentant d’opter pour un fax classique. L’appareil en tant que tel est relativement abordable et peut se raccorder aux lignes téléphoniques déjà en place. Il est tout à fait possible que votre entreprise ait déjà une installation de fax classique, et les coûts d’un changement peuvent alors vous sembler élevés par rapport au choix de rester avec ce que vous connaissez déjà.

Malheureusement, de nos jours, plusieurs facteurs rendent un fax classique peu fiable. Par exemple, les coûts quotidiens pour l’encre et le papier ne sont pas négligeables, et un appareil se brise facilement; en d’autres termes, non seulement vous ne pouvez plus vous en servir, mais vous devez aussi payer la réparation.

 

1. Le temps : le coût caché d’un télécopieur classique

Lorsqu’un employé doit imprimer un document, il doit se rendre à l’appareil, puis attendre la fin de l’envoi avant de pouvoir récupérer l’original (surtout si le document contient des données assujetties à certains règlements comme RGPD, HIPAA, SOX, FERPA ou d’autres).

De plus, il est difficile de savoir si le destinataire a bien reçu le fax en entier, alors il peut parfois s’avérer nécessaire pour la personne qui s’occupe de l’envoi de l’appeler ou de lui envoyer un courriel pour vérifier. À l’inverse, lorsqu’un employé reçoit un document urgent, essentiel ou confidentiel, il risque de devoir communiquer avec l’expéditeur pour s’assurer d’être près de l’appareil pour accuser réception du document.

Cela représente du temps perdu qui pourrait être utilisé à réaliser des tâches productives.

 

2. Les lignes téléphoniques perdent la bataille

Outre la fiabilité et les coûts des consommables, il existe un autre facteur déterminant qui l’emporte sur tous les autres : il sera impossible d’utiliser un fax dans un monde sans lignes téléphoniques classiques, ce qui arrivera plus tôt que l’on pense. En effet, l’Europe a annoncé la fin de ses services téléphoniques classiques, l’Australie suit de près, et plusieurs entreprises de téléphonie américaines envisagent de mettre fin à l’installation de nouvelles lignes.

Lorsque ces lignes ne seront plus prises en charge, l’infrastructure classique du fax deviendra inutile. C’est déjà le cas pour de nombreuses entreprises, qui sont passées de leurs services téléphoniques classiques à des systèmes de voix sur IP (VoIP) (comme le système de liaison SIP).

 

3. Le fax sur IP (FoIP) n’a pas ces problèmes

  • Offrez-vous des connexions abordables et adaptées à la technologie SIP
    Le FoIP peut contourner complètement une connexion au réseau téléphonique conventionnel en utilisant Internet pour diffuser les messages. Les connexions IP sont beaucoup moins chères que les lignes téléphoniques classiques et continueront d’être utilisées après la disparition du réseau traditionnel, ce qui représente un avantage supplémentaire.
  • Gagnez du temps en envoyant des fax de partout
    En adoptant une solution de FoIP, vous pouvez envoyer des fax à partir de votre bureau (au moyen d’un ordinateur portatif ou de bureau) au lieu de l’appareil au bout du couloir. Les clients mobiles et Internet peuvent même envoyer des fax à partir de n’importe quel endroit où il y a un signal, au moyen d’appareils comme les tablettes et les téléphones mobiles.

En outre, en vous servant de tels appareils pour l’acheminement des fax, la sécurité offerte par votre service de TI représente un avantage supplémentaire. Il est beaucoup plus sûr de consulter un fax en se connectant à un appareil électronique personnel, qu’en accumulant des morceaux de papier dans un bac accessible à tous.

  • Plus besoin d’encre, de cartouches ou de papier
    Bien qu’il soit possible d’imprimer un document FoIP, cela n’est plus nécessaire ni quand vous envoyez, ni quand vous recevez. Par conséquent, les coûts des consommables sont réduits et le nombre de copies papier de documents sensibles à classer ou à déchiqueter diminue.
  • Gérez les TI comme vous le souhaitez. Favorisez l’abonnement plutôt que l’achat
    Une bonne solution FoIP doit être disponible autant en version logicielle qu’en version Cloud. Si votre entreprise ne souhaite pas maintenir un serveur de fax sur place, les solutions FoIP dans le Cloud vous permettront de tout gérer grâce à un abonnement SaaS. Des systèmes de crédit prépayés sont aussi à votre disposition afin de payer seulement pour les services que vous utilisez.

 

Voyez-le en action : étude de cas pour le fax sur IP

Prenez connaissance de cette étude de cas afin d’en apprendre davantage sur les bénéfices économiques liés à la transition de l’infrastructure de fax physique de votre entreprise vers un système FoIP.

 

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