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 Dans Blogue, Cloud, Fax, FoIP, Général, Productivité, Technologie

Les établissements scolaires, des écoles primaires aux universités, envoient et reçoivent des documents importanFax-Over-Ip-Technologyts et confidentiels, allant des bons de commande jusqu’aux inscriptions scolaires et dossiers des étudiants. La plupart de ces derniers centralisent les départements administratifs qui gèrent les achats, la comptabilité, les données financières et les informations sur les étudiants pour l’ensemble de l’organisation. Cela signifie que de grands volumes de données hautement sensibles sont échangés chaque jour dans ces établissements scolaires. Les menaces à la sécurité ne cessant de croître, protéger ces données est devenu une préoccupation de premier plan.

Le maillon le plus faible de l’ensemble du processus d’échange d’informations à ce jour est le courriel. En effet, si les établissements scolaires cessaient d’utiliser les courriels pour envoyer des informations confidentielles, une source importante de menaces à la sécurité serait réduite. La technologie du courriel est conviviale, mais elle ne répond pas adéquatement aux exigences actuelles de sécurité dans les écoles.

Le fax premier de classe.
Des solutions alternatives d’échange sécurisé de documents existent, telles que les signatures électroniques et les logiciels de chiffrement des courriels, mais elles sont généralement complexes à mettre en place et se révèlent très peu conviviales. Il existe néanmoins une solution éprouvée, qui est sécurisée, facile à utiliser et qui crée des documents quasi impossibles à intercepter: le fax.

Malgré la croyance populaire, le fax est toujours un élément essentiel du système d’échange d’informations. Les solutions de fax ont considérablement évoluées au cours des dernières années et reposent désormais sur des logiciels, utilisant des réseaux Internet (FoIP), qui permettent d’envoyer et de recevoir des fax confidentiels par courriel.

Sept raisons d’intégrer le fax sur IP (FoIP) à votre infrastructure informatique

1.Il garantit la sécurité des dossiers des étudiants
Les responsables des universités et des collèges doivent faire face à de nombreuses menaces potentielles. Il importe d’empêcher tout accès illégal aux informations sur les étudiants pour empêcher un changement de notes ou de détruire des renseignements propres à l’établissement. Grâce à la technologie FoIP, les professeurs et les administrateurs peuvent facilement et en toute sécurité transmettre les dossiers des étudiants. Ils peuvent également suivre efficacement la livraison d’un document et transférer des messages fax de façon sécurisée à leurs collègues.

2.II s’agit d’un outil très fiable
Le FoIP appuie divers modèles de déploiement de continuité de service, de la haute disponibilité jusqu’à la reprise après sinistre et la continuité de service assurée par le site distant qui garantit l’intégrité et la disponibilité de vos données de fax.

3.Il libère du temps pour ce qui importe le plus
L’entretien et le dépannage des fax d’une institution constituent pour un département informatique une activité difficile et laborieuse. Le FoIP simplifie les choses en s’intégrant naturellement au système téléphonique actuel, ce qui réduit le temps passé à régler des problèmes techniques liés au fax.

4.Il s’adapte rapidement aux exigences de votre établissement
Comme le FoIP est une solution logicielle, de nouveaux canaux de fax peuvent facilement être ajoutés afin d’augmenter le volume de fax lors des périodes d’activité intense. Ce haut degré d’adaptabilité offre aux établissements scolaires une réponse à leurs besoins en constante évolution.

5.Il permet d’économiser des milliers de dollars chaque année
La technologie FoIP d’aujourd’hui réduit le nombre de lignes téléphoniques et la nécessité d’imprimer sur du papier, ce qui en retour réduit les frais d’entretien et d’encre, et permet aux organisations d’économiser potentiellement des dizaines de milliers de dollars chaque année. La réduction du nombre de dossiers papier se traduit également par une demande moins élevée en immobilier pour stocker ces dossiers.

6.Il centralise les solutions, les rendant accessibles de partout
La technologie FoIP permet de transmettre un dossier en temps réel, et est accessible en tout lieu et indépendamment de l’appareil utilisé. Les départements informatiques peuvent centraliser tous les types de fax dans les écoles, les arrondissements et toutes autres parties prenantes.

7.Il vous permet de vous conformer aux lois applicables dans le secteur.
Le système de contrôle intégré et les fonctions de gestion et de chiffrement répondent aux exigences en matière de conformité, tel que le FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) sur la protection de la vie privée des étudiants concernant les dossiers scolaires.

Points forts de XM FaxMD pour les établissements scolaires
XMedius possède une expérience incomparable dans l’intégration des solutions de fax aux systèmes informatiques des établissements scolaires.

  • L’intégration de XM FaxMD aux infrastructures VoIP, applications, outils collecticiels, PBX IP, systèmes de messagerie vocale et imprimantes multifonctions existantes permet de rationaliser les processus opérationnels.
  • XM FaxMD a également été intégré à toute une série de logiciels tiers et est reconnu comme étant la solution de fax IP la plus fiable et la plus mature sur le marché.
  • Au sein d’organisations aux multiples succursales, les frais longues distances sont considérablement réduits grâce à la fonction de routage à moindre coût intégrée dans XM FaxMD.
  • Les fax sont acheminés par des lignes téléphoniques, Internet, intranet et des environnements de réseau local et étendu. Les fax entrants sont orientés vers le destinataire approprié sans intervention humaine, afin de limiter les accès non autorisés aux renseignements personnels des étudiants.
  • Les fonctionnalités de contrôle et de suivi créent une piste de vérification de tous les fax envoyés et reçus.
    XM FaxMD fonctionne grâce à l’intégration FoIP T.38 la plus avancée pour les plates-formes de VoIP.
  • XM FaxMD permet de réduire le coût total de possession (TCO) de l’infrastructure de fax en éliminant les machines, les lignes téléphoniques, ainsi que les coûts d’approvisionnement et d’entretien associés.
  • XM FaxMD a gagné de nombreux prix dans la sphère de la téléphonie IP. En combinant XM FaxMD avec vos imprimantes multifonctions, nous pouvons développer et fournir une solution de fax enrichie pour les établissements scolaires.


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