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Pourquoi le fax est toujours le bon outil pour la crise actuelle

 Dans Cloud, Fax, FoIP, Sécurité, Technologie

Un récent article publié dans La Presse citait le premier ministre du Québec, François Legault, qui blâmait le fax pour la difficulté de l’Institut National de Santé Publique du Québec à présenter des comptes de décès COVID exacts. Il qualifie les machines de fax d’archaïques, affirme qu’il est absurde de continuer à utiliser le fax et le courrier postal à l’ère moderne pour communiquer des statistiques et demande que les choses changent.

Pas faux, mais à moitié vrai

Comme la campagne « Axe the Fax » du service national de santé britannique, il s’agit d’un autre exemple d’organisations qui examinent les vieux appareils de fax dont ils dépendent et décident qu’il est plus que temps de s’en débarrasser. Cependant, il est essentiel de se rappeler pourquoi nous utilisons encore le fax, et de découvrir comment conserver les bonnes choses tout en se débarrassant des (très) mauvaises.

Les appareils de fax sont archaïques

On ne peut pas nier que les appareils de fax sont des dinosaures dont l’heure est venue. Ils brisent, ils perdent des fax, ils engloutissent de l’encre et du papier, ils nécessitent des lignes téléphoniques coûteuses… ils donnent envie aux professionnels de l’informatique de s’arracher les cheveux.

Mais le fax n’est plus ce que vous pensez… La technologie évolue, et tout comme votre téléphone est maintenant un petit ordinateur dans votre poche, le fax s’est transformé en une puissante technologie numérique.

Pourquoi le fax vaut la peine d’être conservé

Le fax existe depuis des décennies parce qu’il est facile et sécuritaire, des qualités qui en font un moyen idéal pour garder le contact entre les gens. Toute personne disposant d’une ligne téléphonique et d’un appareil peut recevoir un fax, et le message sera immuable et difficile à intercepter.

À l’ère de la COVID, les obligations en matière de protection de la vie privée telles que l’HIPAA, la FERPA et la RGPD n’ont pas été supprimées. En fait, avec les pics d’activités frauduleuses qui se produisent lorsque les fraudeurs cherchent des identités à voler pour, par exemple, toucher des allocations de chômage, la sécurité est devenue encore plus importante.

En raison de ces lois et de la longue tradition du fax, il reste le moyen de communication essentiel pour des secteurs tels que la santé, l’éducation, la finance et le gouvernement. Le fait d’abandonner le fax à l’heure actuelle pourrait empêcher les organisations de communiquer de façon sécuritaire.

La solution ? Jeter les appareils, mais garder le fax

Les appareils de fax traditionnels ont depuis longtemps dépassé leur utilité, mais le fax, en tant que moyen de transmission sécurisé, possède encore des atouts considérables qui en font un outil idéal pour les communications médicales à l’ère de la COVID.

La réponse ? Mettre en place une solution de fax numérique (aussi appelé Fax sur IP, FoIP) pour se débarrasser des appareils de fax, mais continuer à utiliser le fax. Ces outils utilisent les ordinateurs existants et la connexion Internet de votre organisation pour envoyer et recevoir des fax. Des connecteurs sont disponibles pour les intégrer directement dans les appareils mobiles, les systèmes de dossier médical de santé et les imprimantes multifonctions – ce qui permet d’apporter le fax là où votre personnel en a besoin (même lorsqu’il travaille à domicile) plutôt que de devoir se rendre à l’appareil.

En omettant la nécessité d’imprimer tout ce qui entre ou sort, les coûts de maintenance et de réparation reliés à un appareil de fax traditionnel sont considérablement réduits. De plus, la fiabilité est accrue, et l’envoi d’un fax devient aussi pratique que l’envoi d’un courrier électronique, tout en étant nettement plus sûr.

L’avantage de passer à une solution de fax numérique est que vous vous débarrassez des problèmes d’appareils de fax, tout en maintenant vos relations avec toutes les autres organisations qui utilisent le fax. De leur point de vue, rien n’aura changé (au-delà de la fiabilité accrue de vos communications).

Optez pour une solution novatrice, simple et sécurisée

Si vous êtes prêt à échanger les appareils fax traditionnels de votre organisation contre une solution numérique moderne, fiable et rentable, OpenText vous propose un éventail d’options. Des installations sur site qui vous donnent un contrôle physique total de vos données aux solutions de cloud qui peuvent être rapidement mises en œuvre et étendues pour répondre à des besoins changeants. Contactez-nous pour obtenir des réponses à vos questions, une démonstration personnalisée ou même un essai gratuit.

 

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