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Politique de confidentialité
pour le site web XMedius

Cette politique de confidentialité s’applique au site Web. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité applicable aux services ici.

XMedius Solutions Inc. et ses sociétés affiliées (collectivement « XMedius ») respectent la confidentialité de vos informations personnelles et s’engagent à les protéger et à les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DÉCRIT LA MANIÈRE DONT XMEDIUS COLLECTE, UTILISE ET DIVULGUE LES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT. VEUILLEZ NOTER QUE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ NE DÉTAILLE PAS LES PROCESSUS DE COLLECTE, D’UTILISATION ET DE DIVULGATION DES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT DES PERSONNES PHYSIQUES OU MORALES POUVANT VOUS FOURNIR NOTRE SERVICE (NOTAMMENT, VOTRE EMPLOYEUR, LE SERVICE INFORMATIQUE DE VOTRE EMPLOYEUR OU D’AUTRES PERSONNES). POUR EN SAVOIR PLUS SUR LES PROCESSUS DE COLLECTE, D’UTILISATION ET DE DIVULGATION DES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT DE CHAQUE PARTIE (le « FOURNISSEUR DE SERVICES »), VEUILLEZ CONTACTER VOTRE FOURNISSEUR DE SERVICES CONCERNÉ.

  1. PORTÉE ET APPLICATION
  2. POURQUOI NOUS COLLECTONS DES INFORMATIONS
  3. INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS ET STOCKAGE
  4. DIVULGATION DES INFORMATIONS
  5. SÉCURITÉ
  6. HYPERLIENS ET TIERS
  7. INFORMATIONS GÉNÉRALES ET EXERCICE DE VOS DROITS
  8. PORTÉE ET APPLICATION

Le terme « informations personnelles » désigne toute information, ou une combinaison d’informations, qui identifie spécifiquement une personne, comme son nom, sa date de naissance et son adresse e-mail, et toute autre information devant être traitée comme « informations personnelles » en vertu de la loi applicable.

La présente Politique de confidentialité régit la collecte, l’utilisation et le stockage des informations obtenues auprès des utilisateurs via l’utilisation (i) de l’interface ou de l’application Web XM Fax® ; (ii) de l’interface ou l’application Web XM SendSecure® ; (iii) de l’interface XM Connect (également connue sous le nom de CXE-Voice) ; ou (iv) de nos solutions logicielles (ci-après dénommées collectivement l’« Interface »).

L’Interface offre (i) des services sur site et/ou cloud relatifs, entre autres, à la transmission de fax et au partage sécurisé de fichiers, et (ii) la possibilité d’enregistrer et de transmettre des messages vocaux et de traiter les appels téléphoniques (les « Solutions »).

La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les informations collectées par XMedius via l’Interface liées à l’utilisation des Solutions, ainsi qu’à tous les services liés à la fourniture de ces Solutions.

EN CONCLUANT UN CONTRAT POUR ACCÈDER AUX SOLUTIONS ET/OU EN LES UTILISANT, VOUS ACCEPTEZ D’ÊTRE LIÉ PAR LES CONDITIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

XMedius se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à tout moment sans préavis. La version actuelle de la Politique de confidentialité est disponible sur l’Interface et indique sa date de prise d’effet. Si les modifications apportées à la Politique de confidentialité sont importantes en matière de risque d’atteinte à la vie privée, nous vous en informerons 30 jours avant la prise d’effet de ces modifications par e-mail ou en publiant un avis bien visible sur la page de destination des Solutions. Vous serez réputé avoir accepté ces modifications si vous continuez à utiliser les Solutions après de telles modifications. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre Politique de confidentialité.

Lorsque les Solutions sont connectées à un service hébergé exploité par un Fournisseur de services, les politiques de confidentialité de ce Fournisseur de services s’appliquent également. Nous vous encourageons à lire et consulter ces politiques et pratiques en matière de confidentialité de temps à autre. Les clients peuvent, s’ils le souhaitent, configurer les Solutions pour les intégrer à des services tiers tels que Google Cloud Print, Xerox Mobile Print, les services HP E-print, ReCaptcha, l’API Google Cloud Speech, Microsoft Speech to Text, VoiceBase Text to speech ; nous vous encourageons à lire et consulter les politiques et pratiques en matière de confidentialité des tiers applicables de temps à autre.

  1. POURQUOI NOUS COLLECTONS DES INFORMATIONS

Les informations sont collectées et peuvent être utilisées notamment aux fins suivantes :

  • assurer le bon fonctionnement des Solutions, y compris pour la gestion des comptes XMedius Cloud et l’activation des licences ;
  • résoudre tout problème signalé, y compris dans le but de dépanner, d’assister, d’optimiser et d’enquêter sur les événements de sécurité liés aux Solutions ou de restaurer les données perdues ;
  • évaluer, optimiser et améliorer les Solutions ;
  • vous contacter à propos des Solutions ;
  • suivre l’utilisation des Solutions ; et
  • facturer aux clients l’utilisation des Solutions.
  1. INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS ET STOCKAGE

3.1 XM Fax

Informations hébergées dans des centres de données de colocalisation exploités aux États-Unis, en France et au Canada :

  • documents et informations liés aux transmissions de fax (y compris les répertoires de contacts, noms, adresses e-mail, adresses postales, numéros de téléphone et sexe), documents et métadonnées, cookies et jetons de sécurité ;
  • les données consignées par le système, qui peuvent inclure des adresses IP, des adresses MAC, des identifiants d’appareil, des identifiants uniques, des traces réseaux, des métadonnées de fax ou d’appel, des emplacements, des numéros de téléphone, des noms d’utilisateur et des noms d’ordinateurs.

Durée de conservation :

  • les données liées aux applications de fax seront conservées pendant une durée pouvant aller jusqu’à 90 jours après la clôture du compte, passé ce délai, elles seront supprimées ;
  • les données consignées par le système et les données de sauvegarde peuvent être conservées jusqu’à un an et peuvent être consultées par l’équipe d’infrastructure cloud.

XM Fax fait appel à des fournisseurs de services de télécommunication (« Telco ») pour envoyer et recevoir des fax dans le cadre de sa prestation de services. À ce titre, les informations client seront transportées via ces réseaux Telco et d’autres homologues Telco nécessaires pour assurer la livraison sur le réseau téléphonique public commuté.

3.2 XM SendSecure et portail XM Cloud Management

Informations hébergées dans une infrastructure de cloud public exploitée par des fournisseurs de cloud PaaS, IaaS tiers aux États-Unis, en Irlande et au Canada :

  • données de gestion de compte, y compris les informations de compte, les paramètres de compte, les utilisations des services (y compris les CDR, les factures et l’historique de consommation), le répertoire des utilisateurs (y compris les noms, adresses e-mails, adresses postales, numéros de téléphone, noms d’utilisateur et hachages de mot de passe), les demandes de numéros de fax ou de téléphone, les cookies et les jetons de sécurité ;
  • données d’application SendSecure, y compris les fichiers, les messages, les informations sur les participants (y compris les noms, adresses e-mails et numéros de téléphone), les paramètres SendSecure, les clés de chiffrement, les pistes d’audit (y compris les noms, adresses e-mail, noms de fichiers et adresses IP), d’autres métadonnées, cookies et jetons de sécurité ;
  • les données consignées par le système, qui peuvent inclure les adresses IP, les adresses MAC, l’ID de l’appareil, les ID uniques, la trace réseau, l’emplacement, le numéro de téléphone, le nom d’utilisateur et le nom de l’ordinateur.

Durée de conservation :

  • les données liées à la gestion de compte et à l’application SendSecure seront conservées pendant une durée pouvant aller jusqu’à 90 jours après la clôture du compte, passé ce délai, elles seront supprimées ;
  • les données consignées par le système et les données de sauvegarde peuvent être conservées jusqu’à un an et peuvent être consultées par l’équipe d’infrastructure cloud.

XM SendSecure fait appel à des fournisseurs de services SMS et vocaux pour envoyer des codes d’authentification à deux facteurs, si aucune donnée personnelle n’est transmise dans ces messages, le numéro de téléphone du destinataire est toutefois utilisé comme adresse de livraison.

3.3 XM Connect/CXE-Voice

Informations hébergées dans une infrastructure de cloud privé aux États-Unis :

  • documents et informations liés aux messages vocaux et appels téléphoniques (y compris les répertoires de contacts, noms, adresses e-mail, adresses postales, numéros de téléphone et sexe), aux cookies et aux jetons de sécurité ;
  • les données consignées par le système qui peuvent inclure des adresses IP, des adresses MAC, des ID d’appareil, des ID uniques, des traces réseaux, des métadonnées de fax ou d’appel, des emplacements, des numéros de téléphone, des noms d’utilisateur et des noms d’ordinateurs.

Durée de conservation :

  • Les données liées aux messages vocaux, à la gestion de comptes et à l’application XM Connect/CXE-Voice seront conservées pendant une durée pouvant aller jusqu’à 60 jours après la clôture du compte, passé ce délai, elles seront supprimées.

3.4 Service d’assistance et plateforme de facturation XMedius

Informations sur les applications hébergées (SaaS) par des tiers aux États-Unis :

  • données de ticket d’assistance, y compris les informations client (nom, coordonnées, adresse e-mail), messages de ticket d’assistance et fichiers d’assistance ;
  • données de facturation, y compris les informations de facturation (nom, téléphone, adresse e-mail, adresse postale, etc.), les factures, les utilisations des services et les informations de carte de crédit. Les données de facturation (à l’exclusion des informations de carte de crédit) peuvent être conservées jusqu’à sept ans après la clôture du compte.

Durée de conservation :

  • les données de ticket d’assistance seront supprimées 90 jours après la clôture du compte ou deux ans après l’expiration du contrat de maintenance, selon le cas ;
  • les données de facturation (à l’exclusion des informations de carte de crédit) peuvent être conservées jusqu’à sept ans après la clôture du compte.

 

3.5 Serveurs de licences hébergés par XMedius au Canada et aux États-Unis :

Toutes les informations collectées par le serveur de licences seront uniquement utilisées à des fins de licence conformément aux dispositions énoncées dans la présente Politique de confidentialité.

 

Veuillez noter que vous pouvez accéder aux Solutions depuis divers appareils et que ces appareils peuvent collecter des informations vous concernant (y compris le nom d’utilisateur, les mots de passe, l’adresse e-mail, l’emplacement, divers paramètres, etc.) et les stocker localement sur votre appareil. Nous vous encourageons à lire et à consulter de temps à autre les politiques et pratiques en matière de confidentialité applicables des tiers.

  1. DIVULGATION DES INFORMATIONS

Nous ne divulguons jamais vos informations personnelles à toute personne ou entité extérieure à XMedius sans votre consentement, sauf dans les cas énoncés ci-après et uniquement si ce tiers a mis en place des mesures de protection appropriées qui garantissent au moins le même niveau de sécurité que le nôtre :

  • nos fournisseurs dont les services ont été retenus pour effectuer des tâches en notre nom (par exemple, le traitement des données). XMedius prend toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que ces fournisseurs tiers traitent vos informations aux seules fins identifiées par XMedius ;
  • toute entité résultant d’une fusion, d’une réorganisation d’entreprise ou d’un changement de contrôle de XMedius, total ou partiel ;
  • toute autorité publique si la loi l’exige, pour défendre nos droits, ou autrement en conformité avec la loi. Dans le cas où XMedius est tenue de divulguer des informations ou de fournir une copie de ces informations à une autorité gouvernementale en vertu de la loi ou en vertu d’une ordonnance du tribunal, XMedius tentera de vous en informer au préalable, dans la mesure, toutefois, où la loi l’y autorise.

NOUS NE VENDONS PAS LES INFORMATIONS PERSONNELLES DISPONIBLES À DES TIERS. NOUS UTILISONS LES INFORMATIONS COLLECTÉES EXCLUSIVEMENT CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

À l’exclusion des métadonnées, et dans ce cas, aux fins énoncées à la section 3 ci-dessus et accessibles uniquement par le personnel concerné, nous ne surveillons pas le contenu des communications réalisées via nos Solutions. Bien que les documents ou messages envoyés soient conservés sur nos serveurs pour les mettre à votre disposition et à disposition du destinataire de ces documents et messages, nous n’accédons ni ne donnons accès au contenu des documents et messages, sauf si nous avons des raisons de croire qu’il constitue une violation de nos Conditions générales, ou uniquement en conformité avec ces Conditions générales. Nous ne mettons pas le contenu des documents ou des messages à la disposition d’un tiers autre que le destinataire, à moins que la loi ne nous y oblige.

  1. SÉCURITÉ

Toutes les données sont stockées sur des serveurs avec des garanties de haute sécurité, protégées contre l’utilisation abusive et l’accès par des personnes non autorisées. Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physiques, administratives et techniques appropriées dans nos bureaux et nos centres de stockage d’informations. Les informations sont uniquement mises à disposition des personnes (employés ou représentants) ayant besoin d’y accéder dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.

Pour les Solutions avec stockage disponibles dans plusieurs régions, sauf accord contraire écrit et sous réserve des dispositions établies dans la présente Politique de confidentialité, le pays saisi par l’administrateur du Compte client lors de la configuration initiale des Solutions détermine l’emplacement de stockage de vos données : (i) si le pays ou la région principal(e) est aux États-Unis, l’emplacement de stockage sera aux États-Unis ; (ii) si le pays ou la région principal(e) se situe sur le territoire de l’Union européenne, l’emplacement de stockage sera dans l’Union européenne ; (iii) si le pays ou la région principal(e) est au Canada, l’emplacement de stockage sera au Canada ; et (iv) pour tout autre pays, l’emplacement de stockage se trouvera aux États-Unis si la commande a été traitée par XMedius Solutions Inc., et se trouvera dans l’Union européenne si la commande a été traitée par XMedius Europe SAS. Les données peuvent également être traitées par des fournisseurs de services tiers de XMedius afin de permettre à XMedius de fournir les Solutions de manière appropriée à condition que des garanties spécifiques appropriées soient mises en place.

XMedius n’initiera pas de transfert de données client en dehors de la zone ou du pays désigné sans le consentement explicite du client. Toutefois, aux fins de la mise à disposition du service, de la facturation, de l’assistance et du dépannage, le personnel concerné situé au Canada, aux États-Unis et en Europe peut consulter, traiter et/ou transférer à distance des informations situées aux États-Unis, en Europe et au Canada.

MÊME SI XMEDIUS PREND DES MESURES RAISONNABLES POUR PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE, SACHEZ QU’AUCUN MODE DE TRANSMISSION D’INFORMATIONS SUR INTERNET OU DE STOCKAGE D’INFORMATIONS N’EST TOTALEMENT SÉCURISÉ ET XMEDIUS NE PEUT DONC GARANTIR LA SÉCURITÉ ABSOLUE DE CES INFORMATIONS LORS DE LA TRANSMISSION OU DU STOCKAGE SUR SES SYSTÈMES OU CEUX DE SES SOUS-TRAITANTS. XMEDIUS NE PEUT GARANTIR NI DÉCLARER QUE VOS INFORMATIONS SERONT PROTÉGÉES CONTRE TOUTE PERTE, UTILISATION ABUSIVE OU ALTÉRATION PAR DES TIERS.

  1. HYPERLIENS ET TIERS

L’Interface peut inclure, à titre informatif, des liens vers des sites ou des ressources de tiers sur Internet. En cliquant sur ces liens, vous quittez l’Interface. Toutes les informations personnelles que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites sont soumises aux politiques de confidentialité de ces tiers. XMedius n’exerce aucun contrôle sur le fonctionnement des sites Web ou applications de tiers et le fait qu’ils soient répertoriés sur notre Interface n’engage en aucun cas la responsabilité de XMedius.

  1. INFORMATIONS GÉNÉRALES ET EXERCICE DE VOS DROITS

Vous disposez des droits suivants sur les informations personnelles collectées par XMedius : (i) le droit de connaître et d’accéder aux informations personnelles vous concernant collectées par XMedius et d’obtenir des communications concernant les fins pour lesquelles vos informations personnelles sont traitées, (ii) le droit de mettre à jour ou de rectifier vos informations personnelles, (iii) le droit à l’effacement de vos informations personnelles, (iv) le droit de s’opposer au traitement de vos informations personnelles par XMedius, (v) le droit à la portabilité de vos informations personnelles.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, déposer une plainte ou pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité aux coordonnées suivantes :

Address : 275 Frank Tompa Drive, Waterloo, Ontario, Canada, N2L 0A1
Phone: +1.519.888.7111
Fax: +1.519.888.0677
Adresse e-mail : privacy@xmedius.com
SendSecure : https://sendsecure.xmedius.com/r/98b1104664ab4cdf9f7d3900f04c2a32

Nous ferons de notre mieux pour traiter votre demande dans les meilleurs délais. Veuillez noter que nous pouvons parfois être amenés à refuser votre demande en vertu des lois applicables.

La version la plus récente de la présente politique est disponible à l’adresse : www.xmedius.com/en/privacy-policy/

Date effective : 1er Novembre 2020