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Politique de confidentialité

Les Solutions XMedius inc. et ses filiales (collectivement « XMedius ») se soucient du respect de la confidentialité de vos renseignements personnels et s’engage à les protéger et à ne les utiliser qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

  1. PORTÉE ET APPLICATION
  2. POURQUOI NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS
  3. LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS ET COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT CONSERVÉS
  4. COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT COMMUNIQUÉS
  5. SÉCURITÉ
  6. HYPERLIENS ET TIERS
  7. TÉMOINS
  8. INFORMATION GÉNÉRALE ET COMMENT FAIRE VALOIR VOS DROITS

 

1.    PORTÉE ET APPLICATION

Le terme « renseignement personnel » désigne les renseignements qui permettent d’identifier une personne en particulier, par exemple le nom, la date de naissance et l’adresse courriel, et tout autre renseignement devant être traité comme un « renseignement personnel » conformément aux lois applicables.

La présente Politique de confidentialité régit la collecte, l’utilisation et la conservation de renseignements obtenus des utilisateurs lors de l’utilisation de (i) l’interface ou l’application Web XMediusFAX®; (ii) l’interface ou l’application Web XMediusSENDSECURE®; (iii) nos solutions logicielles; ou (iv) tout autre service ou solution conçus par XMedius (ci-après collectivement l’« Interface »). La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements recueillis par XMedius au moyen de l’Interface.

L’Interface offre des services hébergés à l’interne et/ou dans le nuage lesquels sont relatifs, entre autres, à la transmission de télécopies et au le partage sécurisé de fichiers (les « Services infonuagiques de XMedius »).

Cette Politique de confidentialité s’applique à la fois aux services offerts par XMedius lors de l’utilisation de l’Interface et/ou aux Services infonuagiques de XMedius (collectivement les « Services »). En signant un contrat pour recevoir les Services et/ou en utilisant ceux-ci, vous acceptez d’être lié par les conditions de la présente Politique de confidentialité.

XMedius se réserve le droit de changer la présente Politique de confidentialité à tout moment sans préavis. La version à jour de la Politique de confidentialité est disponible dans l’Interface; la date d’entrée en vigueur y est indiquée. Si des changements de nature à modifier de manière importante le risque en matière de vie privée sont apportés à la Politique de confidentialité, vous en serez avisé par courriel ou au moyen d’un avis publié sur la page d’accueil de l’Interface trente (30) jours avant la date de prise d’effet de ces changements. Si vous continuez d’utiliser l’Interface après l’entrée en vigueur de tels changements, vous serez réputé avoir accepté ces changements. Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre Politique de confidentialité.

Veuillez prendre note qu’une politique de confidentialité s’applique spécifiquement à votre accès et à votre utilisation des Services infonuagiques de XMedius disponibles sur xmedius.com (noeud américain), xmedius.eu (nœud européen) et xmedius.ca (nœud canadien).

 

2.    POURQUOI NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements sont recueillis et utilisés notamment aux fins suivantes :

  • afin de fournir les Services convenablement, notamment pour gérer les comptes infonuagiques XMedius;
  • afin de traiter les problèmes qui nous sont signalés, notamment pour faire du dépannage, du soutien, de l’optimisation et des examens en matière de bris de sécurité relativement aux Services infonuagiques de XMedius ou pour restaurer les données perdues;
  • afin d’évaluer, d’optimiser et d’améliorer les Services;
  • afin de vous contacter relativement aux Services;
  • afin de suivre l’utilisation des Services et facturer les Services.

 

3.   LES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS ET COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT CONSERVÉS

Hébergés dans des centres de colocation de données exploités aux États-Unis, en France et au Canada :

  • Documents et informations en lien avec la transmission des télécopies (y compris des répertoires de contacts (nom, adresse courriel, adresse, numéro de téléphone et genre), documents et métadonnées), témoins et jetons de sécurité;
  • Système de données, ce qui peut inclure des adresses IP, des adresses MAC, des identifiants d’appareils, des identifiants uniques, des traces du réseau, des métadonnées de télécopie, des numéros de téléphone, des noms d’utilisateurs et des noms d’ordinateurs.

Hébergés dans de l’infrastructure infonuagique publique exploitée par des tiers fournisseurs PaaS, IaaS en infonuagique aux États-Unis, en Irlande et au Canada :

  • Données de gestion de compte, y compris l’information relative aux comptes, les paramètres des comptes, l’utilisation des services (y compris les EDA, les factures et l’historique d’utilisation), l’annuaire des utilisateurs (y compris leurs noms, adresses courriel, adresses, numéros de téléphone, noms d’utilisateur, hachages de mots de passe), demandes de numéros de télécopieur, témoins et jetons de sécurité;
  • Données de l’application SendSecure, y compris des dossiers, des messages, de l’information relative aux participants (y compris leurs noms, adresses courriel et numéros de téléphone), les paramètres de SendSecure, les clés de cryptage, les pistes de vérification (y compris les noms, adresses courriel, noms de dossiers, et adresses IP), autres métadonnées, témoins et jetons de sécurité;
  • Système de données, ce qui peut inclure des adresses IP, des adresses MAC, des identifiants d’appareils, des identifiants uniques, des traces de réseau, des numéros de téléphone, des noms d’utilisateurs et des noms d’ordinateur.

Les données relatives à une application de télécopie, à la gestion de comptes et à l’application SendSecure seront conservées pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fermeture du compte, après quoi elles seront supprimées. Les systèmes de données et les données de sauvegarde peuvent être conservées jusqu’à un an et l’équipe responsable de l’infrastructure du nuage peut y accéder en tout temps.

Hébergé dans l’application (SaaS) de tiers aux États-Unis :

  • Données relatives à la gestion des demandes de support, incluant les informations du client (nom, contact et courriel), le message de la demande de support et les fichiers s’y rapportant. Les données des demandes de support quatre-vingt-dix (90) jours après la fermeture du compte;
  • Données relatives à la facturation, y compris les renseignements sur la facturation (nom, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse, etc.), les factures, les données relatives à l’utilisation des services et les renseignements relatifs aux cartes de crédit. Les données relatives à la facturation (à l’exception des renseignements relatifs aux cartes de crédit) peuvent être conservées jusqu’à sept (7) ans suivant la fermeture du compte.

Le personnel concerné peut accéder aux données lorsque cela est nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions liées aux Services et conformément aux fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité.

Pour son service de télécopie, XMedius fait appel à des fournisseurs de services de télécommunication (Telco) pour la transmission et la réception de communications en mode télécopie. Ainsi, les télécopies seront transmises via les réseaux de Telco et ceux de leurs homologues afin d’être acheminées sur le réseau téléphonique commuté public (RTCP).

Les clients peuvent configurer les Services infonuagiques de XMedius afin qu’ils s’intègrent aux services fournis par des tiers tels Google Cloud Print, Xerox Mobile Print, les services HP E-print, ReCaptcha, etc. En ce qui a trait à la confidentialité des données lors de l’utilisation de ces services, les clients doivent se référer aux politiques de confidentialité applicables des fournisseurs tiers.

SendSecure utilisent des fournisseurs de services de messagerie texte et vocale afin d’envoyer des codes d’authentification à deux facteurs. Bien qu’aucun renseignement personnel n’est transmis dans ces messages, le numéro de téléphone du destinataire est utilisé comme adresse d’envoi.

Diverses interfaces permettent d’accéder aux Services infonuagiques de XMedius. Ces interfaces peuvent recueillir vos renseignements personnels (y compris votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, votre adresse courriel, divers paramètres, etc.) et les conserver localement sur votre appareil. Ces renseignements seront utilisés uniquement aux fins prévues par la présente Politique de confidentialité.

4.    COMMENT LES RENSEIGNEMENTS SONT COMMUNIQUÉS

Nous ne divulguons jamais vos renseignements personnels à quiconque à l’extérieur de XMedius sans votre consentement, à l’exception des tiers suivants et seulement si ceux-ci ont mis en place les garanties de sécurité appropriées afin d’assurer au moins le même niveau de sécurité que le nôtre :

  • nos fournisseurs dont les services ont été retenus afin de s’acquitter de certaines fonctions pour notre compte (p. ex. traitement de données). XMedius prend les mesures nécessaires pour s’assurer que ces fournisseurs traitent vos renseignements aux seules fins déterminées par XMedius;
  • toute entité advenant une fusion, une réorganisation corporative ou un changement de contrôle de XMedius, en tout ou en partie;
  • toute autorité publique si la loi l’exige, ou pour défendre nos droits, ou autrement conformément à la loi. Si XMedius doit divulguer des renseignements ou fournir une copie de ces renseignements à une agence gouvernementale en vertu d’une loi ou conformément à une ordonnance d’un tribunal, XMedius essaiera de vous en aviser au préalable dans la mesure où la loi le permet.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel à des tiers. Nous utilisons les renseignements recueillis uniquement conformément à la présent Politique de confidentialité.

À l’exception des métadonnées, et dans ce cas aux fins prévues à la section 3 ci-dessus, nous ne vérifions pas le contenu des correspondances envoyées au moyen de nos Services. Bien que les documents envoyés soient stockés sur nos serveurs afin que l’expéditeur et le destinataire puissent y avoir accès, nous n’accédons, et ne donnons accès, au contenu de ces documents que conformément à nos Conditions ou si nous avons une raison de croire que ces Conditions ont été violées. Le contenu des documents n’est pas accessible à un tiers autre que le destinataire, sauf si la loi l’exige.

 

5.    SÉCURITÉ

Toutes les données sont conservées sur des serveurs avec des garanties de haute sécurité, protégées contre les usages non conformes et l’accès par des personnes non autorisées. Nous nous efforçons de maintenir en place les mesures de sécurité physiques, administratives et techniques nécessaires à nos bureaux et aux centres de conservation de renseignements. Les renseignements sont uniquement mis à la disposition des particuliers (employés ou agents) qui doivent avoir y accès pour mener à bien leurs responsabilités.

En l’absence d’une entente écrite spécifique à ce sujet et sous réserve de ce qui est autrement prévu dans la présente Politique de confidentialité, le pays à partir duquel l’administrateur du compte du client saisit les données lors de l’installation initiale des Services détermine l’emplacement de la conservation de vos données : (i) si le pays est les États-Unis ou la région s’y situe, la conservation se fera aux États-Unis; (ii) si le pays ou la région se situent dans le territoire de l’Union européenne, la conservation se fera sur le territoire de l’Union européenne; et (iii) si le pays est le Canada ou la région s’y situe, ou encore tout autre pays, la conservation se fera au Canada. De plus, les données peuvent être traitées par des tiers fournisseurs de services de XMedius afin de permettre à XMedius de fournir adéquatement les Services, à condition que des garanties appropriées soient prévues.

En ce qui a trait aux données conservées dans nos nœuds régionaux de l’Europe, des États-Unis et du Canada, XMedius n’initiera pas de transfert de données portant sur les clients à l’extérieur de la zone désignée sans obtenir le consentement explicite de ces derniers. Cependant, aux fins de l’approvisionnement, de la facturation, du soutien ou du dépannage, le personnel concerné du Canada et de l’Europe peut consulter à distance les renseignements conservés aux États-Unis, en Europe et au Canada et/ou transférer des données.

Bien que XMedius prenne des moyens raisonnables afin de protéger votre vie privée, aucun mode de transmission ou de conservation d’information sur Internet n’est totalement sûr. Par conséquent, XMedius ne peut garantir la sécurité absolue de l’information durant sa transmission ou conservation dans nos systèmes ou ceux de nos sous-traitants. XMedius ne peut garantir ni ne représente que vos renseignements seront protégés contre la perte, le mauvais usage ou la modification par des tiers.

 

6.    HYPERLIENS ET TIERS

L’Interface peut inclure, à titre informatif, des liens vers des sites ou des ressources de tiers qui se trouvent sur Internet. En cliquant sur ces liens, vous quittez l’Interface. Toute information que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites sera sujette à la politique de confidentialité propre à ces derniers. XMedius n’exerce aucun contrôle sur les sites ou les applications de tiers et le fait qu’ils soient répertoriés dans l’Interface n’engage pas la responsabilité de XMedius de quelque manière que ce soit.

 

7.    TÉMOINS

Nous pouvons utiliser des témoins pour recueillir des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier concernant votre ordinateur, votre appareil mobile ou vos activités afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur. Vous pouvez gérer vos paramètres relatifs aux témoins directement sur votre navigateur. Toutefois, si vous désactivez ou supprimez les témoins, certaines parties des Services ou de l’Interface pourraient ne pas fonctionner correctement.

 

8.    RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX ET COMMENT FAIRE VALOIR VOS DROITS

En ce qui a trait aux renseignements personnels recueillis par XMedius, vous avez les droits suivants : (i) droit de savoir quels sont les renseignements personnels vous concernant recueillis par XMedius, d’y accéder et d’obtenir de l’information relativement aux motifs pour lesquels vos renseignements personnels sont traités; (ii) droit de mettre à jour ou de corriger vos renseignements personnels; (iii) droit à l’effacement de vos renseignent personnels; (iv) droit de vous opposer au traitement par XMedius de vos renseignements personnels; (v) droit à la portabilité de vos renseignements personnels.

 

Si vous souhaitez faire valoir vos droits susmentionnés, déposer une plainte ou si vous avez toute question relativement à la présente Politique de confidentialité, veuillez communiquer avec notre agent du service de la protection de la vie privée de la façon suivante :

 

Adresse : 3400, boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 1135, Montréal, (Québec)  H3Z 3B8

Phone : +1.514.787.2100

Fax : +1.514.787.2111

Courriel : privacy@xmedius.com

SendSecure: https://sendsecure.xmedius.com/r/98b1104664ab4cdf9f7d3900f04c2a32

 

Nous ferons de notre mieux afin de traiter votre demande dans les meilleurs délais. Veuillez prendre note qu’il est possible que votre demande soit refusée conformément aux lois applicables.

Vous trouverez la version la plus récente de la présente politique en cliquant sur le lien suivant : https://www.xmedius.com/fr/politique-de-protection-de-la-vie-privee/

Dernière mise à jour : 2018-05-22

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