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Centre d’informations de FERPA

Informations de conformité, de divulgation et de sécurité

XMedius offre au secteur de l’éducation des solutions de communication puissantes conçues pour simplifier les flux de travail, minimiser les risques d’atteinte à la vie privée et favoriser la conformité à la réglementation.

Nos solutions ont permis la transmission de documents et de dossiers conformément à la « Family Educational Rights and Privacy Act » (FERPA) pour :

school-districts

Des commissions scolaires ;

colleges-uni

Des collèges et des universités ;

education-focused

Des organismes gouvernementaux
axés sur l’éducation.

Que ce soit la première fois que vous étudiez FERPA, ou que vous ayez une certaine expérience, mais que vous cherchiez à approfondir vos connaissances, le présent guide est conçu pour vous aider à comprendre les subtilités de la loi afin que vous soyez mieux préparé pour la conformité.

Veuillez noter que ce guide n’est pas fourni à titre de directive préalable légale. Bien que XMedius ait aidé les établissements à travers les États-Unis à protéger leurs communications et à atteindre la conformité aux lois, nos produits ne garantissent pas la conformité à la loi FERPA. Votre école ou établissement devra s’assurer de mettre en œuvre les politiques et les procédures nécessaires pour atteindre et maintenir la conformité.

Présentation FERPA

FERPA est la réglementation clé en matière de gestion de dossiers scolaires aux États-Unis. Non seulement elle aide à protéger les dossiers scolaires des étudiants contre les regards indiscrets, mais garantit également un accès aux dossiers pour les parents ou les étudiants admissibles. Dans le cadre de ce mandat, elle exige certaines procédures en matière de tenue de documents pour veiller au respect des règles et au suivi des mesures. Nos solutions d’échange sécurisé de documents facilitent la communication entre les écoles et d’autres établissements d’enseignement tout en prévenant les atteintes à la vie privée et en conservant automatiquement les dossiers relatifs à la divulgation.

Principes essentiels de la loi FERPA

Que signifie FERPA?

FERPA signifie « Family Educational Rights and Privacy Act » (ou « Amendement Buckley »).

Quand FERPA a-t-elle été promulguée ?

FERPA a été promulguée par le président Gerald Ford en août 1974. Depuis, le département de l’Éducation a apporté des modifications à la loi pour tenir compte de l’évolution de la technologie.

Quel est le but de la FERPA ?

En tant que loi fédérale,  FERPA couvre les trois questions suivantes en ce qui concerne les droits des parents et des étudiants :

  1. Garantir le droit d’accéder aux dossiers scolaires des étudiants.
  2. Garantir le droit de demander des modifications à ces dossiers.
  3. Garantir le droit de contrôler (dans une certaine mesure) la divulgation des données à caractère personnel en ce qui a trait aux étudiants.
Quels renseignements FERPA protège-t-elle ?

FERPA protège les « dossiers scolaires », qui sont définis comme des dossiers directement liés à un étudiant et qui sont tenus par un organisme ou un établissement d’enseignement ou par une partie les représentant. Voici quelques exemples :

  • Dossiers disciplinaires
  • Années d’étude
  • Relevé de notes
  • Listes de classes
  • Calendriers
  • Renseignements financiers (après la 12e année)
  • Dossiers médicaux (de la maternelle à la 12e année)

Ces renseignements sont protégés, peu importe la façon dont ils sont stockés : des documents physiques aux vidéos numériques.

Il est important de souligner que les impressions et les observations des membres du personnel ne sont pas protégées par FERPA et peuvent être partagées librement, à condition qu’elles ne figurent pas dans le dossier scolaire d’un étudiant.

Qu’entend-on par « renseignements de répertoire » en vertu de FERPA ?

FERPA décrit certains détails dans les dossiers scolaires qui sont considérés comme des « renseignements de répertoire ». Les renseignements de répertoire peuvent se trouver dans des dossiers scolaires protégés, mais aucune autorisation préalable n’est nécessaire pour les distribuer séparément.

Voici quelques exemples de renseignements de répertoire :

  • Nom
  • Adresses
  • Numéros de téléphone
  • Renseignements sur la naissance (date et lieu)
  • Noms des distinctions honorifiques et des prix
  • Dates de fréquentation d’un établissement scolaire ; c.-à-d. « était un étudiant de ____ à _____ »
    (ne comprend pas les antécédents d’assiduité ou les dossiers disciplinaires)

Il est important de noter que les impressions et les observations des membres du personnel ne sont pas couvertes par FERPA et peuvent être librement partagées, à condition qu’elles ne soient pas incluses dans les dossiers de formation de l’élève.

Qui détient les droits FERPA à l’égard des renseignements scolaires : les parents ou les étudiants?

Jusqu’au moment où un étudiant atteint l’âge de 18 ans ou fréquente un établissement d’enseignement postsecondaire (selon la première de ces éventualités), les parents ou les tuteurs légaux détiennent les droits FERPA à l’égard de ses renseignements scolaires. Une fois que l’étudiant franchit l’une ou l’autre de ces étapes, il devient « admissible » en vertu de la loi et se voit accorder les droits FERPA.

À quelle fréquence doit-on suivre une formation FERPA?

FERPA ne comporte pas d’exigences relatives au contenu, à la durée ou à la fréquence des formations sur la conformité. Le fardeau de la conformité FERPA incombe uniquement à l’établissement d’enseignement. Par conséquent, les lignes directrices relatives à la formation peuvent varier d’un établissement à l’autre.

Qu’est-ce qu’une dérogation FERPA?

La dérogation FERPA la plus courante est liée aux demandes d’inscription aux collèges et aux universités (que ce soit une demande spécifique à un organisme ou une demande standard). Cette dérogation vise davantage la partie de la loi portant sur l’accès aux documents que celle relative à la protection des renseignements personnels.

Lorsqu’un enseignant ou une autre responsable de l’école (employé, bénévole, etc.) rédige une lettre de recommandation pour un étudiant (comme il est habituellement exigé dans le cadre du processus de demande), cette lettre devient un dossier scolaire à l’école fréquentée par l’étudiant.

Comme c’est souvent le cas pour les évaluations, le fait de savoir que la personne évaluée les lira (et saura qui les a rédigées) peut avoir une influence sur ce qui est écrit dans les lettres de recommandation. Par conséquent, de nombreuses écoles exigent aux étudiants de renoncer à leur droit de consulter ces lettres afin d’encourager davantage l’honnêteté.

Organismes couverts par FERPA

Quels organismes sont couverts par FERPA?

Tout établissement d’enseignement recevant des fonds du département de l’Éducation des États-Unis est assujetti à la loi FERPA, quel que soit le niveau d’éducation qu’il offre et qu’il s’agisse d’un établissement privé ou public. Cela comprend les commissions scolaires, les écoles publiques, les écoles de proximité, les collèges et les universités.

Qui a accès aux renseignements scolaires dans les établissements d’enseignement couverts par FERPA?

Seuls les employés exerçant des « intérêts éducatifs légitimes » concernant un étudiant donné sont autorisés à accéder aux dossiers scolaires de celui-ci sans la permission des parents ou de l’étudiant lui-même. Veuillez noter que les entrepreneurs, les consultants ou les bénévoles qui accomplissent des tâches qui seraient autrement exercées par un employé (c.-à-d., les entraîneurs, les enseignants, les aides-enseignants, etc.) peuvent également avoir accès aux renseignements s’ils satisfont à cette norme.

Les écoles secondaires privées sont-elles couvertes par FERPA?

Le département de l’Éducation des États-Unis exige que les renseignements scolaires soient protégés en vertu de FERPA pour accorder un financement. Même si la protection des renseignements scolaires est généralement une pratique exemplaire, les écoles qui ne reçoivent pas de fonds publics et dont les étudiants ne reçoivent pas de fonds du département ne sont pas assujetties à la loi.

Les garderies sont-elles couvertes par FERPA?

En général, les garderies ne sont pas considérées comme des établissements d’enseignement. Par conséquent, elles ne sont pas couvertes par les règles FERPA.

FERPA c. HIPAA c. PPRA c. les lois des États

La FERPA a-t-elle préséance sur les lois des États

Les exigences des lois des États en matière de divulgation ne peuvent pas être moins rigoureuses que celles de FERPA. Il existe une grande variété de lois d’État sur la protection des renseignements personnels et des dossiers des étudiants aux États-Unis qui offrent des protections ou qui ont des exigences allant au-delà du mandat (ou qui s’ajoutent au mandant) FERPA. Par exemple, les États peuvent permettre aux étudiants et à leur famille d’intenter des poursuites en cas d’infractions à la vie privée, d’imposer des contrôles plus rigoureux en ce qui a trait aux renseignements d’annuaire, de réduire le temps d’attente dans les écoles pour avoir accès aux dossiers, d’interdire la transmission de renseignements à des fins publicitaires ou commerciales, etc.

Les dossiers médicaux des écoles sont-ils couverts par HIPAA ou FERPA?

Les dossiers médicaux des écoles de la maternelle à la 12e année sont couverts par  FERPA, si cette dernière s’applique à l’école. Si l’école répond à la définition « d’entité couverte » en vertu « Health Insurance Portability and Accountability Act » (HIPAA), les dossiers médicaux sont également couverts par celle-ci.

Dans ce cas-ci, les dossiers sont assujettis aux exigences HIPAA en matière de règles administratives, mais non en matière de règles de confidentialité. Cela s’explique par le fait qu’il y a une exception HIPAA selon laquelle les « dossiers scolaires » et les « dossiers de traitement » couverts par FERPA ne sont assujettis qu’aux protections offertes par cette dernière en matière de vie privée.

De nombreux établissements postsecondaires sont aussi des fournisseurs de soins de santé. Ils peuvent avoir leur propre hôpital ou fournir des soins à une échelle beaucoup plus petite par l’entremise d’une clinique sur le campus ou d’un centre de consultation. Bien que certains aspects HIPAA puissent s’appliquer à la facturation électronique ou aux dossiers de santé n’appartenant pas aux étudiants, par exemple, la règle de confidentialité HIPAA ne s’applique pas et les divulgations sont faites conformément à FERPA, et non à HIPAA.

Centre d’informations HIPAA

Quelle est la différence entre PPRA et FERPA?

FERPA et Protection of Pupil Rights Amendment (PPRA) ont été conçues pour protéger la vie privée des étudiants, mais elles le font de façon très différente. FERPA contrôle les renseignements que les écoles divulguent, tandis que la loi PPRA contrôle les renseignements qu’elles recueillent.

En d’autres termes, PPRA ne porte pas sur le stockage de données sensibles, mais plutôt sur les données précises que les écoles peuvent recueillir auprès de leurs étudiants. PPRA s’applique, entre autres, aux sondages, aux évaluations et à certains examens physiques. PPRA couvre un éventail de détails sur la vie privée d’un étudiant (et de ses parents), et empêche que ces détails soient recueillis par les écoles sans le consentement explicite des parents (ou de l’étudiant de plus de 18 ans).

Obligation de protéger les renseignements des étudiants

Tous les employés de l’école ont-ils le droit d’accéder aux dossiers scolaires des étudiants ?

Non. FERPA exige que l’accès aux renseignements personnels des étudiants soit limité à ceux qui exercent des « intérêts éducatifs légitimes». L’interprétation de cette expression peut être assez large (et peut inclure les entraîneurs, le personnel de sécurité, les conseillers, etc.), mais l’accès est limité à certains employés (administrateurs, enseignants qui interviennent auprès de l’étudiant, etc.) plutôt qu’à l’ensemble du personnel.

À quel moment un étudiant est-il couvert par FERPA ?

Les dossiers d’un étudiant sont couverts par FERPA une fois qu’ils sont détenus par un établissement couvert par FERPA. Bien que la loi vise à protéger les renseignements personnels des étudiants et à assurer l’accès à ceux-ci pour les étudiants et les parents, c’est en fait le statut de l’établissement qui détermine si FERPA est en vigueur.

Les devoirs sont-ils protégés en vertu de FERPA ?

Les devoirs ne sont peut-être pas protégés en vertu de FERPA, mais les notes des étudiants le sont. La Cour suprême a décidé que les notes ne seraient pas protégées par FERPA tant qu’elles ne sont pas entrées dans le système de notation des enseignants (et par conséquent, la notation par les pairs ne constitue pas une infraction à la loi).

Les demandes d’inscription à une école sont-elles protégées en vertu de FERPA ?

Oui, mais seulement à partir du moment où l’étudiant commence à fréquenter un établissement couvert par FERPA. Il est toutefois important de se rappeler que FERPA permet l’échange de renseignements protégés entre les établissements aux fins de demandes d’inscription des étudiants et n’exige pas le consentement du titulaire de droits.

Les emails sont-ils considérés comme des dossiers scolaires en vertu de FERPA?

FERPA ne tient pas compte de la forme de réception des renseignements au moment d’évaluer sa couverture, mais seulement du contenu. Donc, les emails sont des dossiers scolaires s’ils sont directement liés à un étudiant.

Les messageries vocales ou les centres d’appels téléphoniques sont-ils couverts par FERPA ?

Potentiellement, selon le contenu de l’appel. Comme il a été mentionné précédemment, FERPA s’intéresse au contenu des dossiers scolaires et non au moyen de stockage de ceux-ci. Alors, un message vocal contenant l’horaire d’un cours particulier pour un étudiant ou un appel enregistré portant sur une question disciplinaire serait absolument couvert par  FERPA.

Les relevés de notes sont-ils protégés en vertu de FERPA ?

Absolument. Toutefois, les relevés de notes peuvent être transférés librement aux autres écoles dans lesquelles l’étudiant souhaite s’inscrire ou a l’intention de s’inscrire, ainsi qu’aux certains établissements extérieurs (voir informations permises).

Les relevés de présence sont-ils protégés en vertu de FERPA ?

Oui, les relevés de présence quotidienne ainsi que la période globale de fréquentation (comme le nombre d’années qu’un étudiant a passé dans une école) sont des dossiers scolaires. Toutefois, le nombre d’années de fréquentation peut être considéré comme un « renseignement de répertoire » et peut être divulgué sans consentement, à moins que le parent ou l’étudiant admissible n’ait demandé au préalable la non-divulgation de ces renseignements.

FERPA protège-t-elle les dossiers disciplinaires ?

Oui. Néanmoins, les écoles n’ont pas besoin d’autorisation pour communiquer ces dossiers à des organismes comme la police, les centres de détention pour mineurs et les équipes d’évaluation des menaces en cas d’urgence en matière de santé ou de sécurité. Les écoles sont également tenues de se conformer aux ordonnances des tribunaux et n’ont pas besoin d’autorisation préalable pour le faire. Toutefois, elles doivent généralement en aviser le parent ou l’étudiant admissible à l’avance.

De plus, les écoles peuvent divulguer des renseignements aux parents, même si l’étudiant est admissible, si ce dernier est âgé de moins de 21 ans et qu’il enfreint le code de conduite du campus en ce qui a trait à la consommation d’alcool ou de drogues, ou si son état de santé est considéré en danger imminent.

FERPA protège-t-elle les dossiers créés par les unités d’application de la loi ?

Les unités d’application de la loi sont définies comme des organismes autorisés à appliquer les lois, à communiquer les infractions aux autorités concernées et à maintenir la sécurité physique d’un établissement d’enseignement. Selon le type d’organisation, elles peuvent être composées d’officiers de direction des services de police ou d’agents de sécurité autorisés par l’école.

Les dossiers créés par une unité d’application de la loi aux fins de l’application de la loi ne sont pas protégés en vertu de FERPA, même si cette organisation fait partie d’un établissement ou d’un organisme d’enseignement (par exemple, un organisme de sécurité ou un service de police sur le campus).

FERPA ne peut pas être utilisée pour forcer les étudiants ou les parents à consulter ces dossiers, et elle ne peut pas non plus empêcher leur divulgation. Ces situations sont plutôt gérées par d’autres lois et règlements.

FERPA s’applique-t-elle après le décès ?

Non. Si la personne décédée était un étudiant admissible, FERPA ne s’applique plus à ses dossiers scolaires. Toutefois, les dossiers scolaires des étudiants des niveaux primaire et secondaire sont toujours assujettis à FERPA parce que ces droits étaient détenus par les parents. Les lois de l’État ou les politiques de l’établissement peuvent fournir des protections supplémentaires ou de remplacement une fois que la FERPA n’est plus en vigueur.

FERPA s’applique-t-elle après qu’un étudiant quitte une école ?

Oui. FERPA continue de s’appliquer à tous les dossiers scolaires relatifs au temps qu’un étudiant a passé dans un établissement donné, même si ces dossiers sont créés après le départ de l’étudiant.

FERPA s’applique-t-elle aux étudiants étrangers ?

Oui. FERPA s’applique à tous les étudiants qui fréquentent des établissements assujettis à celle-ci, quel que soit leur statut d’immigration.

FERPA protège-t-elle le statut d’immigrant ?

Les écoles et les autres établissements d’enseignement sont tenus, en vertu d’une autre loi fédérale (SEVIS), de fournir certains renseignements au bureau de « Immigration and Customs Enforcement » (ICE), ainsi qu’au département de « Department of Homeland Security » (DHS), au sujet des étudiants inscrits au programme d’échange. Pour pouvoir divulguer des renseignements supplémentaires sur les étudiants, outre l’exception en cas d’urgence de FERPA, le DHS et l’ICE doivent généralement fournir une ordonnance du tribunal comme tout autre organisme d’application de la loi.

Les écoles peuvent demander aux étudiants (ou/et leurs parents) de fournir une preuve de résidence, mais il n’est pas nécessaire d’inclure un numéro de sécurité sociale ou une autre preuve de statut d’immigration. En fait, le département de l’Éducation conseille aux écoles de la maternelle à la 12e année d’éviter de recueillir de tels renseignements, car ils pourraient décourager l’inscription à l’école (disponible en anglais seulement).

Par conséquent, il est possible que certaines écoles ne disposent pas de renseignements concernant le statut d’immigration de leurs étudiants. Cela signifie que si un étudiant n’est pas au pays grâce à un visa d’étudiant (déclaré dans le cadre d’une demande ou d’un programme d’échange international), l’école ne sait peut-être pas s’il se trouve au pays légalement ou non.

En d’autres termes, FERPA n’empêche pas les écoles de communiquer des renseignements protégés en réponse aux ordonnances des tribunaux, mais elle n’oblige pas non plus les écoles à vérifier le statut d’immigration des étudiants et, par conséquent, il se peut qu’elles ne disposent pas de tels renseignements.

Obligation de fournir des renseignements des étudiants

Lorsque le parent (ou l’étudiant admissible) demande de consulter les dossiers scolaires, combien de temps les écoles ont-elles pour y répondre ?

Bien que les lois des États puissent exiger un délai de réponse plus rapide, FERPA accorde aux écoles, jusqu’à 45 jours civils pour fournir une réponse.

Les parents n’ayant pas la garde de ses enfants ont-ils les mêmes droits en vertu de FERPA que les parents ayant la garde ?

En général, oui, à moins qu’il y ait une ordonnance du tribunal ou une loi ciblant ces droits en particulier.

Les beaux-parents, les grands-parents et les aidants naturels ont-ils des droits parentaux en vertu de FERPA ?

Un beau-parent dans une relation avec l’un des parents naturels d’un enfant, qui est présent à la maison quotidiennement, peut être considéré comme un parent en vertu de FERPA. Il en va de même pour les grands-parents ou les gardiens qui agissent à titre de tuteurs principaux d’un enfant en l’absence de leurs parents naturels.

Les écoles peuvent-elles fournir des renseignements protégés par FERPA par téléphone ?

Oui, en supposant qu’elles ont vérifié l’identité de l’interlocuteur et qu’il possède les droits juridiques nécessaires pour accéder aux renseignements. Comme pour toutes les méthodes de communication, la divulgation des renseignements sans vérification de l’identité du destinataire et de ses droits d’accès aux renseignements pourrait entraîner une infraction à FERPA.

Les écoles sont-elles tenues de fournir des copies des dossiers scolaires ?

Si le titulaire du droit d’accès aux renseignements d’un étudiant en vertu de FERPA demande l’accès aux dossiers, l’école est tenue de fournir cet accès (après avoir vérifié l’identité du demandeur). Toutefois, elle n’est tenue de fournir des copies que si des circonstances (comme la distance) empêchent le titulaire de droits d’accéder aux documents originaux.

Les écoles sont-elles autorisées à facturer pour fournir des copies des dossiers scolaires ?

Oui, les écoles sont autorisées à facturer des frais pour la production et la distribution des copies des dossiers scolaires (comme les relevés de notes officiels destinés aux universités aux fins de candidature).

Un élève peut-il se servir de FERPA pour protéger ses dossiers de ses parents ?

Peut-être. Cela dépend de l’âge ou du niveau de scolarité de l’étudiant, ainsi que de sa relation juridique avec ses parents. Un étudiant légalement indépendant qui a plus de 18 ans ou qui suit des cours dans un établissement d’enseignement postsecondaire (selon la première de ces éventualités) devient légalement le gardien des droits octroyés par FERPA (appelé « étudiant éligible » au sens de la loi). Avant cela, leurs parents (ou tuteurs légaux) sont considérés comme les gardiens de ces droits et peuvent consulter leurs dossiers en tout temps.

Cependant, même si les conditions d’admissibilité sont remplies, il y a quelques situations qui autorisent l’école à communiquer aux parents des renseignements protégés par FERPA sans le consentement de l’étudiant :

  • L’étudiant est à la charge de ses parents : Si les parents déclarent que l’étudiant est à leur charge dans leurs impôts, ils peuvent demander l’accès à ses dossiers. Toutefois, ils devront prouver cette situation fiscale.
  • L’exemption de la loi FERPA en cas d’urgence en matière de santé et de sécurité : Si l’école juge que l’état de santé de l’étudiant est en danger imminent (par exemple, en raison d’une blessure grave, d’une maladie ou d’une autre situation), ses dossiers peuvent être communiqués à ses parents afin d’obtenir l’aide nécessaire.
  • L’étudiant enfreint certaines politiques de l’école. 

Divulgations permises

Existe-t-il des situations où des renseignements protégés peuvent être divulgués sans l’autorisation de l’étudiant ou de ses parents ?

Oui. Outre l’accès libre aux employés de l’école qui exercent des activités en matière d’éducation et les renseignements de répertoire, la loi contient des dispositions sur la divulgation des renseignements protégés sans consentement préalable. Ces situations sont appelées « divulgations permises » et comprennent :

  • La conformité aux ordonnances des tribunaux
  • La transmission de renseignements aux « équipes d’évaluation des menaces » désignées
  • La transmission de renseignements aux autres écoles que l’étudiant souhaite fréquenter ou a l’intention de fréquenter
  • La transmission de renseignements à des fins d’obtention ou d’administration d’aide financière
  • La transmission de renseignements aux « parties concernées » en réponse à une urgence imminente en matière de santé ou de sécurité
  • La diffusion de renseignements « anonymisés » qui ne peuvent être liés à un étudiant
Les bénévoles d’une école peuvent-ils avoir accès aux dossiers en vertu de FERPA ?

L’école peut permettre à des bénévoles  d’accomplir des tâches qui, autrement, seraient confiées à un employé d’école pour accéder aux dossiers des étudiants s’ils ont un intérêt éducatif.

Les organisations ou les consultants externes qui travaillent pour un établissement d’enseignement peuvent-ils avoir accès aux renseignements scolaires en vertu de FERPA ?

Oui, en supposant que a) la personne ou l’organisation  exécute des tâches qui seraient autrement accomplies par le personnel de l’école ; b) est sous le « contrôle direct »  de l’établissement d’enseignement en ce qui concerne toute information relative à un élève protégé ; c) n’utilise ces renseignements que pour les fins pour lesquels l’établissement les a fournis ; d) a été avisé de ses obligations en vertu de  FERPA.

Qu’est-ce que des renseignements « anonymisés » ?

Ce sont des renseignements ne comportant pas de caractéristiques permettant d’identifier un étudiant. FERPA déclare que ces renseignements peuvent être communiqués librement si l’école prend soin de supprimer tout détail qui pourrait permettre « à une personne raisonnable de la communauté scolaire, qui n’a pas de connaissances personnelles des circonstances, d’identifier un étudiant avec certitude raisonnable. »

Qu’est-ce qu’une « équipe d’évaluation des menaces » en vertu de FERPA ?

Les écoles peuvent avoir besoin d’aide pour déterminer s’il existe une situation d’urgence imminente ou une menace à la sécurité des étudiants. Pour obtenir de l’aide, elles peuvent mettre sur pied une « équipe d’évaluation des menaces » qui comprend des représentants de l’école et de l’extérieur (médecins, policiers, etc.) et qui apporte son expertise pour prendre des décisions. Selon FERPA, les membres d’une équipe d’évaluation des menaces, même s’ils ne sont pas des employés directs de l’école, peuvent avoir accès aux dossiers scolaires des étudiants impliqués dans des situations qui doivent faire l’objet d’une évaluation.

Les étudiants de moins de 18 ans peuvent-ils renoncer aux droits octroyés par FERPA ?

Les étudiants de moins de 18 ans, qui ne fréquentent pas un établissement d’enseignement postsecondaire ne sont pas les gardiens de leurs droits octroyés par FERPA. Ces derniers sont plutôt détenus par leurs parents (qui peuvent y renoncer).

Les écoles peuvent-elles transmettre à d’autres écoles le dossier scolaire d’un étudiant sans son consentement, dans le cadre du processus d’inscription ?

Oui. Si un étudiant présente une demande d’inscription dans une école, son ancienne école peut répondre aux demandes de dossiers et divulguer les dossiers sans le consentement de l’étudiant. Il en va de même si l’étudiant est placé dans un centre de détention pour mineurs qui est également considéré comme une école.

Si un étudiant fréquente deux écoles simultanément (comme dans le cas d’un étudiant du secondaire qui suit également des cours avancés dans un collège local), les deux organismes à vocation éducative peuvent échanger librement des renseignements.

Les écoles peuvent-elles fournir des dossiers dans le cadre du processus d’aide financière ?

Oui. Les établissements postsecondaires peuvent divulguer des renseignements, sans le consentement des étudiants, à des organismes externes lorsqu’une demande d’aide financière est présentée par un étudiant.

Les « Observations personnelles » des responsables de l’école sont-elles protégées en vertu de FERPA ?

Lorsqu’il s’agit des observations personnelles des enseignants et des fonctionnaires, de leurs connaissances et de leurs impressions sur les étudiants et leur comportement, ils sont légalement autorisés à les partager sans autorisation préalable. Cependant, tout renseignement inscrit au dossier de l’étudiant (par exemple, les observations d’événements qui font partie du dossier disciplinaire d’un étudiant) devient couvert par FERPA.

Les écoles doivent-elles tenir un registre des divulgations permises ?

Oui. Chaque fois qu’une école transmet des renseignements protégés par FERPA à une organisation ou à une personne à l’extérieur de l’école en vertu des règles de divulgation permises, elle est tenue de conserver des dossiers sur ce qui a été divulgué à qui, ainsi que les motifs et le moment.

Les écoles peuvent-elles transmettre des renseignements à la police dans le cadre de la loi FERPA ?

Oui, mais à moins d’une autorisation préalable, il n’y a que deux façons de communiquer à la police des renseignements qui ne figurent pas dans le répertoire sans enfreindre la loi LPERF : 1) sur ordre du tribunal 2) dans le cadre de l’exception en cas d’urgence pour des raisons de santé et de sécurité de FERPA (voir ci-dessous).

Qu’est-ce que « l’exception en cas d’urgence pour des raisons de santé et de sécurité » ?

FERPA permet aux écoles de divulguer des renseignements pertinents aux « parties concernées » dans le cas où elles jugent nécessaire de réagir à une menace importante pour l’étudiant ou pour d’autres personnes. Les situations dans lesquelles cette exception entre en jeu sont des situations d’urgence (et non pas simplement de la formation ou des exercices d’urgence) comme les fusillades dans les écoles, les épidémies, etc.

Infractions à FERPA

Quelle est l’autorité en charge de faire appliquer FERPA ?

FERPA est administrée et appliquée par le « Student Privacy Policy Office » (SPPO) du département américain de l’Éducation.

Qu’est-ce qu’une infraction à FERPA ?

Il y a infraction à  FERPA lorsqu’un établissement ne s’acquitte pas de ses obligations en vertu de la loi concernant les dossiers scolaires des étudiants. Exemples :

  1. La divulgation, intentionnelle ou non, de renseignements protégés à des parties non autorisées, notamment dans les cas suivants :
    1. Omettre de vérifier l’identité ou l’autorisation d’une personne avant de fournir des renseignements protégés ;
    2. Ne pas obtenir le consentement préalable des titulaires de droits à la divulgation de renseignements non considérés comme une exemption « permise » en vertu de FERPA ;
    3. Permettre qu’une faille de sécurité se produise (comme un piratage) ;
    4. Envoyer accidentellement des renseignements protégés au mauvais destinataire ou les publier en ligne ;
    5. Inclure des renseignements protégés dans des documents qui ne sont pas protégés.
  2. Refuser l’accès aux renseignements sur les étudiants aux titulaires de droits FERPA (parents ou étudiants admissibles).
  3. Empêcher les titulaires de droits FERPA de présenter une demande de correction aux renseignements sur les étudiants.
Qu’arrive-t-il à une école qui enfreint FERPA ?

Si un établissement d’enseignement est reconnu coupable d’avoir enfreint FERPA, le SPPO lui enverra un avis d’infraction et lui accordera un délai pour se conformer correctement à la loi. Si l’établissement ne s’y conforme pas dans le délai imparti, le SPPO dispose de trois moyens pour faire respecter la loi :

  • Retenir les fonds d’un programme du département de l’Éducation ;
  • Mettre fin à l’admissibilité de l’établissement aux programmes de financement du département de l’Éducation ;
  • Déposer une plainte menant à une ordonnance légale de cessation et d’abstention.

Bien entendu, au-delà des mesures administratives prises par le SPPO, il existe également un risque que l’établissement soit poursuivi en vertu des lois applicables à l’infraction, ou que d’autres lois aient été enfreintes dans le processus (entraînant des sanctions supplémentaires).

Qu’arrive-t-il à un enseignant qui enfreint FERPA ?

FERPA ne se préoccupe que de la conformité au niveau institutionnel. Par conséquent, la loi ne prévoit pas de sanctions particulières pour le personnel qui enfreint la réglementation. Toutefois, il est probable que cela entraîne des conséquences en vertu des politiques ou d’autres lois d’une école ou d’une commission scolaire donnée.

Comment les solutions de XMedius peuvent-elles aider à se conformer à FERPA ?

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La solution XM Fax est une solution de fax sur IP (FoIP) de pointe sur laquelle s’appuient les organisations du monde entier, y compris de nombreux collèges, universités et commissions scolaires publiques importantes. Elle permet aux organisations de conserver un moyen efficace d’échanger des documents par fax, tout en se débarrassant des machines peu fiables et des lignes téléphoniques en cuivre coûteuses.

Les diverses fonctions de sécurité de la solution revêtent une importance particulière pour les établissements visés par FERPA. Par exemple :

  • Une piste d’audit est générée automatiquement concernant les documents qui ont été envoyés, en indiquant où et quand, y compris la confirmation de livraison.
  • Les fax entrants peuvent être dirigés vers des emails ou des dossiers de serveur contrôlés, ce qui limite le risque que des membres du personnel sans intérêt pédagogiques légitimes de consulter les dossiers des étudiants en question.
  • Les fax entrants et sortants peuvent être produits et stockés par voie électronique. Cela réduit, voire même élimine, le besoin de copies physiques qui doivent être protégées.

Une option de conservation zéro des fax peut être activée pour empêcher que des copies des fax envoyés ou reçus ne soient stockées sur le serveur de fax, évitant ainsi qu’elles soient accessibles à d’éventuels pirates informatiques.

XM SendSecure est une solution d’échange sécurisé de fichiers qui combine sécurité, facilité d’utilisation et piste d’audit générée automatiquement dans un progiciel qui simplifie les communications conformes à FERPA.

XM SendSecure :

  • Prend en charge le transfert de documents de tout format et dont la taille peut atteindre 5 To, ce qui le rend parfait pour tous les types de documents, allant des feuilles de calcul aux vidéos de sécurité ;
  • Comprend l’authentification à deux facteurs pour accroître la sécurité et aider à prévenir les intrusions causées par des messages envoyés au mauvais destinataire ;
  • Stocke les documents confidentiels dans un stockage éphémère qui s’effacera automatiquement après une durée déterminée, évitant ainsi que des copies supplémentaires des renseignements personnels des étudiants demeurent en circulation plus longtemps que nécessaire ;
  • Génère automatiquement une piste d’audit étendue couvrant toutes les interactions au sein de l’espace de stockage crypté, y compris les téléchargements (suivis à l’octet), les téléversements les suppressions, les messages, etc. ;
  • Est aussi rapide et facile à utiliser que l’email, même pour les organisations externes ;

Dispose des fonctions de sécurité supplémentaires, telles que l’analyse automatique des virus, qui protègent davantage les entreprises contre les attaques.

XM Connect offre une suite d’applications de communications unifiées qui interagissent avec l’infrastructure de téléphonie et de messagerie de l’école, de l’université, du collège et de l’organisme afin de conférer une autonomie au personnel et de simplifier les flux des travaux. En plus des fonctions de pointe comme les standards automatiques dans plusieurs langues, la RVI personnalisée et la messagerie unifiée, XM Connect offre une fonctionnalité de messagerie sécurisée qui peut empêcher le transfert des messages vocaux à l’extérieur du système.

Simplifier les communications conformes à FERPA

Les établissements d’enseignement peuvent trouver que le maintien de la sécurité et la documentation des divulgations peuvent prendre beaucoup de temps au personnel. XMedius fournit des solutions plus rapides, plus sûres et qui offrent un suivi automatique, simplifiant ainsi considérablement l’observation de FERPA.

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